35个您不容错过的Google云端硬盘提示

如果您还记得Writely，请举手。 一家名为Upstartle的四人公司于2005年8月推出了仅在线文字处理器，利用了当时称为AJAX的新浏览器技术。 它允许用户立即保存和检索在浏览器中生成但存储在服务器上的内容。 而且效果很好，以至于Google不到一年后就收购了Upstartle。 当时，像Writely这样的产品是独一无二的（该软件未包含在CD中），并被视为赌博。

快进到今天。 Google的在线办公工具套件除了增长和改进之外什么也没做。 现在，在Google云端硬盘的保护下，您将找到文件管理和存储服务以及各种基于Web的移动应用程序。 其中包括：文字处理程序（文档或Writely，都长大了），电子表格（表格），演示文稿（幻灯片），图形和表格。

这是一整套工具，现在可以使用微软成熟得多的Office。 实际上，可争议的Google云端硬盘驱使微软创建了Word，Excel和PowerPoint的在线版本，以与其OneDrive存储/同步服务一起使用。

企业可以使用G Suite（具有所有存储和工具的Google云端硬盘版本），还可以在自己的域名下集成Gmail，日历，网站等。 每位用户每月30美元的在线存储空间的起价为每位用户每月6美元； 非营利组织和学校可以免费获得它。

Drive是我们编辑人员提高办公效率的首选工具，它是一组用于认真（或有趣）工作的严肃工具，完全免费。 消费者只需支付额外的存储空间。 但是值得付出的不仅仅是了解基本知识。 以下是充分利用Google云端硬盘的方法。

文件存储是免费的

每个个人Google云端硬盘帐户（如果您拥有任何Google服务（例如Gmail或Google相册）都将获得该帐户）具有15 GB的免费存储空间。 您始终可以通过Google One对其进行升级，但请记住：只有非本机文件（例如Microsoft文件，PDF或图像）会占用该15GB。 您创建的Google文档/表格/幻灯片文件 不会 计入Google云端硬盘存储空间。



同步所有文件

Google云端硬盘可在各种设备上同步，因此您可以在PC上启动一个项目，然后在手机，平板电脑或家用笔记本电脑上进行选择。 它适用于任何类型的文档，而不仅仅是本机文档，表格和幻灯片。 在桌面上安装Google的备份和同步程序，以自动将文件从计算机，相机或SD卡备份到Google云端硬盘。

这是Google云端硬盘的一个方面，它可能会占用15GB的免费存储空间，因为它可以应付其他类型的文件。 如果您用完了，则可能需要通过Google One支付额外的存储空间。 但是，对于100GB的存储空间，每月起价为1.99美元（或每年19.99美元）。 即使是2TB，每月也只有10美元，或每年99.99美元。



与他人合作

使用Google文档的游戏的名称是“协作”。 不论您是同时使用笔记本电脑，平板电脑还是智能手机，一次都可以有多个人同时处理多达50个文档。

要保留您的朋友，家人和/或同事所做的工作的标签，请通过“ 文件”>“版本历史记录”>“查看版本历史记录”查看修订历史记录 。 （或者，如果显示，请单击顶部的“ 保存在云端硬盘中的所有更改” 。）右侧的列表将向您显示文档的更新者和更新时间； 点击一个名字，看看他们做了什么。 为不同的版本指定不同的名称，以使其更易于跟踪-单击右上角的按钮仅查看命名的版本。



像Microsoft Word一样修改

如果您希望修订在Microsoft Word文档中跟踪更改时看起来像它们一样，该怎么办？ Docs支持一项名为“ 建议编辑”的功能。 单击“评论”和“共享”按钮上方的“编辑”按钮（带有铅笔图标）。 您将获得一个菜单，可用于编辑，提出建议（您或其他人以后可以接受的可见的跟踪更改）或查看最终文档。



寻找合作者

如果您不记得想要的文档名称，但 可以 记住是谁共享的文档，请单击Google云端硬盘左侧菜单中的与我共享 。 您将获得人们与您共享的所有文档的列表。 如果列表太长而无法解析，请在顶部的搜索字段中输入协作者的姓名。



