成为电子表格专业版的22个Excel技巧

地球上很少有人会说他们已经完全掌握了有关Microsoft Excel的每件事。 它是全球首屈一指的电子表格应用程序，并且已成为行业标准近35年，取代了曾经古老的Lotus 1-2-3，它是1980年代第一款个人电脑杀手级应用程序。

Microsoft Excel在电子表格中的主导地位尚未得到真正的检验，当然还不能通过Corel的Quattro Pro（今天仍在WordPerfect Office Pro中出售），Apache或LibreOffice的开源工具甚至谷歌的Sheets（Google Drive的电子表格部分）进行测试。 ）。

这是有原因的。 Excel不仅仅是一个众所周知的品牌：它功能强大。 它几乎可以完成电子表格中可能要求的一切。 作为Excel 365订阅和其他方法的一部分，Microsoft Office 2019中提供了当前的Excel 2019版本，这是PCMag编辑的选择。

不只是数字。 很多人使用数据作为平面文件数据库来填充Excel的看似无限网格。 它可以使一个相对有效的联系人经理或成熟的客户关系经理。 尽管人们通常将Microsoft Word放在它旁边，但看到人们将其用作文字处理器并没有那么令人震惊。

几乎每个Excel用户都有一个共同点：不够了解。 有很多方法可以对数字进行切片和切块处理，使数据焕然一新，而且无法重新计算所有数字。 整本书都写在这个主题上。 但是，掌握一些更有趣，更复杂的技巧很容易，这将使您使用该程序的时间更加轻松，并使您看起来像办公室的高科技电子表格专家。 因此，请充分利用所有这些技巧来在Excel中脱颖而出。

换行符和包装文字

键入电子表格单元格可能会令人沮丧，因为您键入的文本的默认设置是永远继续，而不会回退到新行。 您可以更改它。 通过键入Alt + Enter创建新行（仅按 Enter即可使您退出单元格）。 或者，单击屏幕顶部“主页”选项卡下的“自动换行”选项 ，这意味着所有文本都将自动换行到您所位于的单元格的边缘。调整行/列的大小，然后重新换行以适合文本。



Ctrl + Shift选择

与使用鼠标和拖动光标相比，选择数据集的方法要快得多。 在要选择的第一个单元格中单击并按住Ctrl + Shift ，然后单击向下箭头以获取下面列中的所有数据，单击向上箭头以获取上面的所有数据，或单击向左或向右箭头以获取所有内容该行（当然是左侧还是右侧）。 组合方向，您将获得整列以及左侧或右侧行中的所有内容。 它只会选择带有数据（甚至是不可见数据）的单元格。 如果您使用Ctrl + Shift + End ，则光标将跳到带有数据的最低的右侧单元格，并选择介于两者之间的所有内容。 因此，如果光标位于左上角的单元格（A1）中，则仅此而已。 甚至更快：无论选择哪个单元格， Ctrl + Shift + * （星号）都将选择整个数据集。 （ 图片由xuuxuu在Pixabay上 ）



自动填充

这很容易理解，但是很容易被忽略。 您开始输入一系列重复的内容，例如日期（1/1 / 20、1 / 2 / 20、1 / 3/20等），并且您知道自己待了很长一段时间。 而是开始系列操作，然后将屏幕上的光标移动到最后一个单元格的右下部分-填充手柄。 当它变成加号（ + ）时，单击并向下拖动以选择所有需要填充的单元格。 他们将使用您启动的模式神奇地填充。 而且它也可以上升到一列，或者在行的左边或右边。

更好的是，您可以在没有太多图案的情况下自动填充。 再次，选择一个或多个单元格，移至填充手柄，单击并拖动。 您将获得一个选项菜单。 最初输入的数据越多，“填充系列”选项将更好地创建“自动填充”选项。 查看此Microsoft教程。



闪光填充

Flash Fill将根据它在第一列中看到的数据模式来聪明地填充一列（如果最上面的行是唯一的标题行，则将有所帮助）。 例如，如果第一列是所有格式如“ 2125034111”的电话号码，而您希望它们全部看起来都像“（212）-503-4111”，则开始输入。 在第二个单元格之前，Excel应识别出模式并显示其认为想要的内容。 只需按Enter键即可使用它们。 这适用于数字，名称，日期等。如果第二个单元格不能为您提供准确的范围，请键入更多内容-可能很难识别该模式。 然后转到“数据”选项卡，然后单击“ Flash Fill”按钮。 查看此Microsoft教程以获取更多信息。



