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如果您要管理典型的中小型企业（SMB）办公室，那么从正确的一年开始就很重要。 中小型企业需要迅速采取行动，以应对新的机遇，并且要有坚实的办公基础来开展这项工作对于成功至关重要。 幸运的是，确保您的业务处于最佳状态可以很快完成。 没错，这是审计的聚宝盆。 只是要庆幸的是，他们都不来自国税局。 请遵循以下六点清单，您的办公室将随时准备应对2016年可能带来的挑战。
1.准备纳税季节
在商业世界中，您实际上总是准备以一种或另一种方式纳税。 但是，年初（如果与您公司的财务年度一致）尤为重要。 首先与您的财务负责人坐下来，对去年的帐目进行全面审核。
当然，当在同一句子中使用单词“ audit”和“ finances”时，您可能会流口水，但要克服它：我们并不是在谈论安逸的IRS代理商。 这是一项旨在使您，您的领导层以及任何现有或潜在投资者的财务审计，并且通过扩展您的组织，可以按应有的方式运作。 您正在验证过去一年的数字，评估业务和财务程序，并将实际发生的事情与预期发生的事情以及报告的发生情况进行匹配。 您可以由内部会计主管或外部公司或CPA进行审计。 您甚至可以组建一个小型工作组来完成工作。 您要寻找的包括：
上一年的所有收入以及来自什么来源的收入，
上一年的所有支出，使用何种付款方式，向哪些收款人分配以及分配给哪个预算； 特别注意办公室，技术，第三方服务和业务基础架构支出，
银行对帐单评论，
国税局和州/市政税（如果有）备案审查，
验证是否遵循了正确的会计程序； 如果不是，请理解原因，因为可能是由于特定的业务流程可能需要修订，以及
将审核结果放入一份紧凑的报告中（这是您本年度希望实际使用的一种工具，因此请使其简短，有条理且有价值，不要花太多时间就找不到任何东西）。
正确完成后，此审核不应超过一周，并且其报告提供了一个基础工具，可用于从采购计划到销售目标的所有内容。
2.硬件审核
从办公室经理的角度来看，知道钱在哪里只是第一步。 现在，您还需要知道其他所有内容。 从技术硬件开始。 这听起来似乎很明显，但是它正迅速成为许多SMB的危险区域，尤其是那些倾向于中型企业而不是小型企业的中小企业。 这是因为短语“自带设备”（BYOD）。 如此之多的IT专业人员讨厌，并且如此多的用户雇用来利用他们可以从任何来源获得的任何硬件，并且通常以奇怪或de回的方式付费。 至少将这些信息放入一个有组织的电子表格中，您可以在今年和明年的整个年度中参考这些信息。 更好的是，将信息放入专用的桌面管理应用程序中，例如Microsoft System Center Configuration Manager或MMSoft Pulseway。
从第1步的审核报告开始，因为这应该提供您购买的硬件的正式清单。 然后，跟踪实际使用的设备（可以确保您会发现一些惊喜）。 一些员工将使用他们付费的个人设备来工作，而另一些员工将使用消费者设备进行公司支付的工作和个人任务。 找出谁拥有什么，是否正确使用它，这将帮助您决定是否有更好的付款方式。
而且，一旦您厌倦了这些新技术，别忘了进行传统的硬件审核，以查找即将到期或使用寿命终止的PC，服务器，打印机和其他办公硬件。租约，所以您知道今年和何时需要更新。 与硬件销售代表和您的会计部门一起制定退休计划，以淘汰此较旧的硬件并将其替换为新的硬件。
3.软件审核
软件审核的基本目标与硬件审核的目标相同：查找已安装的产品，安装的位置，付款方式（即分配的预算）以及即将更新的许可证或订阅。 请务必在日历上标记这些。
就像硬件审核一样，现代使软件审核变得更加复杂。 与使用个人设备进行工作的员工相似，许多员工也在使用自己的基于云的服务。 之所以会发生这种情况，是因为一个用户决定注册一项特定服务，甚至整个团队都在他们之间部署了云服务。
