井井有条：11个技巧，可以更有效地管理电子邮件

电子邮件可以使我们感到自己正在竭尽全力。 您的收件箱页面长吗？ 您是否每天都开始阅读电子邮件，以为您会回复最重要的消息，而只是抬头看一看已经过去了一个小时，而到目前为止您什么也没做？ 每隔几天您的电子邮件空间是否用完了？ 电子邮件感觉像是生产力倍增器或生产力杀手？

只需几个简单的技巧就可以提高处理电子邮件的效率，因此您不会感到烦恼。 这些技巧中的一些技巧依赖于大多数电子邮件程序中的功能，而其他技巧则可以改变您自己的习惯，从而使您与电子邮件之间的日常互动很少，可以帮助您继续进行管理。

考虑一下它，就像清洁牙齿一样。 日常牙齿卫生和去看牙医之间是有区别的，但是您必须同时做这两项。 您应该每天刷两次，每天用牙线一次，这些习惯对于保持牙齿健康非常重要。 每六个月，您还应该去看牙医，以进行更彻底的清洁，X射线检查和其他预防性护理。 日常卫生可防止出现更大的问题。 拜访牙医可以帮助您发现并纠正新出现的问题，以免它们失控。

当然，即使有牙齿，也会出错。 事故可能会把它们击倒，或者您的基因可能最终影响它们，就像一个新项目或职位变动可能突然导致电子邮件爆炸一样。 无论如何，这并不意味着您应该定期停止使用牙线或看牙医，也不必每天清理电子邮件。 如果遇到意外问题，您仍然需要遵循良好的习惯来检查一切。

当您在短期内更改与电子邮件的交互方式（何时，如何检查电子邮件，删除邮件的频率等等）后，从长远来看，这将使您的生活变得更轻松。

以下是一些使电子邮件减轻负担的重要技巧。 让我警告您，这些技巧是基于常识的，并不提供魔力，这意味着它们不会打动您的大脑，也不会在一夜之间引起您的轰动。 但是两者都不会使用牙线。

1.首先删除

打开收件箱时要做的第一件事是扫描以查看可以删除的内容。 查看主题行和发件人。 是垃圾吗？ 这是一封您永远不会阅读的促销电子邮件吗？ 您的同事是否在主题行中说，他们今天将退出会议，并且电子邮件正文中的其他任何信息几乎都与您无关？ 如果是这样，请将其丢弃。

您确定不重要的所有邮件均应选中并批量移至垃圾箱。 如果您在某个特定的早晨并不着急，您甚至可以尝试确定一位或两位普通电子邮件退订者。

为什么首先执行此步骤很重要？ 立即删除不相关的消息时，可以更轻松地查看其余消息。 当您看到其余消息时，可以更快地对重要消息进行分类。 如果您可以将每天收到的邮件中的百分之五或百分之十识别为“极有可能不需要采取措施”，以便您可以立即将其删除，那么您的状态就会好得多，可以开始新的一天。

2.使用多个电子邮件地址

我无法忍受营销电子邮件或运输确认，更不用说我的银行提醒我已经设置了自动付款的信用卡帐单付款了。 （错误）所有这些邮件都会使我的收件箱混乱，并且使我很难发现重要的电子邮件，除非我有处理这些邮件的策略。

对于所有这些不重要的邮件，我都使用单独的电子邮件地址。

有几种方法可以做到这一点。 为此，您可以完全设置一个新的电子邮件帐户，这就是我的操作方式，也可以使用当前帐户创建别名地址。 大多数电子邮件提供商都允许您这样做。 然后，您在电子邮件帐户中创建一个规则或过滤器，以便所有发送给别名的邮件都跳过收件箱并进入另一个文件夹。 称它为收件箱2或重要性低或任何您想要的名称。

为此目的使用单独的电子邮件地址的一个好处是，您可以将这种垃圾邮件（有时称为灰色邮件）与重要邮件分开存放。 此外，如果一家公司将您的电子邮件地址出售给另一个通讯组列表，则任何新的和不需要的营销消息也将不会出现在您的主收件箱中。 第三个好处是您不必被这些消息分散注意力，因为您必须登录另一个电子邮件程序或导航到其他收件箱才能访问它们。

3.写短

撰写电子邮件时，说出您的意思，清楚且简洁。 为什么？ 撰写简短内容可以帮助阅读您的邮件的人指出重点并更有效地处理其电子邮件。 他们可能会接受您的语气并以实物形式答复，这将使您的生活更轻松。

在某些情况下，需要完整的句子和正式的语言，但是片段在电子邮件中可能非常有效。 合理使用它们。 语法警察不会跟着你。 当然，有时您需要非常详细，并充分利用电子邮件的纸张跟踪功能-记录了所有内容。 但是，一般来讲，默认使用简洁，清晰和直接的语言。

并非每个人都精于简洁，它可能会变得简单。 为避免听起来不友好，您可以添加表情符号或感叹号。 或者只是简单地让人们知道您在电子邮件中尽量做到简洁，他们不应该个人化。

4.使用组或通讯组列表

如果您反复向同一组人发送消息，请设置组或电子邮件别名。 在Outlook中，它称为通讯组列表。 在Gmail中，转到“联系人”（contacts.google.com），选择要添加到群组的人，然后单击标签图标。 给您的小组起个名字。 保存后，您可以键入该名称以自动向组中的每个人撰写邮件。