文字转栏

假设您有一列全是名字，首先是倒数第二，但您希望有两列将它们分开。 选择数据，然后在“ 数据”选项卡（顶部）上，单击“ 文本到列”。 选择用定界符（基于空格或逗号，对于CSV数据值来说较大）或固定宽度将其分开。 当所有数据都填入第一列时，使用固定宽度，但以固定数量的空格或句点分隔。 其余的就像魔术​​，为某些数字提供额外的选择。



粘贴要转置的特殊字符

你有一堆行。 您希望它们成为列。 或相反亦然。 您会疯狂地一个接一个地移动事物。 复制该数据，选择“ 选择性粘贴” ，选中“ 移调”框 ，然后单击“确定”以粘贴到其他方向。 列变成行，行变成列。



多个单元格，相同数据

由于某些原因，您可能不得不在工作表的单元格中一遍又一遍地写同样的东西。 太过分了 只需单击整个单元格集，即可通过拖动光标或在单击每个单元格时按住Ctrl键。 在最后一个单元格上键入它，然后按Ctrl + Enter-键入的内容将进入所选的每个单元格。



用公式粘贴特殊

假设您有大量的十进制格式的数字要显示为百分比。 问题在于，数字1不应为100％，但这就是Excel所提供的，只要您单击“百分比样式”按钮（或单击Ctrl-Shift-％ ）。 您希望1为1％。 因此，您必须将其除以100。这就是“选择性粘贴”的来源。

首先，在单元格中键入100并复制它。 然后，选择要重新格式化的所有数字，选择“ 选择性粘贴” ，单击“ 除法 ”单选按钮，然后动臂式炸药爆炸：您已经将数字转换为百分比。 显然，这也可以立即对数字进行加，减或乘运算。



在图表中使用图形

您可以将图形放在Excel图表的任何元素中。 任何 元素。 每个条，一块饼等都可​​以支持自己的图像。 例如，上面的饼形图上有一个South Dakota状态标志（通过选择切片，使用“系列选项”弹出菜单，然后选择“图片或纹理填充”来放置），以及嵌入式PCMag徽标（与插入标签的图片按钮）。 您甚至可以完全不填充，从而导致缺少切片。

剪贴画可以被剪切并粘贴到一个元素上-美元的钞票来显示花费的美元，水滴的管道成本，诸如此类。 混合和匹配太多的图形元素使其无法阅读，但是您值得一试的选项。 让常驻的图形设计师在使用它们之前将其签出。



将图表另存为模板

与吉米·卡特（Jimmy Carter）的牙齿和花生相比，Excel的图表类型更多，但是要找到最适合您演示文稿的默认图表几乎是不可能的。 值得庆幸的是，Excel能够自定义所有这些图形的能力堪称典范。 但是何时必须 重新 创建一个？ 真痛苦 不一定是。 将原始图表另存为模板。

完善图表后， 右键单击它。 选择另存为模板 。 将带有CRTX扩展名的文件保存在默认的Microsoft Excel模板文件夹中。 一旦这样做，应用模板就很容易了。 选择要绘制图表的数据，转到“ 插入”选项卡 ，单击“ 推荐图表” ，然后单击“ 所有图表”选项卡和“ 模板”文件夹 。 在“我的模板”框中，选择要应用的模板，然后单击“ 确定” 。

某些要素（例如图例和标题中的实际文本）不会翻译，除非它们是所选数据的一部分。 您将获得所有字体和颜色选择，嵌入式图形，甚至包括系列选项（如图表元素周围的阴影或辉光）。



跨表格处理单元格

当您的工作簿中有多个工作表都具有相同的基本布局（例如，季度或年度报表）时，此工作称为3D总和。 例如，在单元格B3中，随着时间的推移，您始终具有相同的相应星期的美元金额。

