行业洞察力：文档管理将走向何方？

文档管理（DM）工具使业务用户不仅可以编辑文件，还可以转换内容创建，简化工作流程以及整体上组织更有条理的业务。 这些通常使用PDF文件的工具已经无处不在，以至于您可能在日常工作中都使用DM管理，而无需多加考虑。 尽管如此，该领域一直在不断发展和现代化。

我们最近与创始人Eugene Xiong进行了交谈 和 福昕软件公司（Foxit Software Inc.）董事长，内容涉及PDF技术的竞争格局正在如何变化，以及无所不在的技术在业务方面仍然面临的一些挑战。 在我们的讨论中，我们介绍了DM的当前方向以及有关空间中智能功能的一些预测。

PCMag（PCM）：在接下来的18个月中，您对DM空间的整体发展有何看法 ？

熊gene（EX）：我们所看到的一件事 尤其是 DM越来越注重给个人文档新的身份感。 当今的标准DM系统很难拥有完整的数字化工作流程。 有时您必须从系统下载文件，然后使用其他工具来处理它。 在这种情况下，该文档完全不受文档系统的控制。

几年前，我们开发了一种称为 已连接PDF 。 基本思想是，如果我们利用文档中嵌入的连接，它将为文件赋予更多含义。 连接的PDF的工作方式如下：共享文档后，创建者可以跟踪谁收到了该文档，他们对该文档的处理方式以及查看任务何时完成。 它还为单个用户提供了强大的访问控制。 这都是实时发生的。 您甚至可以在发送文件后配置PDF权限。

在这里，我们意识到DM空间不断变化的局面在于赋予公司更多的PDF控制权，并使其比标准文档更具“活力”。 我认为，将来，在您提到的时间范围内，在一到两年内，我认为DM系统将转移重点 到 文件本身。 这将是趋势，而不仅仅是拥有无法协同工作的不同系统。 那就是我们希望做的：基于开放标准以及云服务将文档提升到一个更自由的空间。 我们建立了一个云，将所有不同的文档连接在一起。

PCM：什么样的技术将来会影响DM？ 您看到PDF空间实现了人工智能（AI）功能吗？

EX：实际上，我认为这不合适。 PDF中有很多非结构化数据。 如果仅获取各种不同的PDF并将其放入AI引擎，则不会产生有意义的结果。 实际上，我们想要做的是稍微了解文档，因此，从创建文件开始，我们为文档分配一个ID。 这样一来，文件就可以旅行到不同的地方，并了解人们对文件的处理方式。 一旦有了关于文档的足够数据，我们就可以通过查看一些更结构化的数据来应用AI。 这将产生 许多 更有意义的结果。

文档本身包含所谓的非结构化数据。 以可靠且一致的方式从PDF白皮书中提取数据非常困难。 我认为这几天在您的公司推广AI很容易 产品 因为这是一项非常令人兴奋的技术。 事实的真相是，文件仅设计用于人类消费。 他们拥有大量的非结构化数据，而当前的AI技术无法有效地解密这些数据。 话虽如此，我们将看到更多提取结构化数据的计划，例如价格信息，标题和名称，这将为用户和管理者带来更有意义的文档智能。 在提高知识工作者的生产率方面，它将提供更大的帮助。

PCM：中小型企业（DMB）在使用DM时应该考虑什么？

EX：这是一个很好的问题，小型企业需要对DM进行大量思考。 福昕本身并不是一个大企业。 我们自己仍然是SMB。 即便如此，我们仍然看到组织内部以及我们与其他公司之间交换了大量信息。 答案是建立一个基于云和基于Web的完整文档解决方案。

很多小型企业在谈论DM时可能会感到害怕。 他们必须付出很多钱，还要付出大量的努力来部署，配置和维护 那种 DM系统。 我们看到，在不久的将来，包括我们在Foxit的我们在内的许多提供商都将提供完整的解决方案-不仅是DM系统，而且是文档生产力工具。 我们有一个易于使用的，基于浏览器的PDF版本，与其他任何产品一样，它提供了所有自定义功能，但无需额外安装。 较小的企业应该专注于为其PDF操作采用更轻便，更明智的解决方案。