井井有条：如何减少不必要的电子邮件

还记得蒂埃里·布雷顿（Thierry Breton）承诺到2014年从其公司Atos消除100％内部公司电子邮件的承诺吗？ 当时他宣布了自己的雄心壮志-那是2011年-来自技术和商业领域的许多人都off之以鼻。 他们称他的计划荒谬。 他们说我们需要电子邮件。 我们依靠它。 这是有必要的！

快进到今天，气候已经改变。 我越来越多地从上班族那里听到电子邮件是他们生存的祸根。 与“ m”这个词一样，这浪费了他们的时间：开会。 当我问 为什么 这么大的负担时，人们通常会说“我收到大量与我无关的电子邮件”或“我所处理的线程中的一半与我的工作完全无关”。 我什至开始听到一些人对个人电子邮件的相同看法：“我从我的读书俱乐部成员那里收到九封跟进电子邮件，确认下一个读书俱乐部的日期！大家好！这是第一封电子邮件！”

这里有一些策略可以实际修剪或有效切断您不需要的通过电子邮件。 （尽管本文不介绍灰色邮件，但我还有许多其他技巧来管理电子邮件新闻稿和日常交易。）

1.要求从面对面的群组电子邮件中删除

我们越依赖电子邮件，就越容易忘记通过简短的对话最好地解决某些问题。 这个建议听起来很疯狂，而且技术含量很低，但它可能非常有效。 如果您是常规群组电子邮件的一部分（例如每日报告或每周项目检入），并且不想再成为该群组电子邮件的成员，请与管理或发起该电子邮件的人员进行对话，最好是面对面面对，或通过电话（如果需要）。 “你好，”你会说，“你知道每天关于某某某类的电子邮件吗？我应该在上面吗？我一直在收到消息，但它们实际上从未与我或我的工作直接相关。你认为你可以带我走吗？”

在这种情况下，您最糟糕的事情是回复所有人，并显示一条“取消订阅”消息。 这很粗鲁。 它表明您没有任何社交技巧或netetquette。 它证明您不知道如何管理自己的电子邮件。

但是，当您面对面交谈时，您会再次成为人类。 您是一个令人愉快的人，提出了合理而直接的要求。 另外，如果您有意收到邮件的原因，那么此人将说明您为什么被包括在内。

2.利用社交网络，项目管理工具和IM

我认为，社交网络（包括Yammer和Podio之类的商业网络）比电子邮件更好地处理了选择加入消息传递。 以我的朋友为她的读书俱乐部抱怨的情况为例。 如果组织者在Facebook上而不是通过电子邮件设置下一次读书俱乐部会议邀请，则对于会员来说，获取信息将 变得不必要 。 Facebook事件是可选的。 您可以找到他们，并在需要时消化这些信息。 当同一活动邀请通过电子邮件到达时，立即阅读它是必不可少的。

在企业组织中，替代的通讯工具也可以极大地减少不必要的电子邮件。 在PCMag上，当我们需要快速沟通并希望得到同样快速的响应时，我们倾向于使用即时消息传递程序。 我们使用Yammer来管理根据“谁先回答，请先做”的原则执行的某些任务。 我们使用项目管理平台Basecamp将有关正在进行的艺术和设计项目的讨论集中在一个地方。

因此，请使用所有不同的工具，如果您处于管理职位，也应鼓励其他人。 提倡使用多工具解决方案将有助于减少必要的电子邮件。

3.使用自动排序或过滤器

管理不需要的电子邮件的最常见解决方案是设置自动排序规则或有时被称为过滤器的过滤规则，将不需要的邮件放入到您的收件箱之前将其放入指定的位置（通常是文件夹，但有时是垃圾箱） 。 所有主要的电子邮件程序都具有此功能。

找到您不再需要的电子邮件，确定一些具体且固定的内容（例如，主题行，发件人等始终使用相同的关键字），并设置规则，将所有这些邮件分类为新的并适当标记的邮件文件夹给你。

Microsoft Outlook中的另一个选项是，您可以通过简单地“静音”对话来优雅地“取消订阅”，而无需发出线程通知（请参阅我的Outlook技巧以了解如何操作），尽管如果有人重复使用同一主题，这会使您陷入困境稍后再行，因为它是执行操作的目标。 （换句话说，当您使某个线程静音时，Outlook会将包含有问题的电子邮件的相同主题行的所有邮件自动移至“已删除邮件”文件夹。）

我个人不太使用自动排序，因为它依赖于一种新行为：定期检查指定的文件夹。 过去，每当我 进行 分类设置时，我立即就忘记了这样做，几天后，我注意到一堆电子邮件中可能包含一些重要信息。 我宁愿删除收到的不想要的消息。 如果您选择这种方式，请勤于定期处理这些分类的电子邮件。

4.告诉人们不要写回“谢谢”

我第一次听到一个同事在以前的工作中对另一个同事大声说：“您介意确认您知道我已经做了我应该做的事情时，是否介意不对邮件回复'谢谢'？这将帮助我减少电子邮件时间，” 它震撼了我的脑海！ 你可以这么说吧？ 当然，您可能会觉得脾气暴躁，但好处是您不会收到大量真正不必要的电子邮件。

您也可以将其改写为极度消极的进取心-“如果真的很少通过电子邮件感谢我，我真的不会被冒犯。我已经知道您欣赏我的工作了” –但我不建议这样做！

其他资源

其他可帮助您紧抓电子邮件的工具包括Sanebox（它会自动设置一些自动排序功能）或适用于iOS的Mailbox应用（对不在办公室时保持电子邮件顶部非常有用），但是对于一般情况则更多电子邮件分类比减少不必要的邮件要好。