公开文件

要成为协作的一部分，必须共享文档。 限制为200人，但如果有50个以上的协作者尝试编辑文档，则后继者只能查看更改。

文档的所有者可以设置谁拥有编辑权限。 但是为了避免麻烦，请公开文档。 单击右上角的“共享”按钮 ，转到“ 高级” ，然后单击“谁拥有访问权限”下的“更改”。 选择网络上的公开或具有链接的任何人； 一些G Suite客户可能只能将其文档提供给组织中的每个人。

公开文件可供搜索引擎使用……而Google恰好也是其中之一。



设置访问级别

当您完成所有这些文档共享时，您可能会认为每个人都是平等的。 不是这样 文档访问分为四个级别。 所有者可以对文件执行任何操作，甚至可以删除它，并邀请更多的协作者。 编辑者当然可以进行编辑，但只有所有者允许时，才邀请更多的合作者。 观众可以看到发生了什么。 评论者可以看到它，并在上面留下评论。 查看者和评论者可以复制文档，所以不要认为文档是“安全的”。



协作时沟通

Google云端硬盘在右上角显示您的文档协作者。 您可以在工作时为特定人员留下在线评论或问题，但也可以向他们发送即时消息。 单击协作者聊天标题旁边的聊天气泡，然后键入您的消息。 但是，这不是私人消息。 文档中的其他所有人也可以看到您的讨论。



拥抱附加组件

有许多附加组件可以扩展您已经在文档和表格中免费获得的功能。 在编辑文档时，通过单击附件>获取附件来查找或激活它们。



用应用拥抱

不要与附加组件混淆，还有许多Google Drive应用程序-您可以链接到Google Drive的完全基于Web的应用程序。 插件之间存在一些重叠-您可能不需要HelloFax应用程序 和 插件。 但是，在Chrome网上应用店中找到的应用程序可以轻松地在其他地方进行一些额外的编辑。



通过拖放上传

Google云端硬盘在界面上有一个大的“新建”按钮，用于创建新文件。 这也是您上传文件或文件夹的方式。 跳过这一部分-将文件从Windows资源管理器或macOS Finder拖到Google云端硬盘的文件列表中。 在浏览器屏幕的底部，您将看到一个带有向上箭头的云，表示您可以放开要拖动的文件，将其直接拖放到云端硬盘中。



快速创建链接

如果要快速创建新的文档，电子表格，演示文稿或图形，请在浏览器的书签栏中添加以下链接：

doc.new-新的Google文档

sheets.new-新的Google表格

deck.new-新的Google幻灯片

site.new-新的Google网站

form.new-新的Google表单



使用同伴启动桌面Windows

适用于Google Chrome浏览器的Drive Companion扩展程序满足特定的需求：将已启动的Google Drive文档/幻灯片/工作表分解为浏览器弹出窗口，以在桌面上显示专用程序的外观。 在Windows上，弹出式窗口甚至在任务栏中显示Google云端硬盘图标，因此您可以轻松地跳回该窗口。 可以使用空白文档启动新窗口，也可以打开现有文档。



脱机访问驱动器文件：桌面

当浏览器连接到互联网时，通常可以访问存储在Google云端硬盘中的文件。 但是对于那些无法使用Wi-Fi的情况，Google云端硬盘支持离线访问。

首先，安装Google Docs Offline Chrome扩展程序（仅在Google的浏览器中有效），然后转到Google云端硬盘设置。 选中“离线时在此设备上创建，打开和编辑您最近的Google文档，表格和幻灯片文件”旁边的框。 这将激活该服务，但您必须选择要脱机的文件。 导航至drive.google.com，右键单击所需的文档（按Shift / Ctrl或Command以获得多个文件），然后将“可用离线”切换为启用。



脱机访问驱动器文件：移动

如果您想在智能手机上使用Google云端硬盘文件，但无法访问互联网，请将该文件设置为可离线使用。 打开文档，幻灯片或表格文件，点击三点菜单（ ），然后切换“ 离线可用 ”旁边的开关。 下次您上线时，所做的任何更改都会再次与Google云端硬盘同步。



稍后保存以使用Google云端硬盘

Evernote是您所有数字资料的在线存储库。 您可以以类似的方式使用Google云端硬盘。 名为“保存到Google云端硬盘”的Google Chrome扩展程序使将在线上看到的几乎所有内容轻松保存到Google云端硬盘上的文件夹变得轻而易举。 不过，有一些警告。 您不能真正只保存页面的纯文本部分-您只能将其视图另存为PNG文件，整个HTML源代码，或另存为Google文档（这将使格式失效）。 右键单击图像即可保存。 为了节省大量信息，请坚持使用Evernote，OneNote或Pocket。



