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如果您的公司正在考虑使用商业文档管理软件，请让数字为您提供指导。 当然，您可能会担心另外一笔永久性的软件许可费用，该费用会逐月，逐年累加，但请放心，这些工具最终将节省比其成本还多的钱。 像Zoho Docs这样的“编辑选择”工具为您提供了更大的灵活性，协作功能和存储容量，这是纸，文件夹和存储壁橱所无法比拟的。
我与功能强大且具有成本效益的商业文档管理工具Adobe Document Cloud的集团产品营销经理Lisa Croft谈了有关商业文档管理可以为您的公司节省时间，空间以及更重要的是节省大量资金的多种方式。 以下是这些工具提供出色投资回报率的四种最明显的方法。
1.印刷成本
如果您可以通过使整个操作数字化来完全摆脱纸质文件的麻烦，那么与竞争对手相比，您购买的纸张要少得多。 此外，您将减少在印刷上的花费，这包括能源成本，墨水和与将文档实际发送到远程位置相关的邮资。
根据Adobe的计算，打印10, 000个文档的企业通过转换为数字文档将节省大约2, 740美元（10, 000个文档大约是GB的1/6；稍后再介绍）。 如果纸张成本没有改变，请考虑您将为环保做出多大的贡献。 一万份文档需要11, 427加仑的水，961磅的废物和3, 725磅的木材才能生产。 这对我们的生态系统造成了很大的破坏。
克罗夫特说：“尽量不要印刷。” “一旦打印文档，就会给文档管理带来成本。如果从头到尾保持数字化，那么从一开始就可以节省金钱。”
2.储存费用
PCMag办公室所在的曼哈顿中城的商业房地产成本约为每平方英尺73美元。 如果您仅将100平方英尺用于文档存储，则仅存储纸张，每月就要花费大约7, 300美元，或每年花费87, 600美元。
但是，如果您要完全数字化基于纸张的操作，则可以在不到1 GB的数字云存储中存储64, 800个Microsoft Word文档页面。 例如，使用Zoho Docs，您每年只需支付96美元即可获得100 GB的存储空间。 一百兆字节等于64, 800, 000字页面。 借助Zoho Docs，您还可以访问组文件共享，在线和团队同步编辑等功能，甚至还可以提供审核日志，这些日志可以准确告诉您谁访问了文档并对其进行了更改（稍后将对此进行详细介绍）。
3.事半功倍，事半功倍
前面我提到过一些数字功能，这些功能使业务文档管理系统比标准纸质文档对您的业务更有价值。 在本节中，我将进一步深入。 例如，使用Adobe Document Cloud，您可以将一个文件发送给多个用户，并要求每个收件人签名。 想一想用纸和美国邮政服务进行该过程会更加复杂和昂贵。 现在，将该成本乘以很多倍，您可能会在全年中重复此过程。
“以电子方式签署文档可以为您节省金钱，” Croft说。 “您无需使用FedEx。您不必等待它退回。这减少了时间并减少了文档的副本。您还消除了人们更改文档的麻烦，因此您知道该文档出去并签名就是您实际发送的文件。” 我将在下一节中介绍安全性。
群组编辑呢？ 使用Zoho Docs之类的工具，您可以将一个小组聚集在一起，并同时对文档进行更改，而不必在成员之间来回发送它们。 即使您已经在使用Microsoft Word和电子邮件，此过程也将非常慢且协作较少。 您可能会创建一个文档，并将其发送给命令链以进行多个审阅，这时该文档将被发回给您进行修订。 使用商业文档管理软件，所有被投资方都可以在同一文档查看器中一次对文档进行编辑。
“能够在文档上进行协作绝对是一项好处，”克罗夫特说。 “这样做的价值是，它可以节省旅行成本，并且还减少了审阅周期。您从头到尾都通过一个非常复杂的周期来处理文档。只要您能减少时间，就可以节省金钱。人们不会考虑那些外围的事情，但从长远来看可以为您省钱。”
4.文档安全的多个方面
在为时已晚之前，无法量化可以为您的公司节省多少文档安全性。 例如：如果某人接受了您以书面形式发送给他们的合同，并对协议条款进行未经确认的更改，该怎么办？ 签名之前，您可能看不到欺诈性文件中反映的更改。 现在，您对新的和虚假协议的条款承担法律责任。
此外，如果有人丢失了包含重要公司信息的纸张，而该信息却落入错误的人手中，该怎么办？ 您可能会失去竞争优势，或者被起诉。 尽管没有办法说明这种损害可能给您的业务造成的损失，但几乎可以肯定它比年度商业文档管理订购的价格要低。
Croft说，企业“文档管理工具可以让您知道谁可以访问以及他们可以使用文档做什么”。 “我可以给您发送一个文件，告诉您打开它的时间，如果您查看了该文件，是否进行了打印。我知道该文件在哪里。那个文件会落入错误的手里吗？这些工具完全消除了这种风险。 “这是您不打算省钱的东西，但从长远来看，它可能会。”
寻找适合您的工具
尽管Zoho Docs和Adobe是市场上最好的工具之一，但其他产品（如Google Drive，Microsoft SharePoint和Dropbox Business）提供的独特功能集可能会更适合您的需求。
例如：Google云端硬盘提供对文档的完全在线访问权限，可以读取Microsoft Office文件，并为五个以上的用户提供无限的存储空间。 对于主要依赖Microsoft Office 365工具（如Word，PowerPoint和Excel）的公司，SharePoint是理想的工具。 Dropbox最擅长存储，管理和传输文件。 该公司甚至最近添加了IT管理员工具，以使您可以更灵活地查看谁看到哪些文档。