使用群组不仅可以节省时间，因为您无需在邮寄群组时键入每个人的姓名，而且还为您设置了易于删除的策略，正如我稍后会解释的那样。

5.创建模板或罐头响应

如果您一遍又一遍地发送一条消息，请不要每次都从头开始写它。 通过调用模板或罐头响应来重复使用您已经编写的内容。

人们经常发送的一些消息示例如下：

• 感谢您与我们联系，但我不感兴趣，
• 确认收据。 谢谢，请告诉我您是否还需要我的服务，并且
• 这听起来像是我们法律部门的工作。 最好的联系方式是…

一旦设置了几个模板，您就可以回复通常会占用不必要时间的消息，而无需考虑太多，因此您可以继续进行更重要的工作。

6.重用主题行

通过模板和固定响应重用已发送的消息，可通过最大程度地减少书写来提高效率。 重用主题行可让您更轻松，快速地删除或存档旧邮件。 我将解释下一步。

7.排序以删除

数据限制可以偷偷溜到任何人，甚至是组织严密的人。 释放空间的方法是批量删除不需要的邮件。 您可以认为这是琐事，类似于去看牙医。 您不必每天都这样做，但是定期且定期地这样做将有助于防止更大的问题。 我发现三种删除方法特别有用。

首先，按文件大小或附件对已 发送的 邮件进行排序，然后丢弃不需要的最大邮件。 我专注于已发送邮件的原因是因为如果我发送附件，则很有可能我拥有该文件，因此我将另一个副本保存在其他位置。

第二种方法是按主题行对发送的邮件进行排序，并查找您定期发送的邮件。 如果您每周发送一条主题为“今天下午4点清洁冰箱”的消息，则可以一次快速查看，选择和删除所有消息。

第三，按收件人排序您的邮件。 您可能有一些经常发电子邮件的同事，朋友或一群人。 您与他们之间发送的许多消息可能并不十分重要。 如果您不再需要它们，则一次选择多条消息，然后将其删除。

8.关闭通知，关闭电子邮件焦点

在屏幕上获得有关每条传入消息的警报的方式令人难以置信，令人分心。 我猜想，如果完全禁用电子邮件警报，绝大多数工人会更好。 仅在极少数情况下有用。 因此，请关闭您的通知。

同样，当您需要进行高度集中的工作至少30分钟时，请关闭电子邮件应用程序或其浏览器选项卡。 知道几乎没有人会遵循该技巧，这让我很痛苦。 实际上很少有人这样做，但是我希望我可以说服更多的人尝试。 想象一下，当您不被电子邮件分心时，找到流量变得容易得多。

回想一下您上一次离线工作的时间，无论是在没有Wi-Fi的飞机上还是互联网中断时。 或者，也许您是在没有很多其他同事的时区工作的，因此您一整天都没有电子邮件中断。 通过关闭电子邮件，您几乎可以复制不被打扰的体验，同时仍然能够根据需要访问其他在线信息。

9.自动选择自动回复

与上一个提示有关，假设您不会关闭电子邮件窗口，因为您担心有人会尝试与您联系以解决紧急事件，而您会错过它。 解决方法？ 设置外出或自动回复消息，内容为：“如果这是非常紧急的事情，请发短信/致电/向我发送消息…”，并提供您的电话号码，备用句柄或偏好的电话通讯。

10.删除！ 或将邮件归档到文件夹中

取消删除电子邮件通常是一个好愿望，却没有兑现。 知道什么时候放手。 如果您可能永远不会对邮件做任何事情，请不要挂在邮件上。 在收件箱中留下不重要的消息会毫无用处，令人分心，只会让您想起在理想环境中想要做的事情，但不能做到。

他们不会因为在您的收件箱中而帮您任何忙。

如果删除邮件似乎很麻烦，请改为将其移动到新文件夹。 将该文件夹称为“待定”或“良好意愿”。 重要的是将它们从收件箱中取出。 等待几个月。 查看您曾经挖过或回应过的人数。 如果答案为零，则可能首先要重新考虑将其删除。

11.定期清空垃圾箱

定期清空垃圾桶。 删除垃圾会清理空间。 大多数电子邮件程序（包括Outlook）都具有用于在退出应用程序时自动转储垃圾的设置。 如果您不记得要丢弃垃圾，建议您启用该功能。

大多数人可能不需要每月一次或每季度一次清空垃圾箱。 太频繁地删除垃圾箱是有危险的，因为垃圾箱是您抢救您认为不需要的电子邮件的地方，但事实证明您确实如此。 我通常是在我放入垃圾箱的同一天，从垃圾箱中救出了许多邮件。

如何拉紧急绳

现在，如果您迫切希望收件箱干净整洁，这是您可以尝试的最后一个技巧：

1.创建一个新文件夹。 在2019年7月之前（或当前月份和年份）将其命名为Old Inbox或Mail。

2.选择收件箱中的所有内容。 全部移动到新文件夹。

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Voilà。 您的收件箱为零，您甚至不必抛出一条消息。

没有人期望您在一夜之间检修混乱的收件箱。 逐渐适应一些积极的习惯。 请执行一些定期的操作，例如清空垃圾箱或批量删除已发送的邮件，以帮助您感觉自己正在取得进展。