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根据SpringCM的最新报告，有64％的公司表示合同批准流程导致交易停滞。 组织面临的最大挑战是管理合同工作流程并获得主要利益相关者的批准。 调查显示，公司面临的最大障碍是缺乏管理和执行合同的流程。 60％的公司正在使用电子邮件来管理合同，而只有32％的公司正在使用合同管理工具。 6％的公司表示根本没有合同管理流程。
“试图通过内部和外部批准流程来获取合同只是一种惨痛的经历，” SpringCM的首席战略和联盟官Erik Severinghaus说。 “合同从根本上讲是非结构化的数据，您要在两个不同的组织之间使用两组不同的工具和流程来进行工作。最终，如果您通过电子邮件和附件执行合同，那么将不会有人看到该流程，没有人可以优化流程。”
SpringCM首席市场官Will Wiegler说：“如果您调查问卷以及受访者面临的最大挑战，则前四个是工作流程，生成新合同，跟踪和批准。这些都是固定的业务流程。通常，人们甚至都不知道合同在哪里。它在谁的收件箱里？下一个是谁得到的？”
（图片来源：SpringCM）
合同管理可以做什么
合同管理工具使企业能够存储，跟踪，重新编制和运行基于合同的数据的报告。 这通常涉及基于云的软件，该软件可以自动读取和聚合数据，并在需要对特定合同采取行动时向利益相关者发送警报。 Severinghaus说，试图在没有软件的情况下管理这些流程的公司正在努力从多达七种或八种不同的文档或文件类型中收集数据，然后将这些信息转换为标准化的合同或发票。 在这种情况下，他解释说：“肯定会有人为错误。”
实际上，即使是利用合同管理软件的公司也仍在努力避免常见错误。 受访者称，百分之九十二的合同管理错误是人为原因。 7％的公司表示人为错误经常发生。 Severinghaus说：“推销员喜欢与客户交谈，喜欢建立关系，但他们通常讨厌数学，算术，财务和在不同系统上进行数字转换的人工工作。” “如果您要求他们手动移动这些内容，那么在过程中看到错误就不会感到惊讶。”
（图片来源：SpringCM）
在接受调查的所有企业中，有四分之一表示IT参与了合同工作流流程，此举可能有助于抵消日志记录和处理合同中涉及的一些人为错误。 在合同管理软件供应商与潜在客户交谈之前，IT部门通常与业务分析师合作，以帮助定义标准化的工作流程，该流程应考虑到业务流程，技术以及将两者结合在一起的所有先前问题（例如，为什么电子表格无法转换为发票）。
例如：我们审查过的最佳合同管理工具提供了诸如工作流自动化，应用内聊天功能以及电子邮件警报之类的东西，这些警报可以在需要采取合同时向人们发出警告。 其中一些功能可以在Agiloft和Mitratech完成合同以及SpringCM等编辑选择工具中找到。
这些功能还可以帮助缩短合同周期并节省公司资金。 调查受访者的典型合同周期为一到两个月（33％）。 22％的受访者表示，他们的合同周期持续了四个月以上。 20％的受访者表示，使用合同管理软件已节省了业务成本。
未来合约管理
当您将诸如人工智能（AI）和机器学习（ML）之类的新兴技术添加到组合中时，合同管理有可能对用户更加有利。 Severinghaus说：“人工智能将变得异常重要。” “在新兴的用例中，AI允许相互保密协议。AI可以进行基本的合同审查和合同分类。”
不幸的是，人工智能无法解决开发合同管理流程的艰巨挑战，这是迈向自动化的第一步。 Severinghaus说：“与AI解决业务流程挑战相比，我们还有一段路要走。” “新技术应运而生，每个人都认为这将是魔咒。由于这种技术已经存在，他们认为我们不必付出艰苦的努力并分析我们的业务流程。在这一点上，特别是人工智能在人们所说的他们已经赢了“不必做艰苦的工作，因为AI会为我们完成神奇的工作。实际上，AI是依赖结构化数据和结构化流程来训练这些算法的系统的缩影。”
缺乏标准化的原因是，诸如SpringCM之类的公司甚至在与供应商交谈之前就要求企业制定合同管理流程。 韦格勒说：“没有程序是所有阶段问题的根源。” “没有合同管理流程，就无法扩展业务。” Wiegler说，要开始整理合同管理流程，企业必须问自己以下问题：“您现在在做什么？根据可以确定的流程可以构造什么？” 一旦确定了流程的过去和现在应该是什么，就可以与IT和软件供应商合作创建一个有效的系统。 或者，正如韦格勒所说：“如果不首先了解某项内容，就无法实现自动化。”
SpringCM对1, 409名受访者进行了调查，其中32％来自员工人数少于100名的公司，其中16％来自员工人数超过8, 000名的公司。
