井井有条：如何清理收件箱| 吉尔·达菲

电子邮件给我们的生产力和心理造成了严重的问题。 收件箱满是沉重的负担。 俗话说，一遍又一遍地返回它会创建更多的“关于工作的工作”，这是非常低效的，并且实际上很少是我们需要做的实际工作的中心。 如果这听起来像您的生活，是时候清理该收件箱了。

我与电子邮件保持良好关系的方法依赖于我每天执行的非常小而具体的操作-查看我的11项管理电子邮件的技巧。 换句话说，维护我的收件箱不是一次性的清理工作。 但是，如果您的收件箱太糟糕了，以至于您看不到首先要处理的巨大而直接的障碍，该怎么办？ 在这种情况下，该坐下来检查一下收件箱了。

这是操作方法。

步骤1.扫动您的收件箱

忘了处理收件箱中的每封邮件。 这不会发生，也不会有任何大的回报。 进行扫描更好。

“席卷”是指将一大堆杂乱的东西移动到另一个。 在您的电子邮件程序中设置一些新文件夹，并按年，季度或月份命名（不包括当前的年，季度或月份；即，暂时不要创建“ 2013”​​文件夹），具体取决于您的状态收件箱以及您如何思考时间。 例如，您可以创建以下文件夹：

• 2010年
• 2011年
• 2012年

或者您可能有：

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

您不会为当前年份，季度或月份创建文件夹的原因是，您的收件箱现在将成为“当前”文件夹。

接下来，根据您使用的电子邮件程序，对这些邮件进行排序或执行搜索，以将所有邮件与特定时间段隔离开来，然后将其整体移动到相应的文件夹中。

收件箱中剩下的所有内容-您实际上可能担心处理的消息，也许是今天，也许是明天，但更有可能的是，在接下来的几天中，消息会一点一点地消失。 您不想一次承担太多。

您所有的旧消息仍然存在-它们只是妨碍。 也许您有一天会与他们打交道，但我敢打赌您不会。 那是电子邮件最严重的问题之一。 我们认为我们将去阅读，回复或以其他方式对如此多的消息做出反应，但是我们从不这样做。 扫掠可以让您摆脱它们的困扰，而无需实际摆脱它们。 因此，您可以继续相信自己有一天可以处理所有2012年的电子邮件（即使您可能不会）。

观看视频，了解如何在Gmail中进行扫描。

步骤2.分隔

“扫描”会处理您已经拥有的消息，但是对于现在将要在一秒钟内滚动的消息没有任何作用。 因此，一旦您的收件箱感到不堪重负，就需要创建一些过滤器或其他自动分隔的方式。

一种方法是将不同的电子邮件帐户用于不同的目的，而不是用于所有目的。 实际上，我有四个经常使用的电子邮件帐户：一个用于商务，一个用于个人通信，一个用于在线购物（我在其中保存收据，跟踪包裹，获取银行和电子税务备案警报），以及一个我所谓的“垃圾。” 从严格意义上讲，我的垃圾帐户实际上并不是垃圾邮件。 这是我用来注册新闻通讯或新的在线服务的地址，但最终并不重要。 这种内容的另一个名称是Graymail。 它不是垃圾邮件，因为您要求它并且有点想要它。 这个垃圾帐户中没有任何关键任务，因此，如果我几天不检查它，那没什么大不了的。 在工作期间，我也很少开设垃圾帐户或购物帐户，因此诱骗我也永远不在眼前。

获得相同效果的第二种方法是通过文件夹和自动排序。 这是管理新闻通讯和每日交易的特别有用的方法。 Outlook.com在这方面非常复杂，Gmail也非常擅长。

无论是设置过滤器和文件夹，还是开始将新闻通讯和购物收据推送到其他电子邮件地址，此步骤都需要一些时间。 您可能需要30分钟到一个小时来设置基本的分区方法。

步骤3.删除

希望收件箱中剩下的只是以前的一小部分。 我接下来要做的是尝试删除根本不重要的任何内容。 这一步可能要花一些时间，但我不会在上面浪费太多时间。

扫描收件箱中的邮件，然后在要删除的邮件上找到邮件时，请尝试按发件人对收件箱进行排序，看看是否还有来自同一个人的其他邮件值得删除。 通常，我会收到一个人发来的多封跟进电子邮件，说的都是相同的，而且它们都应该放在砧板上。

