视频: therunofsummer (十一月 2024)
对于需要快速启动项目管理平台的企业而言，Wrike是最佳选择。 本质上，管理团队，任务和项目的管理员和团队负责人都是多任务处理者，Wrike擅长帮助他们处理所有这些信息，同时保持任务的组织性和项目工作流的移动性。 以下是10个功能，工具和隐藏的Wrike技巧，使管理多个项目尽可能透明且无压力。
1.自定义工作流程
自定义工作流程是2015年Wrike新增的最大功能之一，它允许帐户管理员修改默认工作流程以重命名或重新设置状态，并为特定团队创建其他工作流程。 对于特定的文件夹，项目和团队，这些自定义工作流程更具上下文意义，尤其是当放入分解成不同阶段的仪表板中时。 特别是对于项目管理员或团队负责人，在多个文件夹和任务之间进行制表时，看到工作流细分为“已批准”，“进行中”，“审阅”等列，使概述和管理过程更加容易。
与常规工作流一样，自定义工作流本身也按阶段进行颜色协调，将工作流中的活动，已取消，完成或保留任务分解。 同时，您可以在仪表板中并行添加自定义工作流，以显示设计，开发或营销团队中特定的关联阶段，例如，旁边还有另一个工作流中的完成百分比。 如果您的企业使用Wrike Enterprise帐户，请利用从中央仪表板管理的自定义工作流程。
2.文件夹，文件夹和更多文件夹
文件夹可以说是Wrike最普遍使用的组织工具。 该平台为所有内容提供不同类型的文件夹，每个文件夹具有不同的权限集和可自定义的设计，以创建直观的项目管理文件柜。 首先，在每个文件夹中的“信息”部分打包尽可能多的有关项目目标，团队成员，团队联系信息以及不同任务进度的详细信息非常重要。 Wrike设计的文件夹易于在团队之间转移，并且您在封面上显示的信息越多，下一位用户的挖掘工作就越少。
对于文件夹本身，您可以针对特定的用例将它们分为不同的类型。 为了节省任务管理的时间，组织可以创建一个sprint文件夹，团队可以在其中放置各种任务，以使每个人都了解项目进度。 对于表单电子邮件，支持团队可以创建一个Templates文件夹，以便在客户交互期间从中提取一致的响应。 也有用于解决敏感人力资源（HR）问题的专用文件夹，或者只是一个设置为“仅供您使用”权限的文件夹，可以用作精细的组织工具。 最后，团队可以使用子文件夹在特定日期范围内在Wrike之外共享项目信息，并以甘特图或Microsoft Excel文件导出。
3.实时报告
另一个较新的功能是Wrike Reports，它可以通过Wrike仪表板的一键式功能自动生成项目状态和进度的实时可见性报告。 在“报告”选项卡中，项目管理员或团队负责人可以选择特定的项目或任务，决定从哪个团队中提取数据，添加过滤器（例如项目所有者，状态或开始/完成/创建日期），以及生成一个条形图。或表格图。 这些类型的报告对于每日或每周的进度更新很有用，但也可以进行定制以显示诸如团队活动和绩效之类的指标。 数据可视化效果并不理想，但可以使用最相关的数据快速创建。
4.标记一切
Wrike用户可以为文件夹和任务创建无限标签； 它们的工作方式与Evernote Business等协作工具中的快速标记类似，因为标记不仅可以用作组织工具，而且可以将不同的项目元素和文档关联在一起。 您只需将任务拖放到文件夹中，即可将任务标记为多个相关文件夹，然后将该任务标记为与每个文件夹相关联，而无需复制。 Wrike跟踪与任务关联的所有更改标签，因此，这还有助于在与任务关联的不同项目和团队中随时间映射任务的状态。
5.按任务待办事项排序
任务排序是管理项目工作流的自然部分，但是，在进行优先级排序时，很容易让太多任务滑入“待办事项”部分，从而占用了越来越多的Wrike时间轴。 因此，在文件夹中，任务将按时间顺序或按您对任务进行排序的任何自定义顺序列出。 Wrike使您可以按优先级，日期，状态和标题对任务进行排序。 要迫使您的团队处理积压的任务，请将文件夹设置为优先级，然后将积压的任务拖放到要检查它们的顺序中。 按优先级排序将覆盖日期，状态或标题，使那些积压的任务始终居于首位和居中，直到您将其选中为止。