通常，这些服务是通过分配给个人或公司信用卡的经常性费用来支付的，并且会计工作很难弄清楚要购买的商品。 这可能带来会计错误，但是与这些云服务要求用户下载软件的潜在IT问题相比，这些错误很小（不仅未经IT测试，而且完全绕开了它们）。 根除此类软件，确保已正确付款，然后决定是保留该软件还是用更有效的解决方案代替。
在更传统的方面，使用软件审核来特别注意安全软件-防病毒，虚拟专用网（VPN）和加密是三个示例。 这些是解决方案的构建基块，如果许可证滑落，它们可以停止进程，因此请确保您知道何时需要更新许可证和订阅以及哪些用户将需要它们。
在软件审核时间附近，检查数据备份和数据安全过程也是一个好主意。 这通常涉及硬件和软件，但这是大多数软件过程的要求，因此请不要小看。 请测试备份和灾难恢复（DR）计划的运行，以确保它们仍然有效，审核本地和云中备份的数据以确保其没有损坏，并查看您去年为这些解决方案支付的费用，看看是否可以做得更好。
4.网络审核
您将需要您的IT主管来帮助您完成这一工作。 网络审核使您能够：
了解您当前正在使用的网络基础架构（物理和云中），
将基础架构与在其上运行的业务流程进行匹配以验证容量，以及
不仅要评估您要付款的金额，还应该评估您是否要付款。 这对于所有Internet和移动网络提供商特别重要。
分析您的Internet连接，不仅连接到办公室，还连接到任何外部Web服务器，云服务或远程办公人员和远程站点。 您是否获得了所支付的性能？ 如果您的内部IT部门不确定如何测试此信息，请与第三方网络顾问联系。 最后，确保IT更新您的办公室路由器，交换机和其他网络硬件，以便它们运行最新的固件-并在将其全部推出之前，确保已使用您当前的关键业务应用套件进行了测试。 如果您有在家中连接的远程站点或通勤者，请确保其网络硬件也已刷新并且安全。
5.在办公室里走走
这听起来像是翻转，但这是一个严肃的步骤。 您无法通过电子表格或管理仪表板找到所有需要了解的业务信息。 起床并参加游览。 与员工讨论他们的工作方式，特别是团队和流程负责人。 了解工作的完成方式不仅是为合适的工作部署合适的工具的关键，而且通常是发现节省或增加收入的新机会的关键。
从更平凡的一面来看，应评估一下办公室的外观和功能。 注意：
办公家具，
休息室用品和厨房用具，
会议室白板，屏幕，电话和
共享的办公设备-碎纸机，打印机，传真机。
确保这些东西都是必要的，运转良好，并存放有操作所需的耗材（例如，碳粉，纸张等）。
6.分析您的业务和营销计划
您对这些数字不屑一顾。 现在是时候振作起来，着眼于组织的全局，这始终是从业务计划开始的。 与您的领导人员坐下来，详细讨论您的计划。 您在应该去的地方（意思是您的计划说的应该去的地方）吗？ 您做生意的方式仍然是最有效的吗？ 询问此问题，而不管业务是否处于最佳状态； 总会有更好的方法。 列出您的业务流程，就这些流程向关键员工进行咨询，逐步进行规划，然后对其进行详细考虑。 您是否可以使用更有效的工具，软件或服务来提高竞争力？ 合适的人从事这些工作吗？ 流程是有效的还是多余的？ 这里的目标不是解雇人员或微观管理。 这是要全面了解您的业务如何运作，从零开始。
用类似的眼光看一下去年的营销计划。 检查结果，并在将结果与费用进行比较时询问您是否真的应该在哪里。 您的弱项在哪里，如何改善？ 请特别注意：
市场调查，
促销和广告，
活动，以及
新闻关系。
作为此练习的一部分，请不要忘记分析您的Web和在线社交网络配置文件。 他们能找到合适的客户吗？ 他们是最新的吗？ 产品或服务说明，价格甚至主管名称是否已更新？ 大力检查这些详细信息，因为没有比关闭他们认为没有维护的网站更快地关闭在线客户的了。
当然，编写这六个步骤比编写它们要容易。 毫无疑问，我们正在谈论大量的工作。 但是，如果您放任自流，并找到合适的人来帮助，那么这一切都可以在几周内完成。 在接下来的两个星期中，这两个星期可以为您的业务支付可观的流程，费用甚至利润红利。
