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Office 365是微软有史以来增长最快的商业产品，现在是企业中部署的第一大应用程序。 微软今年早些时候宣布，Office 365现在每月拥有近5000万活跃业务用户。 而且，根据微软最新的收益报告，Office 365仍然是该公司最赚钱的业务和生产力产品。
随着企业和中小型企业（SMB）迁移到Office 365 在Office 2016和Office 2016中，他们面临着向新技术迁移的挑战，同时还应对传统系统和多年来以相同方式运营的企业进行的重大文化变革。 仅仅因为公司购买Office 365并不意味着其员工会利用它来改善协作和提高生产力。 让员工改变他们过去的习惯是一个挑战，因此要投入必要的时间和资源以确保快速，无缝地采用用户。
MessageOps是基于云的Office 365和Microsoft Azure文档共享服务，提供培训，采用和变更管理服务，以帮助企业过渡到Azure云上的Office 365。 MessageOps首席执行官Chris Pyle告诉PCMag，Office 365使过渡变得简单，但是，如果没有明确的战略来推动采用，企业将无法也不会释放平台的全部业务价值。
“使用Exchange和SharePoint，您不必知道如何设置，配置，管理，使其冗余以及使其可访问，” Pyle说。 “使用Office 365，您所需要做的就是添加数据和用户，从而为您提供功能全面，高度可用的企业环境。可以从任何地方安全地访问此环境，而几乎没有应用程序体验。小型公司可以拥有与《财富》 500强公司的环境相同，而不必投资训练有素，非常昂贵的技术资源，他们还可以使用Office 365为所有大小公司提供的强大工具，并且可以在几天之内启动并运行。 ”
Pyle提出了7条建议和技巧，以促进Office 365的有效采用，以及在完成项目时如何使用它来最大化业务生产力。
1.自上而下的转型
为了确保Office 365顺利过渡，Pyle表示必须接受领导层的支持。 派尔说：“如果员工看不到高层人士推广和使用该平台，那么他们也不会。” “就像领导者树立了榜样一样，团队中的“冠军”或“高级用户”也是如此。这些员工对现状不满意，并对Office 365的潜力感到非常兴奋。”
2.教育培训
公司的高管领导层不能期望员工在没有接受适当培训和教育的情况下充分利用Office 365。 派尔（Pyle）建议公司编译一个包含“休闲”一分钟或两分钟学习视频的视频库，作为一种方便有效的方式来提供持续的培训。 派尔说：“沟通也是关键，同时也使领养旅程变得有趣。”
3.拥抱Office 2016
Office 2016的发布使云更易访问。 云集成更多，这意味着扩展了连接选项。 Pyle说：“云中的OneDrive和SharePoint使您可以简单，轻松地将文件保存并共享到云中。” “我们认为Office 2016是企业最大程度地利用Office 365投资的另一种途径。他们可以使用通过Office 365购买的资源，其中包括针对E3用户的Office2016。与任何新功能或新发行版一样，当然，在找到所有选项和设置的位置时总会有一条学习曲线。”
4.时刻注意安全
Office 365当前包含十多个应用程序，包括OneDrive，OneNote，Outlook，Sway和Yammer。 但是Pyle强调了在使用这些应用程序时数据安全的重要性。 “添加和使这些应用程序可用很简单；用户可以通过右键单击'与…共享'在内部进行共享，甚至可以共同创作Word，Excel和PowerPoint中的文件，” Pyle说。 “ Office 365依赖于Azure Active Directory来确保安全性，但是组织在计划将敏感数据移出其直接控制范围时应格外小心。Microsoft还为SharePoint和Exchange添加了Data Loss Prevention，以提高安全性。对于任何新事物，对安全性的特定理解始终应该摆在您的脑海中。”
5. MDM和移动生产力
Pyle指出了Office 365的移动功能，尤其是其帮助提高整体生产力的功能。 Pyle说：“ Office 365使用户可以更轻松地从任何地方访问任何设备上的资源，而不必担心连接性和安全性。” “例如，用户可以在其平板电脑和电话上访问Office应用程序，而Office 365现在包括了所有移动设备的移动设备管理（MDM）。最后，软件即服务（SaaS）将责任从消费者身上转移了向供应商（在本例中为Microsoft）的意义上说，如果它没有按要求执行，您只需关闭服务并停止付款。”
6.内部合作
Pyle说，Office 365最先进的生产力优势之一是OneDrive for Business（OD4B）和SharePoint（SP）提供的内部协作功能。 Pyle说：“用户可以将文件上传到文档库，单击文档，与用户或组共享，也可以同时在文档上进行协作。”
“对于所有组织而言，附件都面临挑战，因为用户似乎将电子邮件用作文件柜。SP和OD4B允许使用指向文件的“链接”而不是附件，并且在OWA和Exchange中都可以使用MessageOps工具，您可以单击“附加”，但可以选择上传到OD4B并共享链接，从而使用用户熟悉的过程增加版本控制和协作。使用OD4B和SP，用户可以使用基于Microsoft的大多数浏览器版本在任何设备上安全地工作流行的应用程序，并且能够在用户下次在线时签出，编辑和上传更改。”
7. Skype for Business
Pyle说，Skype for Business提供了出色的Office 365功能，可用于视频会议，在线会议和即时消息传递，是任何规模企业的生产力工具。 他说：“用户可以通过Skype进行连接，通过PC或电话来回通信，并可以同时或串行地对文件进行编辑，并能够根据需要跳回到以前的版本。”
