视频: ExpenseBot (十一月 2024)
员工希望费用跟踪软件的过程如此简单，以至于无需阅读手册。 但是，管理员和会计师希望对业务策略和批准工作流进行微调的控制。 对于那种情况下的大多数技术，您可能会说“永远不会见面”，但ExpenseBot（每月9美元起）可能不成立。 费用会计应用程序不会使员工感到不知所措，但它为会计人员提供了独特的自定义选项。 只是稍微有些冷酷的导出过程和缺乏自助购买的过程，使它落后于我们的编辑选择奖获得者Certify Now和Expensify。
定价和功能
ExpenseBot订阅的费用为每位活跃用户每月9美元，每月最低为99美元。 年度合同或拥有超过1000名用户的公司有未公开的折扣。 您无法尝试了解ExpenseBot是否适合您，因为它没有免费版本或免费试用版。 入门需要与公司进行电子邮件对话； 这不是自助服务。
员工不会发现任何奇特的功能，其中大多数人将不胜感激。 您可以通过网络浏览器，移动应用程序，将收据转发到专用电子邮件ID或直接通过信用卡交易（使用注册公司或个人信用卡）将费用数据输入ExpenseBot。 在将费用分配给报表之前，每个记录都会捕获相关的会计数据，例如供应商名称，费用类别和交易日期。 费用可以标记为可开票，因此您可以将费用转嫁给客户。
与所有这些应用程序一样，大多数人首先转向移动应用程序以获取收据。 如果不是在销售点，那么在每天结束时，您仍然可以在口袋里找到弄皱的纸，并记住它的用途。 该移动应用程序非常简单，具有报告，费用，收据和设置的类别。 虽然其他人（例如Expensify）试图为您提供所有工具，但ExpenseBot并未将所有内容塞入应用程序。
但是，没有理由抱怨其收据扫描功能。 ExpenseBot准确地解析了几张收据，包括草的提示，并记住了以前使用的类别和供应商名称。 该过程要求不高，并且可以最大程度地减少决策。 如果您链接个人或公司信用卡，则ExpenseBot扫描并转录收据后，它将尝试将收据与信用卡交易进行匹配。
您可以手动提交里程费用。 或者，如果您键入起始地址和结束地址，ExpenseBot会调用Google Maps来计算出实际距离（ExpensePoint共享的一项功能）。 对于单程旅行来说，这当然很方便，但是如果您可以说：“现在，将里程数计算增加一倍，因为我遇到了一个市区人，然后回到了办公室，那会更好。” 一个更好的答案可能还在路上：该公司表示，到今年年底，ExpenseBot将具有GPS和日历集成功能。 因此，如果您安排了会议，它将说：“您要去53英里外的Client-A；您要把它添加到报告中吗？”
一个不寻常的优点：任何员工都可以任命一名代表，使该人可以创建费用和报告。 如果您有幸拥有办公室支持人员来管理您的费用，那将是一大福音。
简单并不意味着头脑简单
ExpenseBot可以为员工应用“保持简单愚蠢”（KISS）原则，但是它为管理员和会计师提供了许多可自定义的功能。 批准者可以拒绝一笔费用，并批准报告的其余部分，这样，您所质疑的5美元项目就不必为您在前往旧金山的旅行中花费的2500美元的其余部分保留报销。 费用可以通过电子邮件批准，因此部门经理不必花费大量时间在Web客户端上。 ExpenseBot会检查可能的重复费用，并提供合并这些费用的建议。 （“同一天两次造访星巴克的金额相同？您喝了很多咖啡，还是两次提交过？”）
ExpenseBot带有预配置的基本会计类别，您自然可以添加更多。 每个费用类别都可以与总账或帐户代码绑定，要求日期范围或与会者列表，并支持自定义字段（例如“商店编号”）。 您也可以进行逻辑组织，以便通过各自的规则和政策对机票和行李费进行相关但独立的跟踪。
通过策略管理，您可以控制用户在给定类别中的支出，例如每月40美元的家庭Internet费用限额。 您可以控制用户是否可以提交超出策略的费用（并向批准者显示警告）或阻止在存在违法行为的情况下提交报告。 定制扩展到报告，而不仅仅是支出； 例如，快餐连锁店可能在每个报告中都要求商店编号。
那只是一个例子。 ExpenseBot支持多个批准者，部门和用户个人资料（老板得到不同的待遇），费用账龄（“您必须在30天之内提交报告”，这只是简单的意思）以及多种货币。
不幸的是，由于ExpenseBot具有所有自定义功能，因此在与第三方会计系统集成方面表现不佳。 费用报告管理是一个独立的过程，但是其结果需要记录在其他系统中，通常至少是一个会计系统，有时甚至更多。 但是，使用ExpenseBot，您只有在实际向员工报销时才能与Intuit QuickBooks集成。 更不幸的是，与我评论过的其他一些产品相比，该公司承认其QuickBooks集成“要求使用Intuit Web连接器和一些技巧”。 唯一的其他选择是将数据导出为CSV格式，然后使用其他应用程序（如Microsoft Excel）打开它。
与ExpenseBot的竞争对手形成对比，例如Expensify不仅与QuickBooks集成，还与Xero，NetSuite和Intacct等集成。 借助所有这些功能，您可以从公司获得很多帮助。 实际上，您无法避免。 ExpenseBot与每个客户亲自合作进行设置。
在撰写本文时，ExpenseBot是“哦，多么酷”和“为什么不那样做”的组合。 对于任何希望为用户简单化事情而又不减少管理控制权的人来说，这都是一个不错的选择。 但是它缺乏自助服务界面，仅支持QuickBooks集成，并且价格似乎不如其应有的友好程度，所有这些因素相结合，使它仅比我们的编辑选择奖工具Certify Now和Expensify差一点。 。 但是，如果负面因素没有立即将您赶走，我敦促您考虑使用ExpenseBot开展业务。 其简单性和强大功能之间的平衡确实不错。