在工作簿中的新工作表上，转到单元格，然后输入= sum（'Y1：Y10'！B3）之类的公式。 这表明标题为Y1到Y10（所以价值10年）的所有工作表的SUM公式（加起来），并查看每个单元格中的B3。 结果将是所有10年的总和。 这是制作可以参考不断变化的数据的主电子表格的好方法。



隐藏在纯视域中

隐藏行或列很容易-只需单击字母或数字标题选择整个内容，右键单击并选择“隐藏”即可。 （您可以通过同时选择任一侧的列，右键单击并选择“取消隐藏”来取消隐藏）。 但是，如果您只想保留一小部分不方便放置的数据，但仍然希望能够使用该数据呢？ 简单。 突出显示单元格，单击鼠标右键，然后选择“设置单元格格式” 。 在顶部的“ 数字”选项卡上，转到“ 类别”，然后选择“ 自定义” 。 在类型：字段中输入三个分号（ ;;; ）。 单击确定。 现在数字不可见，但是您仍然可以在公式中使用它们。



隐藏整张纸

典型的Excel工作簿（您正在处理的文件）可能会加载大量工作表（每个工作表均由底部的选项卡指示，您可以命名）。 如果需要，可以隐藏工作表，而不是删除它，从而使其数据不仅可供参考，还可以用于工作簿中其他工作表的公式。 右键单击底部工作表标签，然后选择“ 隐藏” 。 当您需要再次查找它时，必须转到顶部的“查看”选项卡，单击“取消隐藏”，然后从弹出的列表中选择工作表名称。

顶部的“查看”选项卡菜单上还有一个“隐藏”按钮。 单击该怎么办？ 它隐藏了您正在使用的 整个工作簿 。 看起来您已关闭文件，但Excel仍在运行。 关闭程序时，它会询问您是否要将更改保存到隐藏的工作簿中。 当您打开文件时，Excel会为您显示空白的工作簿-直到再次单击“取消隐藏”。



使用个人工作簿的宏

取消隐藏整个工作簿时，您可能会看到列出的您不知道自己隐藏的工作簿：Personal.XLSB文件。 这实际上是Excel为您创建的个人工作簿； 每次启动Excel时，它将作为隐藏的工作簿打开。 使用它的原因？ 宏。 创建宏时，它不适用于默认情况下创建的每个电子表格（就像在Word中一样）-宏与创建该宏的工作簿相关联。但是，如果将宏存储在Personal.XLSB中，它将在所有电子表格文件中始终可用。 诀窍是，当记录宏时，在“将宏存储在”字段中， 选择“个人宏工作簿”。 （您可以通过打开“开发人员”选项卡来录制宏，请转到“文件”选项卡，选择“选项”，单击“自定义功能区”，然后在“主选项卡”框中，选中“开发人员”，然后单击“确定”。）



枢！ 枢！

整本书都致力于PivotTabels。 它们是您的大量数据的摘要，使您可以轻松地根据参考点来解析信息。 例如，如果您在整个一年的所有测试中都为所有学生获得了全部分数，则数据透视表可以帮助您将问题缩小到一个学生一个月。 拥有任何大数据的人都应该与他们一起玩（首先复制原始数据以便与他们一起玩）。

要创建一个，请检查所有列和行的标题都应以其应有的方式命名，然后在“ 插入”选项卡上选择“ 数据透视 表” 。 更好的是，尝试“ 推荐的数据透视表” 选项以查看Excel是否可以为您选择正确的类型。 或尝试使用PivotChart ，它会创建一个包含数据图的数据透视表 ，以使其更易于理解。



有条件地格式化

查看大量数据，想知道重点在哪里？ 谁的得分最高（或最低），前五名是什么，等等？ Excel的“ 条件格式设置”将执行所有操作，从在高亮显示周围放置边框到对整个表格进行颜色编码。 它甚至可以在每个单元格中建立一个图形，因此您可以一目了然地看到数字范围的顶部和底部。 （上方，最高的数字是快速绿色，最低的是红色，中间是频谱。）使用“突出显示的单元格规则”子菜单可以创建更多规则来查找内容，例如包含特定字符串的文本。单词，重复日期，重复值等。甚至还有一个大于/小于一个选项，因此您可以比较数字更改。



