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从任何地方获取费用管理数据

Expensify会尽最大努力使登录和设置帐户变得尽可能简单。 例如，当您注册免费试用版时，礼宾机器人将引导您完成设置步骤。

在大多数情况下，如果您的纸上有一个数字，那么Expensify可以吸收这些数据。 Expensify允许您使用其移动应用程序（适用于Android和iOS）增加支出，该应用程序使用OCR SmartScan。 或者，您可以选择网站上载，发送到专用电子邮件地址的收据以及特定的信用卡帐户（个人和公司）。 您也可以使用Google Chrome扩展程序从网络浏览器捕获收据图像，或使用Dropbox或Evernote导入它们。 该网站有一个屏幕，您可以在该屏幕上一次输入多个费用，填写类似电子表格的表格，然后上传或附加相关收据。 数据捕获的首选是移动应用程序。 您可以在销售点拍摄收据的照片，将其分配给报告，然后让软件完成繁重的工作。 Expensify在这方面做得很好（尽管不像收据银行的傻瓜相机那么容易）。

但是，比有趣的用户界面（UI）更重要。 Expensify能够解读扫描的收据上的文本，这是示例性的。 它正确地标识了一个草的总数和供应商名称，而没有任何提示（下面的屏幕截图显示了它的“原始”状态，而无需猜测类别）。 用户或批准者可以分摊费用，例如将酒店住宿与某些餐费分开； 并且它使用足够简单直观的流程来做到这一点，从而使ExpensePoint中的费用拆分功能显得笨拙。

除了会计类别（例如，酒店或餐饮）之外，您还可以使用您认为有意义的任何文本（例如项目名称或“面试候选人”）标记费用。 用户的Web仪表板可按类别，标记和时间段提供有关您已花费金额的适度报告。

并非所有事物都依赖于捕获收据的照片。 可以通过输入距离或里程表的读数或使用GPS来跟踪里程费用。 告诉应用程序可以在旅行开始时跟踪您的旅行，Expensify会计算出您开车的距离。 尽管其他应用可以计算出使用Google Maps行驶的距离，但有时您不会从A点到B点（更不用说必须避免高速公路故障）。

Web用户界面与移动应用程序一样简洁，易于理解。 它最近进行了升级，现在在屏幕左侧提供四个选项：“收件箱”，“费用”，“报告”和“设置”。 每个费用都分配给一个报告，然后可以从“报告”屏幕中提交以供批准。 Expensify使经理可以决定应多久“整理一次”员工收据，这样经理就不会经常受到传入收据的困扰。

Expensify还承担一些小型企业会计任务。 例如，您可以为客户开出一个小时的旅行发票。 凭借其发票功能（依靠Stripe），即使他们没有Expensify帐户，您也可以创建发票并将其发送给任何人。 您可以从头开始创建发票，也可以使用现有的费用报告，如果Expensify随附的工具不够用，则该软件可以轻松与大多数第三方计费和发票系统集成。

该软件显示出对差旅费用的良好思考，并与其他应用程序集成使此操作变得容易。 例如，当您使用NexTravel，Egencia，Locomote或其他一系列服务之一进行旅行预订时，收据和旅行信息将自动填充在Expensify中。 您需要做的就是填写一些细节。 即使这样，自动分类功能也可以为您完成很多工作，该功能可以自动检测信用卡商户类型，并将航空公司费用与运输费用类别相关联。

在其他领域的集成（例如汽车和停车服务，送餐服务，餐饮公司和销售点（POS）系统系统）中也取得了胜利。 尽管功能众多，但从未有过大量的应用，其有用的操作方法视频将带您逐步了解每种选择。

尽可能多地自动化

在费用跟踪方面，自动化是一项关键功能。 诸如支持策略之类的簿记服务利用了Expensify的自动费用报告功能。

与其他应用程序一样，管理员可以设置公司策略并指定一些用户作为批准者。 在许多可自定义的设置中，包括标准里程费率，默认小时费率，每日津贴，类别限制（例如，酒店费用最高$ 2, 000）和货币。

Expenseify名义上将收据整理成报告。 员工不在乎报告的想法。 他们只想上交收据并取回钱款。 因此，在“拉斯维加斯会议”没有意义的情况下，Expensify可以选择每天，每周或每月自动创建报告。 当员工将收据发送到电子邮件ID或通过移动应用程序发送时，它会自动添加到打开的报告中。 启用其自动收集选项后，Expensify每晚检查一次打开的报告（或按您可以设置的时间表），并批准与公司政策匹配的报告（保留不符合政策的报告，并移至下一份报告，以便已解决）。

批准者无需访问网站即可查看员工报告； 他们可以直接从其电子邮件收件箱中批准，包括拒绝一笔费用。 可以清楚地标记和识别违反政策的行为，因此会计部门可以决定是责成该雇员迟交超过90天的收据，还是要判他是否要下单。

但是大多数费用在政策上都是微不足道的。 Expensify允许您打开自动批准功能，该功能会自动批准和偿还任何报告，而不会违反政策。 这样一来，会计人员和管理人员就可以将注意力集中在可疑的费用上，而不必花时间查看5美元的停车收据。 此外，自动同步功能允许管理员直接与公司的会计工具同步。

我们真的很喜欢Expensify中功能的深度，但是有时它的简单性会妨碍您自信地使用该软件，例如通过“关闭”而不是“处理”报告来弄清楚它的含义。 这大部分是一条学习曲线，不会持续很长时间，但确实会产生一些“ Hu”。 片刻。 无论哪种方式，该工具都足够丰富，可以赢得PCMag作为编辑选择奖的最高荣誉。