选择会计软件时要避免的5个错误

如果您的任务是找到最好的软件来管理公司的账簿，则必须考虑许多重要因素。 首先，至关重要的是确定您的公司是否需要针对小型企业的在线会计服务或可以随着业务增长而扩展的企业级软件。 做出决定后，就会有许多出色的解决方案可为您提供使帐户保持最佳状态所需的一切。

对于那些只需要小巧敏捷的人来说，Intuit QuickBooks和Freshbooks不会出错。 这两种系统对于不需要太多后端技术的小型夫妻商店都是理想的选择。 但是，如果您决定大型组织需要一些会计能力，则应签出Intacct。

无论选择哪种方式，在实施会计软件时都应避免五个关键错误。 您需要知道它们是什么，为什么要避免它们以及如何充分利用新系统。

1.不要便宜

如前所述，大型企业需要大型系统。 当然，Intuit和Freshbooks提供了价格合理且功能强大的解决方案，易于实施。 但是，拥有大量员工和跨国运营的公司将希望为可扩展并与其他业务部门的工具集成的系统花费更多的钱。 例如：企业级系统甚至可以在最广泛的商业智能（BI），项目管理和客户关系管理（CRM）系统中处理查询。

此外，企业级会计软件使您能够根据公司的特定需求构建独特的系统。 它们为不同的垂直行业提供不同的选择，并且可以针对不同的地理位置和货币进行量身定制。 但是，如果您选择更便宜的软件，则将使用单一规格的即插即用系统。

2.（可能）不要在本地购买

如果您希望自己的业务发展，那么您不想购买依赖于数据中心基础架构的系统。 使用基于云的系统，您最终只需支付少量费用即可增加供应商的基础架构需求，但是与您必须升级自己的内部生态系统所要支付的费用相比，这没什么。

扩大本地会计软件的规模将要求您支付更多的许可和维护费用。 您还必须不断地将硬件升级到功能更强大的服务器上，以处理其他数据需求，这意味着更多的能源成本和更多的软件来监视您的网络性能。 如前所述，基于云的解决方案仍将需要您随需求的增长而支付更多的费用，但是成本却不会像本地系统那样昂贵。 现在，如果您有能力进行全面升级，或者只是更轻松地将数据存储在自己的数据中心中，请忽略此小节中的所有内容。

3.不要忽略数据库

无论您选择内部部署还是外部部署的软件，都需要注意用于存储所有信息的数据库。 如果您选择一个用户或现成的系统，则可能会依赖供应商的数据库来存储所有数据。 一些供应商限制了您可以在他们的系统上存储的数据量，因此，如果您的公司大幅扩展，则必须切换软件。

幸运的是，大多数企业级解决方案可以处理各种数据库，因此确定数据库和系统是否可以很好地协同工作以最大化后端性能非常重要。 Microsoft的SQL Server是许多人可能已经在使用的功能强大且标准的选择。 MYSQL是另一个流行的选择。 大多数会计系统都很好地使用了这两个数据库。 与您的IT部门和会计团队一起确定哪个系统是与数据同步的最佳选择，尤其是在您的公司使用利基或独特的数据库编程语言的情况下。

4.不要忘记加入人力资源

与您采用的大多数其他系统相比，您的人力资源（HR）管理软件（例如我们的编辑选择BambooHR）将与您的会计软件进行更多的交互。 如果无法确保两个工具之间的顺利集成，几乎可以保证您需要在短时间内切换一个或另一个。

结合使用这两个系统，您可以鸟瞰员工如何影响底线。 您将能够更好地了解费用管理，招聘成本和裁员成本等所有方面的交叉影响。 您可以在不集成系统的情况下生存下来，但是与遵循此建议的竞争对手相比，您的运营将更慢，更智能且自动化程度更低。

5.不要忽视销售点（POS）

您会惊讶于有多少个会计解决方案不提供POS集成。 这是一个巨大的问题，尤其是对于在多个位置进行大量小额交易的实体企业和餐馆。

正确的解决方案将能够在您的会计解决方案中自动收集，组织和同步交易。 这种集成极大地减少了您的会计团队所需的手动数据输入量，并且使您的财务团队可以监督何时何地产生收入。 更不用说如何将这些资金立即用于公司的未偿余额。