伟人软件合约优势评估与评级

如果您决定研究Great Minds Software Contract Advantage，请不要推迟网站。 是的，它既缓慢又难以导航，但是如果您进行深入研究，则会在功能强大且高度可定制的合同管理平台上找到信息。 不幸的是，该网站在某种程度上反映了该应用程序，因为Great Minds在您与充分利用Contract Advantage之间设置了相当大的学习曲线障碍。 但是，该公司继续改进产品，这一事实证明，自从我们进行初步审查以来，Contract Advantage已经增加了用户界面（UI）改进，新的集成，工作流自动化等等。 这意味着跨越学习障碍对于许多人来说可能是值得的。

这个经验丰富的合同管理平台起价仅为每个指定用户每月75美元，并且不关注合同管理流程的任何一个方面。 相反，它提供了跨合同存储和分类，合同创建和编辑，工作流和电子签名以及报告和警报的一系列功能。 我们对该产品最大的问题是关于最初启动和运行的可用性和兼容性。 该公司提供了大量详尽全面的指南，帮助文档和资源，以帮助您导航和自定义系统。 但是，庞大的自定义设置可能令人望而生畏，即使通过我们的初步审核和帮助材料进行了改进，用户界面也只有在您掌握了产品之后，才变得易于使用。 该公司表示，其帮助资源无法替代正式培训。 该公司提供演示和培训课程，包括3-5天的现场培训和设置，具体取决于您选择的计划。

Editor's Choice Updraft提供了更好的合同创作，Editor's Choice Agiloft具有相同的自定义功能，更易于使用。 本综述还介绍了许多更直观的基于云的产品，这些产品易于使用，但几乎没有企业级功能。 但是，对于可以花时间设置系统和自定义UI，合同模板和管理选项以及工作流自动化的中型到大型企业和组织，Contract Advantage是市场上最强大的工具之一。

版本和定价

Contract Advantage有三种不同的版本：WebEssentials，WebPro和WebElite。 定价会有所不同，具体取决于您是希望通过门户网站获得托管产品，还是希望安装在防火墙后的服务器上的已安装版本的Contract Advantage。 Blueridge Software Contract Assistant是在本综述中唯一经过测试的其他提供本地选项的产品。

WebEssentials计划的起价为每个命名用户每月75美元，每个并发席位每月90美元。 对于已安装的版本，定价为一次性许可费，每位命名用户500美元，每位并发用户875美元。 下一个计划是WebPro，其起价为每个命名用户83美元，每个并发用户每月99美元。 一次性许可证的安装版本的价格为每个命名用户550美元，每个并发用户963美元。

最后，还有WebElite版本，起价为每个命名用户95美元，每个并发用户每月114美元。 WebElite的安装版本的一次性许可证费用为每个命名用户633美元，每个并发用户1, 108美元。 Great Minds Software还为Contract Advantage提供仅供查看的席位，托管系统的每月费用为$ 15- $ 20，已安装系统的费用为$ 150- $ 175。 如前所述，该公司还为每个计划提供现场培训，以帮助您获得重要的学习曲线。 包括的培训是WebEssentials的三天，WebPro的四天和WebElite的五天。

尽管这些版本的名称均带有“ Web”，但这并不是说它们仅作为托管的云服务运行。 相反，它意味着用户通过网络浏览器与他们进行交互，该浏览器指向在Great Minds Software托管的服务器上运行的软件或在客户数据中心中运行的服务器上运行的软件。 这个选择由你。 Contract Advantage具有多种部署和定价选项，因此在购买之前，请务必了解完整情况。 请记住，在本地运行该软件意味着要投资Microsoft SQL Server（2008、2012、2014或2016版本）或Windows Server（2008 R2、2012 R2或2016 R2服务器）。

这种增加的后端基础结构意味着除了Contract Advantage的基本许可价格之外的其他成本：两个Microsoft平台的服务器和客户端访问许可，以及物理或虚拟专用服务器机器的成本。 如果没有内部IT员工的专业知识来管理服务器和数据库，这对于小型操作也可能意味着一些额外的复杂性。 这可能会转化为更多的第三方IT咨询费用。 对于某些企业而言，这一切可能太复杂了，尤其是对于个体经营者这样的小规模经营而言。 对于具有备用物理或虚拟服务器的中型操作，并且需要开放一些IT周期进行管理，Contract Advantage确实提供了灵活的许可，所有基本组件以及大量的可定制性。

