井井有条：5个步骤，提高工作效率

您可能知道您可以更好地利用工作时间。 但是你怎么做呢？

有一些提高生产率的技巧，下面概述的五个步骤将确切说明如何实现这一目标。

这并不容易。 要真正成为一个生产力更高的人，您需要养成习惯，而不是依靠速战速决。 但是您可以采取一些措施来帮助自己养成这些新习惯。 您还会发现有许多移动应用程序，软件程序和技术服务可以帮助您引导工作日更加高效。

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绘制您的生产力周期

要提高工作效率，您要做的最重要的事情就是首先了解您的生产率周期。 每个人都有一天可以集中精力，有时又失去注意力。 尽管每个人都有自己最好的时间来完成工作，但“对于大多数人来说，最忙碌的时间是一天中的第一件事，不是您第一次醒来，而是相对较早”，杜克大学行为经济学家兼教授Dan Ariely说大学。 Ariely对弄清楚如何使用移动应用程序进行个人自我改善非常感兴趣。 他举例说：“例如，早上发电子邮件通常很浪费，因为早上的时间更有价值。” 并非所有分钟都是一样的。

按照Ariely的喜好，找出高生产率和低生产率或高容量和低容量的时间段，是充分利用这些宝贵而短暂的分钟的第一步。

尽管许多人认为他们知道一天中的哪一天处于最佳状态和最坏状态，但进行检查也无济于事。 到目前为止，RescueTime是我发现的找出生产率周期的最佳工具。 RescueTime是一个小型桌面应用程序，它记录您一天中使用哪些程序，访问哪些站点以及持续多长时间。 它对那些不同的应用程序和网站进行分类（非常有生产力，有生产力，中立，分散注意力或分散注意力），并生成有关您如何花费时间的报告。 例如，默认情况下，社交网站“非常让人分心”。 （如果默认值对您来说不正确，则可以对任何站点和程序进行重新分类。）您还可以通过观察切换任务的频率来了解很多有关生产力周期的信息。

建议您在分析报告之前至少使用RescueTime一周。 尝试使用它而不改变您的正常行为。 关键是不要成为一个模范员工一周。 这是为了找出您何时会成为高容量和低容量的自然时刻。

当您有一些数据时，请看一下您一天中的大部分时间（40分钟或更长时间）用于一项高生产率的任务。 现在，寻找一天中您工作效率低下的时间，在不同任务之间快速切换或花费大量时间分散注意力的时间。

例如，我最专注于大约上午9点至上午11点，然后生产力下降。 我通常在午餐时间分心。 有时但并非总是如此，我在下午还有一段很长的生产力，但这并不可靠。

下一步是知道如何处理该信息。

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改变你的常规

一旦知道了生产率周期，就应该更改常规以适应它。

例如，在您的焦点较少时开始安排会议。 会议很少要求我们做到最好。 因此，例如，养成习惯，如果早上是您的工作时间，则从不参加早上的会议。

相反，在一天中最好的时候处理最重要的，专注的任务。 通常，我们不安排最重要的工作。 我们会尽力而为。 没关系，只要您习惯在一天中真正专注的时候去做就可以了。

鉴于大多数人可以更早地完成重点工作，因此养成了 仅 在高峰生产力时间启动用于这些任务的程序的习惯。 例如，如果电子邮件对您而言不是很有效，请不要打开它。 甚至不启动该程序。 如果您确实需要检查电子邮件，请浏览手机或平板电脑上的收件箱，然后将其收起，以便您返回真正需要您注意的任务。

如果您的大部分高效率工作都发生在浏览器中，但同时也浪费了您最大的时间呢？ 有一些技巧可以最大程度地减少此类干扰。 对于初学者，您可以将活动选项卡置于全屏模式。 这将帮助您完成手头的任务。 您还可以安装浏览器插件和扩展程序，将您锁定在指定的网站之外。 我最喜欢的是Chrome专用的StayFocusd。 您可以在我的文章中找到有关如何保持专注的更多建议。

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每天回顾您的一天

改变您的日常习惯的习惯：养成习惯，每天开始前都要回顾一下自己的一天。 查看日历和待办事项清单，这是第一件事，这样您就不会在两周前预定的下午3点会议上措手不及。 无论是在喝第一杯咖啡还是在上下班途中，有一个片刻（并且应该每天习惯在同一时刻养成习惯）来回顾一整天的计划，确实会有所作为。

养成每天复习一天的新习惯说起来容易做起来难。 一个可以提醒您的移动应用程序是Any.Do，它具有一项称为AnyDo Moment的功能。 AnyDo Moment发出愉悦的音调，并在每个工作日的同一时间推送通知，告知您该回顾您的一天了。 然后，该应用会列出您的日历和待办事项列表上的所有内容，并询问您是否要按计划进行或将其移至另一天。

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时间表休息

休息一下 不仅是午休时间。 如果您要成为最有生产力的人，您的思想需要刷新。

我是健身运动追踪器的忠实拥护者，我喜欢的其中一些功能是静音警报。 您可以设置一个警报，使健身带在一天中的某个特定时间以静默方式振动。 我想将其设置为下午4点，无论何时我知道我是否需要一个，都应该休息一下。 即使只是从椅子上走下来去厨房洗漱我的咖啡杯，也足以使我的眼睛离开计算机屏幕。

一些活动跟踪器也有空闲警报。 如果您静止不动一段时间（通常为一小时），这些警报将导致跟踪器振动。 它们旨在提醒您起床和走动，但我认为它们与提醒您停止工作两分钟并休息一下同样有价值。 您可能还需要安装一个中断应用程序，这是一个轻量级程序，可以提醒您休息一下，甚至可以在短时间内将您锁定在计算机之外，以强制执行此问题。 我们最喜欢的是一个名为TimeOut Free的Mac应用程序。

适用于Windows，Mac和浏览器的另一个好工具称为Focus Booster。

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排队结束一天的杂务

想象一下，您的一天正在畅游。 然后下午4:40命中。 您尝试保持忙碌状态。 感觉永恒在过去！ 然后您再次向下看一眼时钟，然后…是下午4:42

在一天结束时，您多久浪费最后20分钟？ 一个月等于多少小时？ 您有多少时间花在社交网站或发短信给朋友上？

通过整理一些日常工作来消除这种习惯。 尝试使它们成为您想做的事情，但这可能被认为是忙碌的工作。 一些示例包括：

• 备案文件
• 跟进旧电子邮件
• 转储计算机的缓存
• 删除浏览器的历史记录
• 回电话
• 擦拭桌子，键盘和显示器上的灰尘和碎屑。

如果您要提前完成一天中可以完成的任务的简短选项列表，则您更有可能实际执行其中一项。 在日历中做笔记，甚至只是在桌子旁留下便条纸，并附上一些想法作为提醒。 在星期五下午4:45到来时，您的视线可能会移向他们。 其他资源