使用Adobe Document Cloud可以做的6件事

Adobe Document Cloud的客户通常默认将其主要用作PDF创建和编辑工具。 但是，尽管Adobe当然仍然是其PDF标准的王者，但Document Cloud是具有高度竞争力的文档管理平台，其功能丰富，可以使您的组织受益。 从易于编辑和签名的文档到可以在任何设备上管理的PDF到通过数据分类启用的高级安全功能； 在文档云中都可用。

该套件最重要的工具之一是Adobe Scan，这是一个Android和iOS应用程序，可让用户通过智能手机相机捕获图像。 Adobe最近在其工具库中添加了Adobe Sign，该工具使用户可以共享，电子签名，批准和管理文档。 在Adobe Sign的保护下，有几个新功能可将您的手机转变为工作流管理中心。

“人们喜欢在移动设备上消费内容，但是他们也要求我们帮助他们创建内容并对该内容进行有用的处理，” Adob​​e Document Cloud的产品营销经理Lisa Croft说。 “移动是提供现代文档体验的机会。”

您可能不知道可以使用Adobe Document Cloud做以下五件事。

1.在没有触摸屏的情况下签署文档

使用Adobe Sign，您可以将签名的文本消息从智能手机上的Sign应用程序发送到桌面版的Document Cloud。 从这里，您将能够访问新创建的签名并将其应用于任何记录或文档。 这对于主要位于没有触摸功能的台式机的工作人员尤其有用。

例如，假设Sam在他的桌面上，但他更喜欢在移动设备上签名文档。 通过单击“移动签名”选项，将提示Sam输入他的电话号码。 然后，在移动设备上向他发送“签名”提示。 他签名并单击“完成”，然后签名转移到他的桌面。 克罗夫特说：“这是为人们提供选择的一种好方法，但是无论他们使用什么设备，他们都可以选择签名。”

2.为您的电子邮件增添一点生机

过去，您会要求同事提供无聊的标准电子邮件签名。 借助Adobe Sign，您现在可以自定义电子邮件模板，以合并公司的徽标，字体和常规pizazz。 您可以使用横幅图像为签名请求添加一些样式，在签名开始比平常更频繁地投入使用后，营销部门将感谢您。

Croft说：“我们的竞争优势是我们的客户可以对签名体验进行完全的品牌化。我可以使用我的徽标和URL对其进行品牌化。” “但是现在他们可以向您推销以谈论新产品。”

3.享受更快的入职和客户服务

Adobe最近与ServiceNow和Microsoft SharePoint集成，将文档管理，客户服务和人力资源（HR）管理置于一个简单的控制台下。 有了这些结合，您就可以将Adobe Sign添加到ServiceNow和SharePoint中的任何工作流程中，包括新雇用协议表，商业合同以及对已解决的客户服务查询的响应。

过去，您会通过ServiceNow的电子邮件将文档推送给您的员工。 您的员工将打开该文档，使用Adobe对其进行签名，然后通过电子邮件将其发送给您。 您将打开文档并将其加载到ServiceNow中。 今天，您只需在ServiceNow系统中将文档发送给您的员工，他或她就可以在软件中留下自己的印记。

4.随处扫描

还记得过去收集业务收据的糟糕程度吗？ 您将收集所有收据，将其扫描到扫描仪中，将其转换为PDF，然后将其发送给财务专家。 如今，该过程变得更加简单。 现在，借助Adobe Scan，您可以将任何照相手机图像转换为PDF。 通过使用该公司的人工智能（AI）工具Adobe Sensei，Adobe Scan能够检测正确的图像边界，正确的透视图并去除阴影以使文本看起来清晰。

例如，您可以扫描杂志页面以拉出文本，分离图像并放大页面的特定区域。 保存后，它会自动上传到Document Cloud。 您还可以添加其他图像或删除原始图像。

5.编辑和调整扫描文本

也许更重要的是，Adobe Scan可以将打印或书写的文本自动转换为可以通过Acrobat Reader DC或Acrobat DC进行选择，复制或注释的数字文本。 这意味着您不必一页一页地滚动手写便笺来尝试解读别人在说什么。 使用Adobe Scan，便笺将转换为清晰易读的文本，您可以在其中搜索或复制并粘贴以在辅助文档中使用。

“与其他Adobe产品一样，Sensei是我们品牌的核心，” Croft说。 “有了它，您实际上可以对扫描进行更多处理。您可以使您的内容变得智能且可搜索，然后将其移动到云中的数字工作流程中。任何带有打印文本或图像的内容都可以作为扫描的选项。共享它，然后执行其他操作编辑，或者如果需要的话，甚至可以将其带入其他工作流程或生态系统中。”

6.通过文档分类提高安全性

这需要将Acrobat DC添加到您的Adobe Cloud配置中，但是这样做的好处是值得的。 启用Acrobat DC后，您将获得广泛的分类功能，即使在您的办公场所或云边界之外，也可以确保文档和数据的安全。 例如，您可以将安全控件嵌入机密PDF文件中，该文件需要密码或证书才能访问文档。 或者，您可以要求通过数字ID或权限检查来确认发件人。 通过采用数据分类，您可以根据所创建的文档类型，在策略上添加此类安全措施。 管理员可以在Acrobat DC中创建此类策略，将特定的安全功能分配给某些类型的文档。 将来创建此类文档时，这些控件将自动实现。

您可以通过使用诸如Microsoft数字版权管理之类的工具来实现类似的功能，但是它们通常需要将来自不同供应商的多个解决方案整合在一起。 将所有内容作为Adobe Document Cloud的一部分不仅容易，而且还可以确保以最少的前期麻烦来使用这些高级功能。