客户应仔细研究每个版本的功能，因为两者之间存在明显差异。 例如，有许多WebEssentials或WebPro版本中不可用的功能。 WebElite和WebPro版本提供了条款库和知识产权（IP），财务和专业跟踪功能。 此外，WebElite版本还提供用户定义的报告，带有自动通知的工作流，用户定义和预填充的文档模板以及发票跟踪。 可用报告的数量也随着版本的增加而增加。 使用WebEssentials可获得60个报告，使用WebPro可获得70个报告，而使用WebElite可获得115多个报告。 与许多合同管理系统一样，具有多种功能和高度的个性化。 这篇评论主要关注现成的功能（合同管理的核心功能），以及较小范围内的其他众多功能。

入门

与我们审查过的许多其他高度可定制的合同管理系统一样，包括Agiloft和Coupa合同生命周期管理，合同优势最初很难导航。 Contract Advantage包含的广泛功能意味着您将面对大量的按钮，选项卡，数据字段和菜单的UI，以自定义您的体验。

与精简的类似Concord的Gmail的UI或在不那么强大的SaaS工具（例如ContractSafe和Contract Hound）中找到的基于云的简单仪表板相比，Contract Advantage不是您可以简单地登录并开始使用的工具。 除了代替正式培训课程的演示外，Great Minds Software还提供了许多滚动使用所需的用户指南。 有了“入门用户指南”，“工作流指南”，“更改显示和重命名字段”微型指南以及“ Web浏览器设置”微型指南，设置过程开始于将我的测试帐户链接到示例数据库。

Great Minds Software表示，该系统可与Google Chrome，Microsoft Edge和Safari以及Internet Explorer（IE）配合使用，以提供各种门户。 但是核心系统目前仅在IE上运行，并且需要对设置进行烦人的调整才能使其正常工作。 为了进行更新的审查测试，我使用了装有Microsoft Edge和Google Chrome的Windows 10 PC。 但是，为了使Contract Advantage Web门户正常工作，我必须打开IE，并浏览浏览器指南以打开正确的兼容性设置。 Contract Advantage针对IE 6、7、8和9进行了优化，而所有这些均已过时。 较新的运行IE11的PC需要在浏览器中配置许多Internet和高级安全性选项才能使其正常运行。 对于2017年基于Web的产品而言，这种程度的额外设置工作可实现向后兼容性，这对于任何仍不使用旧版软件的组织而言，都是对该产品的重大打击。 该公司表示，预计在2018年第一季度将使整个核心系统具有多浏览器功能。

定制的管理生命周期

Contract Advantage的几乎每个方面都是高度可定制的。 可以将“合同优势”设置为打开到用户的仪表板，或者仅打开主菜单（也位于仪表板中）。 仪表板由称为“小部件”的不同窗口或图块组成。 可以将这些小部件配置为显示几乎任何类型的信息，包括过期操作，即将发生的操作，用户的活动任务和合同到期。 可以将所有“仪表板”小部件拖放到新位置，并可以添加更多小部件。 甚至可以更改配色方案，以便用户可以为常规合同，分包合同或主合同分配不同的颜色，以便于视觉识别。 仪表板还可以配置为显示公司公告或显示报告的图表，例如按年比较的合同号比较。 每个用户都可以使用设置菜单中的配色方案和小部件来个性化其仪表板，但是始终可以从左下角访问主菜单。

Contract Advantage还为您提供了一个中央文档存储库，其中包含许多其他模块，您可以根据业务需要添加这些模块（例如，财务或房地产模块）。 在这方面，合同管理系统的可配置性几乎类似于企业资源计划（ERP）系统。 对于不需要管理员功能的用户，还有一个合同请求门户。 这为业务用户和主管提供了一个UI，通过该UI可以提交合同以进行批准，批准或拒绝文档以及管理工作流。 所有表单和字段都可以由管理员自定义，因此，这种门户网站对于企业的不同部门需要提交和管理不同类型的合同非常有用。

尽管Contract Advantage在仪表板上不具有与Agiloft相同的图形功能，但是Contract Advantage用户确实具有在某些页面（尤其是Dashboard和Contracts页面）上选择自己的配色方案的某种独特能力。 令人惊讶的是，该功能在其他系统中不易使用。 合同优势是我们看到的具有这种功能的少数几个。 有了完整的托盘，用户可以根据自己的喜好穿戴Contract Advantage。

