井井有条：专家提供的15项生产力提示

内容

• 井井有条：专家提供的15个生产力提示
• 采访3和4
• 生产力提示1-15

成为一个有组织的人的陷阱之一是，我们倾向于被束缚在自己的组织习惯和技术中，而把刚性视作严格。 在本周的“获得井井有条”专栏中，我决定通过采访四个开发生产力应用程序的人并询问他们自己关于保持井井有条和高效的提示和技巧来超越自己的界限。

这些首席执行官，创始人和开发人员将工作时间花在思考那些杂乱无章的人要变得更有条理需要做什么。 他们基于测试数据，个人观察以及来自大量用户社区的反馈来构建软件。

在这四次采访中，您将了解到组织和富有成效的含义，以及这些专家自己使用的一些特定技巧和窍门。

Doist创始人Amir Salihefendic

阿米尔·萨利赫芬迪克（Amir Salihefendic）是专注于生产力软件的公司Doist的创始人。 该公司的两个旗舰软件产品Todoist和Wedoist帮助更多的人管理他们的个人任务和协作项目。 以下是我与Salihefendic进行的关于组织和效率的较长访谈的摘录。

JD： 您的产品Todoist旨在帮助人们控制他们需要完成的任务。 在开发该应用程序时，您了解了大多数人在完成任务时所需要的帮助和指导方面的知识吗？

AS：人们真的很难制定任务。 大多数人创建的任务确实很难完成。 例如，“减肥”不是任务。 这是一个较长的项目，包含数百个任务。 但是，大多数人会增加“减肥”的任务。

更好的做法是将“减肥”视为一个任务，例如每天吃十个水果，隔天去健身房等。了解任务的复杂性并将其分解为可管理和可行的部分对您的组织和生产力很重要。 这也很激励人，因为您可以一路完成子任务，并觉得自己离目标越来越近。

JD： 您能和我们分享提高生产力的两个或三个技巧吗？

AS：我认为电子邮件确实是生产力的杀手。 我每天收到数百封电子邮件，并且通过以下方式进行管理：

• 我一天只检查和处理3次电子邮件（上午，中午和下午）。
• 如果不到一分钟，我会回复一封电子邮件。
• 如果电子邮件不重要，我会存档。
• 我将电子邮件（稍后要答复）作为任务（通过我们的Chrome插件）委派给Todoist，并指定到期日期以免忘记。
• 下午，当我的精力不足时，我会回复更长的电子邮件。

JD： 您会共享工作区的图像还是桌面的屏幕截图？

Mikael Berner：非常重要。 我认为支持您的主张的另一个方面是，组织起来并不意味着您受到纪律约束或可以采取行动。 我认为组织底层的纪律很重要。

我还认为，重点可能会被误解为需要很长的时间（不间断的工作周期）。

我们已经阅读并发现研究表明，普通人每三分钟切换一次上下文，但27分钟后才回到任务状态。 生产力与上下文切换以及您如何阅读和处理信息有关。 您需要能够对即将到来的重要事件做出响应。您是否组织有在正确的位置和正确的时间拥有电话号码的组织？ 还是您必须四处弹跳才能找到它们？

JD： 在开发EasilyDo程序时，您发现了什么研究或数据来证明人们需要哪些才能更有效，更组织化，更高效？

MB：我们在研究中发现，没有人知道我们将多少时间和精力投入到我们甚至不知道是任务的小任务上。 我们秒表完成这些小任务需要多长时间，并将它们与智能代理为您完成这些任务所需的时间进行比较。

我们所有人都感到压力重重，甚至不知道我们是否因分布式应用程序和数据而感到压力重重。

JD： 您可以与我们分享您自己的两个或三个提高生产率的技巧吗？

MB：我依靠可以帮助我浮现最重要信息的工具。 EasilyDo，Unroll.Me，SaneBox（很多会使电子邮件混乱的东西），我建议使用其中任何一种工具。

最好的规则（有时我会忽略）是：“如果您要打开电子邮件，请对其进行处理（例如回复），或者将其删除或归档。” 除非您可以立即处理，否则甚至不要打开电子邮件。 这是两分钟规则的一部分。

我现在坐在我们的会议室里，这些桌子上有宜家桌子，但它们是玻璃桌子，可以用干擦标记物在上面写字。 它使小组成员在桌面上一起工作，而不是将一个小组成员发送到董事会。 它加强了团队合作。