为新的工作场所伤害报告规定做好准备

布鲁克·齐梅特（Brooke Zimet）亲眼知道弄乱填写工作场所安全表格的感觉是什么。 今天，Zimet是美国人力资源管理协会（SHRM）认证的高级专业人力资源（HR）顾问，也是俄勒冈州波特兰市TalentShip LLC的所有人，但在担任人力资源助理的第一份工作中，她的雇主因Zimet曾被罚款而被罚款。当工人生病或受伤时，没有教过如何正确完成职业安全与健康管理局（OSHA）的记录。 OSHA检查员的突击检查发现了她的错误。 齐梅特说：“如果以前从未发生过，那么很多事情你都不知道需要知道。”

从2017年开始，对公司而言，正确制定工作场所安全文档将变得尤为重要。 届时，将启动一项新的OSHA法规，要求约750, 000名雇主以电子方式向该机构提交年度工人疾病和伤害报告，该报告将在其网站上发布。

对于雇主来说，遵守并不应该太困难。 但是，正如我从技术供应商和行业内部人士那里了解到的那样，公司不能仅仅依靠HR软件来完成这项工作。 而犯错甚至是彻底犯错可能会再次咬你。

人力资源技术供应商研究软件更新

新的OSHA法规于5月初完成，影响到拥有250多名员工的美国公司，以及数十个高风险行业（包括建筑，杂货店，制造和养老院）中拥有20名或以上员工的公司。

根据新的规定，OSHA将在其网站上发布工人安全数据，以期“公开披露工伤数据将鼓励雇主加大力度预防与工伤有关的疾病”。 新规则指示雇主通知工人如何举报伤害，并防止他们对员工进行报复。

OSHA发布更新后的法规后，我与六多家技术供应商进行了签到，其中包括本地和基于云的HR管理以及考勤软件的供应商。 我想知道他们是否正在计划更新以帮助客户合规。

我收到了各种各样的答案。 工资处理巨头的发言人说，ADP正在努力增加这项功能。 SAP SuccessFactors Perform and Reward发言人表示，该公司的“员工中央时间和出勤”模块可以配置为按类型跟踪和汇总缺勤情况，包括与工作有关的疾病和伤害。 但是，用户必须将数据下载为OSHA可接受的电子格式，然后才能传输到代理商。

其他人力资源技术供应商仍在弄清楚他们将要做什么。 BambooHR的高级产品经理Jonathan Rejholec希望在采取任何措施之前先了解客户是否认为这是一项重要功能。 在决定是否升级其UltiPro HR管理服务之前，Ultimate Software还采取了观望的态度。 Kronos正在为其Kronos SaaShr产品进行研究。 主要提供福利管理软件的PlanSource正在与与其合作的其他HR功能的技术供应商进行交流，以确定如何最好地解决这种情况。 GoCo的首席执行官Nir Leibovich是一家与Zenefits竞争的免费增值HR平台的初创公司，他正在尝试估算该法规将对他的客户产生多少影响。 GoCo的客户通常有五到300名员工，Leibovich说，他无法找到有关OSHA的高风险行业名称中有多少个规模的企业的数据。

商业和技术作家兼发言人菲尔·西蒙（Phil Simon）表示，如果人力资源软件制造商希望被视为ADP，Oracle，Workday等大型行业名称的合法竞争对手，他们将添加该功能。 另一方面，“我确定会有很多公司将其保存在电子表格中，或者不知道他们的人力资源技术可以做到这一点，”以前曾在人力资源技术供应商Lawson Software工作的西蒙（Simon）说。 Infor的一部分）。

清理数据，接受培训以及其他准备方式

如果从其购买的HR技术供应商未更新其软件以适应新的电子报告规则，则雇主并不会完全沉没。 与SAP SuccessFactors Perform and Reward类似，许多企业资源计划（ERP）和HR软件及管理系统已经生成了缺勤报告。 从那里，公司将不得不采取额外的步骤，将相关数据从系统中提取出来并转化为OSHA接受的形式。

在公司提交数据之前，他们必须确保数据干净。 达到这一点可能比听起来困难。 在某些组织中，当工人受伤时，工厂车间的主管或经理会填写事故报告或等待人力资源人员告诉他们该怎么做。 结果，有时表格没有正确填写或不完整。 西蒙说：“根据我的经验，百分之九十五的时间，该系统无法正常运行，因为有人没有关注数据质量。”

为了确保将来不会发生这种情况，公司可以让经过常规培训的人员定期填写工作场所安全表格。 俄勒冈州OSHA等州工作人员安全机构提供在线课程。 OSHA也通过OSHA培训学院教育中心（一个由机构提供授权课程的全国性非营利网络）提供服务。

Zimet说，组织还需要注意其共享的信息量。 在变更之前，雇主在谨慎和错误地报告方面犯了错误。 她警告说：“但是如果您现在这样做，您可能会受到处罚。您不希望发生很多事件和事故，因为这会触发检查。”

如果小型企业有必须遵守新规定的更大的竞争对手，Zimet表示，这可能会在他们的行业中引发更多的OSHA调查。 她说：“因此，小家伙们也需要保持合规性。”

Zimet为多家医疗保健和幼儿教育公司的员工（或签订合同）工作，OSHA认为这两个行业的工作场所疾病和受伤风险很高，因此检查频率更高。 她认为这些年来至少经过了八次检查。 如果新的在线报告规则触发了OSHA审核，她建议公司创建一个清单，供记录保存者参考。 该清单应包括存储数据的方向以及OSHA在审核中通常提出的问题。 她说：“这很简单，就像在公司内部网上设置安全部分或创建维基一样。” “很多公司的活页夹中的东西已经过时了。