可以使用公司的徽标和颜色来自定义主标题（在页面顶部）。 用户可以通过两种基本方式浏览Contract Advantage：通过菜单栏和主菜单。 主菜单是类似于窗口小部件的列表，列出了Contract Advantage核心功能的各个方面，包括合同，参与方，联系人和文档存储库。 菜单栏遍历每页的顶部； 通过它可以快速访问“主菜单”页面上的许多区域以及“模块和报告”。

UI的一个有趣方面是，许多合同选择屏幕都具有Microsoft Excel电子表格的感觉，甚至比我审阅的许多其他产品还要好。 这将为熟悉Microsoft Excel或电子表格程序的用户提供一定程度的舒适感。 但是，这可能不喜欢在合同管理中使用虚拟文件柜式方法进行合同管理的用户，该方法可以在ContractWorks和ContractSafe等系统中找到。

在系统中添加合同是相当轻松的。 只需单击“新合同”并输入相关信息即可开始数据输入过程。 输入有关合同的基本信息以建立配置文件后，即可添加其余相关信息。 在WebElite版本中，您还可以从模板加载合同。 该页面还允许您添加更高级的合同方和谈判信息，包括参与协议的每个公司的“负责人”。 您还可以添加案例两边的所有当事方的名称，以及指定哪些用户作为签署方。

合同概要文件的左侧具有页面的导航索引，可在摘要，操作，修订和条款之间移动。 可以在WebElite版本中添加自定义合同页面。 “摘要”页面的标题显示最基本的信息（例如类型，期限，到期日和状态）。 可以输入与参与方，联系人，详细信息和状态有关的信息。 此外，如果用户有权限，则可以根据需要在系统范围内对页面上的几乎所有内容进行个性化或更改。

可以从现有利益相关者列表中添加各方和联系人，如果他们是新公司，也可以添加它们。 此功能可实现快速数据输入和更有效的报告。 当没有各方的集中列表时，用户可以更改公司的确切措辞（例如，在XYZ Incorporated，XYZ Inc.和XYZ之间），这可能导致错误填充的搜索和报告。 Contract Advantage还具有其他有用的功能，我以前在其“ FKA历史记录”选项卡中没有看到过。 FKA代表“以前称为”，该有用的功能允许在配置文件中直接记录公司的旧名称，以帮助跟踪更改的公司名称。

接下来是合同详细信息和关键日期。 在这些区域中，将输入大量合同数据。 管理员可以将“合同详细信息”部分配置为根据用户最初选择的合同类型或所有合同类型显示某些数据字段。 可以创建任何类型的字段：复选框，文本框，下拉列表，多次输入列表，货币字段和日期。 此外，可以设置多个关键日期，包括协议，生效，终止，到期和续订日期。

从关键日期开始，可以快速创建动作，以提醒那些未来重要事件的负责人。 可以设置预警，并在活动开始前的任意几天将自动电子邮件发送给适当的人员。 如果事件牵涉到财务信息，则可以添加此类信息。 通知可以连续发送，直到操作状态更改为止。 通知甚至可以发送到交易对手。

如果您具有仅在WebElite版本中可用的文档签名模块，则还可以将流程与DocuSign集成以进行电子签名。 启用后，如果您在合同页面上单击联系人的姓名，则可以将其凭据直接保存到DocuSign中。 生成包含所有相关日期的文档后，您可以分配一个可选的签字人。 如果您使用的是模板，则该模板已经具有特定的合同语言，您只需填写相关字段即可。 您可以生成Microsoft Word或PDF文件，并将签名块放到合同的指定区域中。 每个合同都有其自己的文档存储库，您可以在其中自定义文件夹结构。 系统将自动将合同保存到批准工作流程中。 因此，如果是购买协议，则不会看到用于财务或保险等的文件夹。没有本地电子签名，因此如果您有帐户，则可以启用DocuSign集成，或者必须打印文档，手动签名，然后将签名的版本上传回审批工作流。

高级工作流，搜索和报告

对于WebElite版本中的高级用户，还可以在“合同处理状态”部分中添加有关合同的工作流信息。 可以为经理创建可配置的步骤列表，以跟踪合同的进度。 可以在不同状态旁边设置是/否选项按钮（例如，已发送到法律，已执行，已发送到会计，已发送到缔约方和已接受请求），并带有日期框以记录时间轴。