6.集成和自动化
Wrike不断在不同的软件即服务（SaaS）应用程序中添加新的集成，这些应用程序包括Google和Microsoft的办公套件，不同的云存储服务，营销和帮助台平台，在线调查工具（例如SurveyMonkey）和协作应用程序（例如Slack和Atlassian HipChat）。
这些都是将更多重叠业务流程合并到一个位置的有用方法，但是这些集成对于自动化管理项目和任务的某些手动方面尤其有用。 Wrike与表单自动化服务Wufoo和自动化操作工具Zapier集成在一起，使用户可以将带有项目请求的重复项目条目自动化到Fufoo的自动填充表单（由Zapier执行到新项目中，而无需手动转发项目请求或填写新项目和任务条目） ）。
7.堆放在模板和小部件上
Wufoo / Zapier集成非常适合自动执行重复的工作流程，但是Wrike的自定义模板也是如此。 要从现有项目或任务中创建自定义模板，请右键单击文件夹中的该任务，然后将其复制为新标题。 它还允许您复制与任务或项目一起提供的描述和注释，甚至可以复制相同的用户（如果要重新使用模板的是特定团队）。 您永远不必手动重新创建项目或任务。 您还可以通过将特定任务设置为“推迟”状态并重复复制过程来基于多个任务创建模板。 模板是Wrike真正发亮的领域之一，与Basecamp等类似的项目管理解决方案相比，模板在任务分配和生产率方面都具有优势。
小部件是Wrike帮助您节省时间的另一种方式。 有一些预先构建的窗口小部件，例如“分配给我”和“今天/本周到期”，但是在创建自定义窗口小部件以监视特定项目，任务或团队成员时，此功能更有价值。 在项目或任务文件夹中，右键单击该项目，然后选择“添加到仪表板”以创建一个简单的小部件，根据需要将其拖放到仪表板上。
8.超越简单搜索
Wrike的基本关键字搜索可以快速而有用地查找包含某些单词的任务或项目，但是该平台的高级搜索功能为您提供了更强大的引擎，可以在特定字段内进行搜索，以在注释，说明或标题中查找关键字。 高级搜索还可以通过搜索文件名来帮助您找到附件。 没有用于高级搜索的特殊按钮或选项。 您只需开始在主搜索栏（或特定文件夹内的搜索栏）中输入内容，并使用引号指定要忽略的字段，单词或项目。 您还可以指定其他参数，例如添加“ @me”标签以查找名称中提到您的搜索结果。
9.使电子邮件再次有用
Wrike的电子邮件集成功能使您可以轻松地在台式机和移动设备上通过Gmail或Microsoft Outlook创建和编辑任务，使您可以将电子邮件转换为操作项，并将其直接分配给团队成员。 通过这些集成，您还可以在收件箱中看到Wrike @mention通知，将电子邮件直接添加到Wrike文件夹，以及直接从电子邮件回复评论。
在移动设备上，Wrike Android和iOS应用程序还提供了新的智能收件箱功能，可快速滑动来扫描，排序和存档邮件，还可以将单个或组邮件临时隐藏到不同的包中，从而巩固了Wrike的活动流和通知中心。 与Google的新收件箱应用程序一样，它是一种减少混乱并使电子邮件成为一个平台的平台，用户可以在该平台上实际完成工作（而不是不断地进行筛选和清理）。
10.将您的智能手机变成项目命令中心
与新的智能收件箱一起，Wrike的Android和iOS移动应用程序几乎可以完成Web应用程序可以执行的所有操作。 Wrike应用程序包括具有日期和分配功能的单个任务视图，快速任务创建和滑动动作，以及（在Android应用程序上）平板电脑的双重视图。 在2016年，项目经理和团队应该不会受到仅基于网络的思维的束缚。在很多时候，打开移动应用程序，完成任务并继续一天的工作会更容易。