通过Gmail直接共享文档

如果您使用Gmail和Google云端硬盘，则很幸运：您无需再附加任何文档。 这意味着您永远不会遇到25MB的附件限制-而是发送多达10 GB 的文件。

必须先将文件上传到Google云端硬盘存储空间。 点击Google云端硬盘图标，将文件插入Gmail邮件中（ ），位于撰写电子邮件屏幕底部。 如果文件在硬盘驱动器上，请从“上载”选项卡中将其拖放。



使用单独的移动应用进行编辑

Google长期以来一直为iOS和Android提供Drive应用程序，但是文件编辑过程却是一团糟，因此Google将该功能移到了分别用于Docs（iOS，Android），Sheets（iOS，Android）和Slides（iOS）的应用程序中，Android）。 云端硬盘应用可继续提供访问和查看已存储文件的功能； 当您需要编辑时，它会带您进入其他已安装的应用程序之一。



转换为Google文件格式

您几乎可以将任何文件添加到Google云端硬盘进行存储，但是上传后如何处理？ 将文件转换为Google文档，表格或幻灯片格式非常容易。 上传文件，然后右键单击以选择“打开方式”。 将显示一个选项子菜单，其中包含一些选项，可让您将Word doc更改为Google doc。 它将创建一个副本，保留原始文件不变。

您还可以使用Office编辑文档，表格和幻灯片Chrome扩展程序来编辑拖动到浏览器中的所有Office文档。 然后，您可以将它们保存回原始格式，或将其保留为Google云端硬盘格式以节省空间。



将所有图像/ PDF转换为文本

如果您希望将在桌面上上传的每个项目（甚至PDF）转换为可以作为Google Doc编辑的文本，请转到桌面上的Google云端硬盘（非Docs），点击齿轮图标（ ），然后选择设置。 在弹出框中，选中转换上传旁边的框。 文件上传可能需要更长的时间，但这是值得的。 最后，您将获得一个插入了图片的Google文档，下面带有可编辑的文本。



使用移动应用扫描

Google云端硬盘移动应用程序（不在单独的“文档和表格”应用程序中）的一项独特功能是可以上传图片。 为什么要这么做？ 图片中的单词会被Google扫描，成为可搜索的文本。 非常适合拍摄食谱，菜单，存储时间的图片-以后需要查找但不想重新输入的任何内容。 （但是，iOS应用程序无法使文本使用OCR进行 编辑 -仅在台式机或Android上有效。）



从其他人收集数据

Google云端硬盘中的一个应用程序吸引了很多关注，但它并不方便。 将其视为您自己的个人SurveyMonkey。 进行民意测验，调查，拥有什么并分享。 收集的数据将插入到Sheets电子表格文件中。 表单与任何文档一样可以协同构建。 表单支持进度条（以显示受访者要完成的时间），图像和YouTube视频。



绘制文档

Google云端硬盘中的“绘图”应用并非真正用于照片编辑。 但是它可以用来制作一些图形。 如果您需要文档中的某些图像创意，则可以使用。 在“文档”，“表格”或“幻灯片”中，导航至“ 插入”>“工程图”>“ +新建”，您将获得“工程图”应用程序的缩小版本，可以轻松添加艺术作品。 如果您已经保存了在云端硬盘中创建的艺术品，请选择绘图> 从驱动器的插入菜单。



全屏（两次）

需要一些无干扰的写作时间吗？ 选择视图>全屏以摆脱顶部的应用程序菜单和工具栏（按Esc键使它们返回）。 在全屏模式下，按F11键也可以隐藏浏览器菜单，然后再次返回。



研究窗格可找到更多

当您对某个项目和有限的屏幕空间不满时，您要做的最后一件事就是离开页面进行搜索。 研究窗格（仅在Docs中可访问）可以解决这个问题。 单击工具>浏览 （或Ctrl + Alt + Shift + I）进行访问。 它使在链接到结果的文档中插入脚注引文变得容易。 当光标位于某个单词上并且窗格显示定义时，请使用Ctrl + Shift + Y。 您甚至可以使用“浏览”窗格插入找到的图像。