尽可能多地删除，而不会陷入任何一条消息的内容中。 如果您不确定某条消息，请暂时将其保留。

删除对我来说很重要，因为它表示放手。 如果一条消息不重要且不包含关键信息，则删除它是我无需再考虑的标志。 它使我摆脱了电子邮件代表的义务。

您可能还想创建一个名为“ Later”的文件夹，在该文件夹中发送虽然不是很重要但仍然有一定心理依恋的邮件。 这些是您打算以后处理的消息。 以我的经验，“后来的”消息通常是垃圾，我还没有准备好放手。

一项名为SaneBox的出色服务（每月6美元）实际上会扫描您的收件箱并将不重要的电子邮件自动为您推送到名为“ @SaneLater”的新文件夹中。 在测试SaneBox时，我发现它在识别重要与不重要方面做得非常出色。

步骤4.开发系统，将其变成习惯

有了可管理的收件箱和用于归档电子邮件的基本结构，您现在需要一个用于归档电子邮件的系统-除了“与2013年6月文章相关的电子邮件进入1306_JUN文件夹”的基本规则之外，但是您 什么时候 可以放入他们在那里吗？ 您多久 查看一次？ 在提交消息之前，您将如何处理这些消息？

这一步是最难的一步，因为它要求您制定规则并养成长期遵循规则的习惯。 您创建的规则应明确。 您应该能够清楚地表达它们。 但是它们不一定是完美的或绝对的。 如果您不时偏离他们，也可以。 您想要一个可以在这里和那里度过糟糕日子的系统，如果您滑倒，它可以让您轻松反弹。

为了让您了解规则如何发挥作用，以下是我处理电子邮件的一些规则。

快速删除。 如果电子邮件不需要采取任何措施，包括重新阅读或存档以供参考，我会立即将其丢弃。 通过每天早晨批量删除第一条消息，我逐渐养成了删除消息的习惯。 当我到达办公桌时，一口气删除了我认为合适的所有消息。 通常大约是我的新未读邮件的60％。

立即响应重要消息，或将其保留在收件箱中。 如果电子邮件非常重要（意味着需要立即采取行动或需要重新阅读并可能需要回复），我会立即对其进行处理，或者将其留在收件箱中，直到我对它进行处理为止，通常是一两天之内。 它可以在收件箱中存放一个月左右。 一个月后，我必须采取行动。 那是最后期限。

在一天结束之前归档。 如果一条消息包含我需要的信息，但不需要立即采取措施，则应在一天结束时将其移动到相应的文件夹（或本地保存到我的桌面），如果我真的很忙，则应在一周结束时将其移动。

星期五下午清理收件箱。 星期五下午，我给自己10到20分钟的时间来整理收件箱中的内容，也许对不需要冗长答复的项目采取行动。 到我离开办公室时，我应该能够在底部看到一英寸或两英寸的空白空间（周末可以再用一次的房间）。

请参阅收件箱底部。 每天，这条规则是我最基本的一条规则：始终看到收件箱的底部。 与“收件箱零”不同，我的目标是收件箱中的消息不超过屏幕上显示的内容。 这很简单。 真是原谅 它很灵活。 这是一个合理且可以实现的目标。 持续遵循此规则并不需要太多。 这是一种习惯，一旦我开始瞄准收件箱的底部，它便成为潜意识的目标。

电子邮件管理的长期解决方案

所有组织实际上都归结为规则，而将规则组合在一起的关键是习惯。 习惯是您遵守规则的方式。 如果规则是在一天结束时清空电子邮件垃圾箱，则该习惯始终是右键单击以丢弃垃圾箱，然后再退出电子邮件程序（或将电子邮件程序设置为在退出时自动删除垃圾箱）。 如果规则是总是在一天结束前回复老板的电子邮件，则习惯可能是每天自动将老板的邮件分类到一个特殊的文件夹中，并在每天下午4:00检查该文件夹。

高效有效地管理电子邮件与您使用的系统有关，而不与您使用的软件有关。 应用程序，功能和插件可以帮助解决您在电子邮件中遇到的特定问题，但是，如果它们不包含在用于养成习惯的更全面的规则或方法体系中，则它们将无法长期受益。