自从我们进行初步审查以来，工作流自动化功能得到了增强，它具有更多的工作流模板以及工作后任务。 完成合同后，您可以分配后续操作，例如通过电子邮件发送签署的文档，生成报告等。所有这些后续操作都会自动触发。 可以修改工作流程模板以指示任务的负责人，任务的持续时间以及工作流程中新步骤的通知。 还可以在自定义时间间隔设置摘要警报。

Contract Advantage还具有高级的合同协商和跟踪功能。 这些使您可以跟踪对合同的修订，这些修订附加在合同文档库中的修订条目中。 该系统还具有版本比较功能，并包括回滚控制以及所有更改和更新的完整审核日志。 编辑合同将直接启动Microsoft Word，并让您直接对文档进行更改。 但是系统将使用光学字符识别（OCR）扫描并处理更新的版本，以记录更改。

像许多合同管理系统一样，有一个注释功能。 在“合同优势”中，此功能称为“合同日记：”，它允许用户通过创建带有日期和时间戳的日记条目来将注释附加到合同配置文件中。 与许多系统一样，可以复制合同配置文件，但是Contract Advantage可以控制复制配置文件中的各个信息的功能。

Contract Advantage在组织的文档或文件方面采取了一些不同的方法。 每个合同配置文件都附带一个文档存储库，该存储库可识别某些合同可能附带了许多文档或子协议。 每个存储库都有文档组，使用户可以选择将文件放在不同的类别下。 市场上的许多系统都允许用户将多个文件或文档附加到单个合同配置文件中。 但是，大多数公司没有提供与Contract Advantage相同级别的组织。 可以创建文件夹并可以编辑结构。 还可以锁定文档以防止版本控制问题。 另外，通过Contract Advantage发送的电子邮件也会记录在存储库中。

对于关心安全性的管理员，可以将用户分配到组中，以便于控制访问和编辑。 可以使用户远离系统的整个区域，或者仅阻止用户编辑某些字段，从而为安全性提供了细微差别的方法。

与Contract Advantage的所有其他方面一样，“搜索”功能是高度可定制的。 可以搜索任何数据字段，从而提供几乎无限的搜索功能。 搜索参数被组织到选项卡中。 这样可以使最基本的信息始终居于首位，同时仍可搜索任何字段。 搜索结果也可以保存以备后用。

如前所述，Contract Advantage随附了用于上载文档的OCR。 此功能允许在系统内对文档和文件进行文本搜索。 Contract Advantage的文本搜索功能比大多数功能有用，因为它可以显示每个文档的命中数。 先进的搜索功能可转化为强大的报告功能。 可以将任何搜索或合同列表导出到Microsoft Excel，并且可以完全自定义信息列。 除了导出任何搜索内容外，Contract Advantage还附带了许多可针对单个用户定制的预建报告。 这些报告提供了更美观的产品，可以导出到Microsoft Excel或在系统中查看。

除了已经讨论过的许多有趣功能之外，还有其他一些功能值得一提。 例如，Contract Advantage是允许对系统进行全局更新的少数系统之一。 这使经理可以一次更新各个联系人，公司或数据字段中的信息。 在实施新领域或更新和修改旧领域时，此功能可以节省大量时间和精力。

为了帮助组织，可以将合同存档。 Contract Advantage还具有许多其他功能，例如Microsoft Outlook联系人导入，模板创建和子句库。 WebElite计划还具有Active Directory（AD）集成和单点登录（SSO）支持。

重型合同管理平台

可以定制Contract Advantage，以满足几乎所有客户的需求。 但是系统要求和设置对于个人和较小的公司可能是禁止的。 Contract Advantage提供了许多有用的功能，例如OCR和全局更新，以及独特的文档存储方法。 对于那些希望立即获得更自然合同管理经验的用户而言，“编辑选择奖”的获得者Agiloft和Updraft可能更合适。 对于具有直观协作的基于云的简单选项，Concord可能更合适。

但是，当涉及到真正无限的自定义以及企业级合同管理所需的高级工作流自动化和管理功能时，Contract Advantage是市场上功能最强大的功能组合工具之一。 一旦您进行了安装和培训，以使自己对这个复杂的产品感到满意，它就可以像您的企业一样找到全面而定制的系统。