井井有条：如何撤消Outlook中的发送| 吉尔·达菲

有时，提高电子邮件效率的最佳方法是根本不发送消息，尤其是在消息内容不正确或考虑不周的情况下。 多年来，在Gmail的一个加入用户组中测试了其“撤消发送”按钮后，Google将此令人喜爱的功能提供给所有人。 撤消发送是一种故障保险，可以让您最多30秒钟取消发送电子邮件。 这是足够的时间喘着气，将脚从嘴里拉出来，并确保该消息永远不会消失。 并非所有人都意识到，Microsoft Outlook还具有许多设置和选项来召回消息，延迟发送消息等等，这也许是因为它们不容易找到或理解。 有一个选项类似于“ Gmail撤消发送”按钮，但查找或使用起来并不直观。 这是它的工作方式以及设置方法。

撤消发送的工作方式

要了解撤消发送在Outlook中的工作原理，首先要了解其在Gmail中的工作原理。 要获取Gmail中的“撤消发送”按钮，您必须启用该功能并选择您希望自己停止发送邮件的时间。 最长时间为30秒，这是我建议的选项。

启用该设置后，您真正要做的是为发送的每条消息创建一个自动的停顿或延迟，这反过来又为您创建了一个取消窗口的机会。 因此，您并没有真正撤消任何事情。 您只是在操作开始之前就停止了它。 当然，“延迟发送”比“延迟发送具有取消的机会”更简洁，更容易理解。

微软通常缺乏鲁棒性，但在Outlook中却提供了相同的功能，只是它需要两个步骤，并且需要更多的人力来进行设置。

如何在Outlook中设置撤消发送

正如我所说，在Outlook中设置与Gmail的“撤消发送”按钮等效的过程分为两个步骤。 首先，您必须创建一个规则来延迟所有邮件的发送。 我将在此处总结说明：

1. 转到文件>管理规则和警报>新规则。
2. 在这里，请看从空白规则开始。 选择“对我发送的邮件应用规则”。 不要添加任何其他规则（即，将复选框保留为空白）。
3. 在操作列表下，选择“延迟几分钟”。 您最多可以延迟120分钟的交货时间，但这太长了。 我建议1分钟，因此在显示“若干”的地方输入“ 1”（或您想要的分钟数）。
4. 按照提示保存和命名规则，并确保在退出前选中“启用此规则”复选框。

下一步是您不小心按下“发送”消息并希望在实际发送之前将其停止的操作。

您的消息将在您的发件箱中。 那是一分钟的延迟时间。

确保它不会随处可见的最快方法是单击“脱机工作”按钮（在“发送/接收”选项卡下）。 现在，您可以将邮件拖到草稿文件夹中以对其进行更多编辑，或者右键单击邮件并将其删除。

谁可以使用撤消发送？

遗憾的是，并非所有人都可以使用Outlook的“撤消发送”功能。 Outlook Mac应用程序根本没有它。 不过，在Windows 2016、2013和2010的Outlook中可用。

前面我提到过，Outlook还有其他“回叫”邮件的选项。 为什么不使用它而不是使用delay和delete方法呢？ 有一些很好的答案。

首先，并非所有Outlook用户都可以使用他们的回忆功能。 对于Microsoft Exchange帐户，管理员必须使这些选项可用。 许多组织选择忽略它，而在他们的辩护中，这是一个令人困惑的功能。 其次，您只能回忆发送给组织中其他人的消息，因此无论如何都无法正常工作。 第三，如果收件人已经打开邮件，那么您很不走运。 第四，接收者可以启用其自己的功能，该功能实质上会阻止召回。

希望使被召回的消息混乱，足以说服您启用延迟消息功能并利用它来发挥您的优势。 这是更好的选择，它可以为您省去很多麻烦！

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