带上自己的云：今天您需要知道的

随着消费者越来越熟悉传统上用于工作场所的设备和软件，IT部门必须建立最佳实践和严格的规则，以维持有效且安全的员工运营。 移动设备管理（MDM）软件可以帮助IT部门监视和管理员工如何使用个人智能手机和平板电脑进行远程工作。 但是，没有神奇的工具可以帮助IT控制员工在工作场所中如何使用软件即服务（SaaS）产品。

例如，人们每天都会将带到工作场所的云存储和文件共享工具（例如Box和Dropbox）以及文档创建工具（例如Google Docs和Microsoft Word）轻松访问。 您的公司如何选择使用这些不同的工具取决于您要实现的目标。 您可以A）限制使用不符合公司理念的软件，或者B）让员工根据自己的偏好和经验选择自己的云产品。

后一种现象被称为Bring-Your-Own-Cloud（BYOC），带来了一系列特定的挑战。 我与云迁移专业公司AvePoint的高级产品营销经理Shyam Oza谈了有关公司如何准备实施自己的BYOC政策的问题。

挑战1：数据安全

奥扎说：“从广泛的角度来看，BYOC既是福也是祸。 “ Box，Dropbox和OneDrive非常适合与家人共享注册表，并上传文件和照片。但是让大型组织担心的是，拖放敏感的知识产权和预发行内容等内容同样容易。 ”

借助业务购买的软件，公司可以收紧限制并监控使用情况。 组织可以强制执行多因素身份验证（MFA），数据加密，复杂密码，水印文档，甚至远程擦除数据。 但是，如果在没有IT监督的情况下使用这些工具，则这些工具将限制公司控制内容去向的能力。 当内容离开防火墙后，您也将无法查看内容的内容，以及将其上传到员工的云帐户后如何对其进行保护。

解决方案： “ IT需要直接与业务线集成，” Oza说。 “他们需要在企业面前宣传自己喜欢的技术……然后希望尝试制定一个标准。”

例如，如果公司80％的公司使用Dropbox，而公司20％的公司使用另一个存储和共享平台，则公司应提供午餐和学习课程，以鼓励少数群体转换为首选的系统。 Oza说：“除非您愿意使用特定的工具（在这种情况下您实际上并没有实践BYOC），否则您必须提出公司首选工具的价值主张。” “这并不是说你可以走进别人的立方体，说'你必须使用这个工具。' 您必须向他们解释，使用或询问他们所遭受的痛苦比较容易，因此您可以从解决问题的角度来解决问题，而不是成为独裁者。”

归根结底，IT知道任何员工可访问的数据都存在可接受的风险水平。 笔记本电脑不见了。 电话被盗。 但是，如果您可以将尽可能多的人转换为您的首选系统，则可以通过不完全删除BYOC策略来使少数群体满意。

挑战2：合作

在您的企业中成千上万的人使用多个平台进行在线协作时，必然会出现这样一种情况，即快速访问数据的需求比员工首选的软件更加重要。 考虑一下：您的西海岸销售团队希望将文件传输给您的东海岸营销团队。 由于两个团队都在不同的文件共享系统上，因此在可以访问文件之前，必须有人创建一个新帐户，然后学习动态浏览新系统。

那可怕的客户会议呢？ 当一名员工创建演示文稿，遇到紧急情况而不能参加时会发生什么？ 您可能会遇到一个不熟悉演示文稿格式的人，笨拙地尝试访问和演示文件，而客户端却一直盯着他们的手表。

解决方案： “主要问题之一是IT部门无法进行很多工作，” Oza说。 “ IT不能只等人们抱怨。IT需要深入了解业务流程和业务工作流程，以将自己插入中间，以说服员工使用相同的工具，或者使他们意识到他们可能遇到的潜在问题。碰到。”

如果员工意识到在出现问题之前要格外小心，那么他们可以设置适当的突发事件以确保操作永不受影响。 因此，如果您知道两个潜在的演示者使用不同的演示工具，则IT可以在大客户会议之前对这两个演示者进行培训。 无论发生什么情况，演示都将顺利进行。

Oza解释说：“在Avepoint内，我们极力鼓励销售团队将内容更新到OneDrive for Business中，而不是发送电子邮件或添加到Dropbox中。” “每当收到带有附件的电子邮件时，我们都会用一张写有“将此内容上传到SharePoint或小猫将其接收的照片”作为回应。……几周后，我们开始收到一封电子邮件，上面写着“看，我分享了通过SharePoint”。 这是解决问题的一种有趣的方式。”

挑战3：整合

我在挑战1和挑战2中讨论的大多数问题都是针对没有固定IT策略的小型公司。 但是，在规模较大，跨多个办事处和地区运营的公司中，IT的运作很可能是孤岛，而不是一个全球团队。 在这种情况下，您会发现正在使用多种版本的商业软件，例如客户关系管理（CRM）和费用管理，这是因为有人更喜欢某个特定的系统，或者是因为区域办事处从未聚在一起决定一种工具。 这是一个巨大的问题，最终可能需要C级人员来解决，可能是通过强力武装公司来选择一个系统。

但是，如果您的公司希望给特定的办公室甚至部门提供自由选择他们喜欢的系统的自由（或者您想要连接到为特定员工任务设计的其他类型的软件的工具），那么有多种方法可以确保您的数据不会变得孤立无援。

解决方案： “ IT部门必须做出决定，向开放且愿意连接的技术提供商进行投资……您应该入围的解决方案是连接器最坚固的解决方案。” Oza说。

这包括具有开放应用程序编程接口（API）的拣选系统，使开发人员能够创建两个软件之间不存在的连接器。 如果您没有开发人员，那么您应该寻找与您的旧软件集成最多的工具。 为此，请寻找与您员工决定自行使用的任何软件的集成。