插入带有搜索的链接

在Google文档中插入链接很容易。 选择文本，单击链图标或按Ctrl-K ，然后会弹出一个菜单，您可以在其中粘贴URL。 但是，如果您还没有链接的URL，则由于Google搜索已集成，因此Google会为您找到一个URL。 它将首先搜索突出显示的字词。 如果这不起作用，请键入其他查询-它不会更改文档的文本。 找到喜欢的链接后，单击该链接即可立即插入。



查看每个快捷方式

拥抱键盘快捷键，您将成为Google云端硬盘的上帝。 除了它们是什么，以及如何找到它们？ 无论您使用的是哪个云端硬盘应用，即使是Google云端硬盘主页，也只需输入Ctrl + /，快捷菜单就会显示每个可用的键盘选项。



即时翻译

有外文文件吗？ 将其上传到Google云端硬盘，将其打开（作为Google Doc），点击工具> 翻译文档 。 您会获得一份使用您首选语言的文档。

• 文件中的语音类型

  在桌面上打开一个全新的空白Google Doc文件进行文字处理，如果您的计算机带有麦克风，则可以选择进行语音输入 。 在工具菜单中找到它，或按Ctrl + Shift + S。 它在文档旁边放置一个麦克风图标，单击该图标即可讲话，您说的内容将显示在文档中。 麦克风图标变为红色，并在听到您的声音时会显示目标轮廓。

  Google在过去几年中为完善语音识别和听写做了很多工作，而且效果很好。 不仅用于记录您所说的内容（包括基本标点符号（例如，当您结束句子时说“句号”），而且还用于通过语音进行更正和格式化更改，以及无需触摸鼠标即可浏览文档。 支持的语言列表也远远超出了仅美国英语。 但是，它将用星号检查您的诅咒-您稍后需要重新输入该废话。



完善您的文件搜索

在Google云端硬盘中查找特定文件或文档？ Google会降低搜索量，因此通常很容易。 如果您需要进行高级搜索，请使用搜索框中的向下箭头打开相应的选项。 在此处搜索文件类型，所有者，是否已加星标或已被删除，最近一次修改的时间，与谁共享的对象等等。

更好的是，在搜索云端硬盘时使用自然语言处理。 这意味着您可以跳过神秘的搜索运算符，然后尝试“从去年七月开始查找我的销售会议记录”之类的方法。



为文件夹着色

它有助于使文件夹井然有序，但是有时候，您只是希望通过一种颜色选择将注意力吸引到最常用的文件夹上。 Google云端硬盘提供了众多选择。 右键单击任何文件夹，然后选择“更改颜色”以获取菜单。



取得新的展望

如果您使用Outlook.com或适用于iOS或Android的Outlook应用程序，则不仅限于使用Microsoft OneDrive访问云中文件。 您也可以从Dropbox，Box，Facebook，当然也可以从Google Drive获取它们。



保护特定细胞

即使您共享工作表 ，也可以使用“ 工具”>“保护工作表”在Google工作表中设置整个工作表的保护 。 但是，更精细和有用的功能是仅保护数据部分的能力。 在[资料]> [保护工作表和范围]下 ，您可以设定储存格的范围，只有您自己或您选择的少数储存格无法接触。



查找更多字体

如果您觉得Google云端硬盘文档中的字体选择限制了您的创造力，请添加更多内容。 在“字体”菜单（在工具栏上）中，顶部的选择是“ 更多字体” 。 出现的对话框使您可以按手写，等宽字体，衬线或无衬线字体显示字体。 然后，您可以按受欢迎程度，添加日期或趋势排序。 搜索特定的字体名称。 然后在您想从文档本身快速访问的任何字体旁边打勾。 字体不是特定于文档的-如果您选择一种新字体，那么它就可以在您的所有Google文档，表格和幻灯片中使用。 可以在fonts.google.com上看到所有Google字体，但并非所有字体都可以在Google云端硬盘中使用。



整理驱动器

如果您是认真的Google云端硬盘用户，那么您可能已经花了很长时间才能将您的云端硬盘中的内容变成一团糟。 如果是这样，请查看清理Google云端硬盘的7个简单步骤。