推动零电子邮件

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• 推动零电子邮件
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2011年，总部位于法国的Atos首席执行官兼董事长Thierry Breton发表了大胆的声明，他计划在三年内消除公司电子邮件。 这个想法引起了许多赞誉。 现在，那三年已经过去了。 那么公司是怎么做的呢？

我通过电话与Atos零电子邮件全球计划经理Marc Bovens进行了交谈，以了解该公司是否达到了目标。 Bovens解释说，向零电子邮件的努力实际上是对员工健康的更大关注的一部分。 Atos的人们（几乎就像整天坐在计算机终端前的其他所有人一样）感到不知所措，或者更确切地说，是电子邮件所引起的信息过多。

Atos并非小公司。 该公司在52个国家/地区拥有76, 000多名员工。 Atos是一家国际IT服务公司，与广泛的业务部门合作-从银行业到国防和安全领域，应有尽有。 您如何使所有从事大量工作的人远离通过电子邮件相互交流的方式？

吉尔·达菲（Jill Duffy）： 2011年，Atos宣布了在三年内摆脱所有内部电子邮件的目标。 三年的时间过去了，我想知道：进展如何？

马克·博文斯（Marc Bovens）：三年期于今年2月初结束。 我们确实实现了该计划的一些重要里程碑，其中最重要的一个是解决信息过载问题。

我们已经发布并传达了电子邮件已减少60％的信息。 当然，这可以通过以其他方式工作并在Outlook电子邮件旁边使用一组新工具来弥补。

JD：您能告诉我一些您正在使用的工具吗？

MB：是的。 它是工具的组合。 我们称之为ZEN：零电子邮件网络。 它实际上是Microsoft SharePoint的实现，结合了Lync（Microsoft的在线通信工具），并结合了名为BlueKiwi的软件，BlueKiwi是我们在2012年收购的公司。它提供社交网络。

显然，这三个是很好的集成。 例如，从ZEN-BlueKiwi平台内部，我们已经集成了Lync forpresent。 人们可以单击任何图片并启动即时消息传递或通过Internet发起呼叫。 我们在社区和SharePoint网站之间建立了良好的集成，因此人们可以轻松地连接到BlueKiwi协作社区。

为了稍微解决一下[零电子邮件计划的推出阶段]的问题，在第一年，我们在“电子邮件礼节”上花费了很多时间。 我们还开始培训我们的管理团队。

JD：当您说“电子邮件礼节”时，您是说什么时候合适，什么时候不适合使用电子邮件进行交流？

MB：正确。 例如，在最合适的时候，我们希望以积极的方式激励人们进行面对面的交谈。 Lync的采用率急剧上升。 人们真正开始使用即时消息传递，也开始使用Lync进行应用程序共享和视频会议。 确实，这是对正确的应用程序使用正确的工具后，行为的改变。

JD：您如何看待这改变了公司的文化？

MB：变得更容易以客户为中心。 如您所知，Atos是一家非常大的公司。 这些年来，我们通过收购获得了长足发展。 我们专注于所谓的经常性收入，即长期联系。 [使用其他沟通工具的迁移]确实为关注客户带来了新的高度。 为什么？ 因为现在人们建立客户社区和跨全球团队合作来解决社区中客户的挑战非常容易。 过去，通过电子邮件，您会收到不必要的邮件，例如，由于人们没有充分合作而造成的。 因此，这是该计划的一项关键成果。

另一个是我们使Atos又变小了。 一个简单的事实是，您拥有人们在企业社交网络上维护的个人资料列表，当然还有Lync的存在，这使得查找同行开始讨论或加入您认为是的社区变得非常容易有趣。 因此，它使Atos变得很小，并建立了信任。

我们在不同领域都有很多专家，但他们分布在全球各地。 如果您对关系有一点信任，了解彼此的专业知识，并且能够更轻松地合作，那么人们之间的合作就更容易了。 这带来了这种回响（也许我太忧郁了），但是它带回了人们可以一起工作的公司的那种舒适感。 您不能仅使用电子邮件或SharePoint就可以做到这一点。

这确实是我们完成该工作的方式的结果，但仍然非常独特。 许多公司已经开始了社会协作计划。 他们做飞行员。 然后，他们进行了另一个试点，然后尝试扩展它，以最终在整个公司范围内得到采用。 但是我们做了不同的事情。 我们在开始时确实花了很多时间向人们解释我们需要改变协作行为，例如，我们需要经理改变他们的管理风格。

我们为管理人员提供了一个大型培训计划，使他们了解协作的好处，并让他们在企业社交网络中的社区中一起工作时也能更加聪明地工作。

JD：当您决定减少内部电子邮件时，我很高兴听到60％的回复； 这确实是一个令人印象深刻的数字-这样做的最初动力是什么？

MB：这就是我们所说的程序。 Atos的志向之一是根据员工的投入和反馈，花费时间和精力在需要改进的地方上，从而提高工作场所的排名。

那时，我们确实收到强烈的信号，表明电子邮件正在成为问题，或者不是“电子邮件”而是由电子邮件引起的过载。

所有这些对电子邮件的滥用导致人们感到非常不舒服。 在我们的某些团队中，人们花在电子邮件上的时间正在接近公司时间的30％甚至40％！

结合我们开始提出各种问题的事实，例如“您认为这是度过的美好时光吗？” 因为我们花费40％的时间来处理电子邮件，对电子邮件进行分类以及对电子邮件做出反应可能不是问题。 但是总的来说，这被认为几乎没有任何效果。

因此，在这里，我们是一家大公司的管理层，您的员工解释说，他们所做的工作的40％对于公司的价值而言是值得怀疑的。