井井有条：Gmail的最佳做法

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• 井井有条：Gmail最佳做法
• Gmail存档，批量操作，实验室

Gmail是最受欢迎的电子邮件服务之一。 无论您将其用于个人交流，工作还是两者都使用，如果您了解一些核心功能的工作原理，就会从中受益匪浅。

每周一次的本期《 Get Organized》系列介绍了Gmail的几个签名功能，并说明了如何最好地使用它们来有效地组织电子邮件帐户，从而提高工作效率。

消息线程

如所有Gmail用户所知，持续的电子邮件交换被堆积为一个线程。 线程中的消息数始终显示在交易所名称摘要旁边的括号中（如果有的话，线程数）。

邮件线程是我最喜欢的Gmail功能之一，因为当六个人回复一封群组电子邮件时，我看到的只是一个未读线程，而不是六封未读邮件。 我内部化的是，有一个讨论需要引起我的注意。 如果看到六条未读的消息，我会感觉到六件事需要我注意。

当您打开一个线程时，您已阅读的消息将保持折叠状态，而未阅读的消息将展开。

最佳实践： 管理线程的最佳技巧之一是在不偏离主题的情况下保持线程完整。 当他们确实更改主题时，只需在回复时更改主题行即可启动新线程。 您不必重新发送新邮件。 所有收件人都将包含在新线程中，并且您的通信历史记录仍将存储在消息本身中，当您将鼠标悬停在消息上时，该消息下会显示省略号（显示以下内容），以使任何人都可以参考它。

标签

如果只有一项功能可表示Gmail，那么它就是标签。 了解标签的方法是描述它们不是什么：文件夹。 Gmail中的标签通常看起来像文件夹，并且在某种程度上可以达到相同的目的。 但是标签从根本上不同于文件夹，将标签误认为文件夹将确实限制了Gmail的功能。

首先让我解释一下文件夹。 电子邮件文件夹通常以树状结构设计，可以添加子文件夹，其工作方式与实际文件夹相似。 您将内容归档到其中。 如果有消息要归档，则只能将其归档到一个文件夹中。

乍一看，Gmail中的标签看起来非常像文件夹。 创建新标签时，它会出现在左侧栏上，类似于在Yahoo!中将看到文件夹（无论如何都具有默认设置）的位置。 邮件，Hotmail和Outlook。 这些Gmail标签也可以分配颜色，使它们看起来更像文件夹。

那有什么区别呢？

任何给定的消息线程可以具有多个标签，例如“工作”，“ 2012年10月”和“紧急”。 Gmail还自动为您提供两个标签：星号和“重要”，由直接发送给您的邮件左侧的黄色标签表示，即不是listservs，s或其他群发邮件。

认为标签更像是标签。 以及您在左栏上看到的视觉标签-可以将其视为快速按钮，以对所有具有特定标签的邮件进行排序。 请注意，即使您的收件箱也只是一个标签。 单击左侧导轨上的标签时，您会看到新文本自动出现在顶部的搜索框中。

该文本有助于将搜索范围缩小到仅包含相关标签的邮件。 请记住，Google是Gmail背后的公司，而该公司是作为搜索工具成立的Google。

最佳做法： 在Gmail中自由使用标签，因为它们不能替代文件夹，而是一种对项目进行分类或标记并使其更易于搜索的方法。

超级用户应浏览“设置”区域以配置更多高级标签属性。 例如，您可以设置规则或过滤器以将某些类型的邮件转移到标签，并仅在包含未读邮件的情况下在左侧窗格中显示该标签。