验证数据以进行下拉

创建电子表格供其他人使用？ 如果要创建一个下拉菜单来选择要在特定单元格中使用的菜单（这样它们就不会搞砸了！），这很容易。 突出显示该单元格，转到“ 数据”选项卡 ，然后单击“ 数据验证” 。 在“允许：”下，选择“ 列表” 。 然后在“源：”字段中， 输入list ，在选项之间使用逗号。 或者，单击“源”字段旁边的按钮，然后返回同一工作表以选择数据系列，这是处理大型列表的最佳方法。 您可以稍后隐藏该数据，它将仍然有效。 数据验证也是限制输入数据的好方法，例如，指定日期范围，并且人们无法在您指定的日期之前或之后输入任何日期。 您甚至可以创建他们将看到的错误消息。



屏幕截图插入

通过Excel，可以轻松捕获桌面上任何其他打开的程序的屏幕快照并将其插入到工作表中。 只需转到插入选项卡，选择屏幕快照 ，您将获得一个下拉菜单，显示所有打开的程序的缩略图。 选择一个以插入完整尺寸的图像。 根据需要调整大小。



将Excel数据插入Word

35年前，在Office Suites领域中，将数据从Excel放入Word或PowerPoint的想法令人震惊。 今天，什么都没有了。 无论您要获取数据单元格还是完整的图形图表，都请复制并粘贴到其他程序中。 需要注意的是，这是一个链接和 嵌入 过程-如果您更改电子表格中的数据，那么它也将在Word DOC或PowerPoint PPT中进行更改。 如果您不想这样做，请将其粘贴为图形。 为此，请使用Word自己的“选择性粘贴”工具。 或者，从Excel中获取时，转到顶部的“ 主页”选项卡 ，选择“ 复制”菜单 ，然后使用“ 复制为图片”选项。 然后，您可以将图形完全粘贴到任何程序中。



使用$防止移位

编写公式时，将按其位置引用单元格，例如A1。 如果您复制一个公式并将其粘贴到下一个单元格中，Excel将移动该引用的单元格，因此它将改为A2。 为防止移位，请使用美元符号（$）。 键入$ A1并将其剪切并粘贴到新单元格中，例如，这可以防止列（A）移位； A $ 1防止行（1）中的移位，而$ A $ 1防止在复制公式时向任何方向的移位更改。

当您在一个整体公式中使用单个单元格时，这非常方便。 假设您想将所有内容都除以100。您可以使用=（A1 / 100）之类的公式，但这意味着您不能轻易地全面更改100。 将100放入单元格B1中并使用=（A1 / B1），但是当您将其剪切并粘贴时，它变成=（A2 / B2），然后变为=（A3 / B3），依此类推。$修复了： =（A1 / $ B $ 1）可以剪切并粘贴到一行，但是$ B $ 1引用永远不会改变。 然后，您可以根据需要在单元格中更改值100，以尝试其他更改。



执行快速分析

如果您不确定要在Excel中将哪些信息应用于数据，请尝试使用“快速分析”菜单快速浏览选项。 选择数据，然后单击右下角出现的“ 快速分析”框。 您将弹出一个菜单，其中包含用于快速应用条件格式，创建图表，处理总计，显示迷你图等的选项。



Excel快捷键

与任何出色的软件一样，Excel也具有许多出色的键盘快捷键。 这里有一些最好的。

Ctrl +; -插入今天的日期。

Ctrl + Shift +：-插入当前时间（冒号就是时钟读数，例如12:00）。

Ctrl + Shift +#-更改日期格式。

Ctrl + 5 -将删除线应用于单元格中的文本。

Ctrl + 0 -隐藏当前列。

Ctrl + 9 -隐藏当前行。

Ctrl + F6 -在打开的工作簿之间切换（即在不同的窗口中打开Excel文件）。

Ctrl +` -这是带重音符号，按1键向上。 此组合可切换工作表中的视图以显示 所有 公式。

Ctrl + PageUp或PageDown -在当前打开的工作簿中的工作表之间快速切换。

F2 -开始编辑当前选定的单元格（比双击快得多）。

Shift + F10 -打开您所在单元格的右键菜单。



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