38条Gmail技巧将帮助您征服电子邮件

Gmail已经走了很长一段路。 它并不完美，有时会激怒整个用户群。 但说实话：有了Gmail，您一无所有。

作为网络应用程序，Gmail一直在不断发展，但是其强大的功能非常惊人。 当然，有很多浏览器附加程序和扩展程序可以专门增强Gmail的功能，而其原始参数远远超出了此范围。 但是，并非Gmail中的每位高级用户技术都需要特殊的附件。 您可以通过主界面（或在键盘上的指尖）进行大量操作，而无需更改设置或安装其他任何东西。

精通其中的几个，将帮助您充分利用Gmail提供的功能，而不仅仅是发送和接收邮件。 让我们开始吧。

1获得付款（或汇款）

Gmail中内置了Google Pay Send（以前称为Google电子钱包）。 单击消息底部的美元符号图标，您可以选择汇款。 或选择“要求付款”告诉某人付款。

您和收款人将需要一个带有银行信息的Google Pay发送帐户； 还必须启用“使用Gmail汇款”的Google Pay发送设置。 无论是发送还是接收，最大金额为$ 9, 999。



2快捷备忘单

Gmail塞满了键盘快捷键，几乎可以执行所有操作。 请从Visual.ly查看Minimalistic Gmail备忘单，以获取图形完美的信息。 还是按Shift +？ 在Gmail中获取弹出列表。 要进行切换，请转到齿轮图标（ ）>设置>键盘快捷键 ，然后将其打开以个性化使用的键。 如果您使用的是G Suite，则无法自定义。



3使用多个Gmail帐户

如果您是Gmail超级粉丝，并且拥有多个帐户，则无需经常登录和注销。 在桌面上（使用Chrome，Firefox，Edge），您可以一次登录多个帐户。 每个帐户都可以占据一个标签并保持登录状态。点击右上角的帐户头像 ，然后选择添加帐户 。 然后，要在帐户之间切换，请再次单击您的头像，然后单击所需的帐户。 无需输入密码。 移动设备上的过程与此类似。

• 4使用Gmailify将其他帐户添加到Gmail

  您是否喜欢Gmail界面，但不想放弃您的Yahoo，iCloud或Outlook电子邮件地址？ 没问题 Google允许您将第三方电子邮件帐户添加到Gmail移动应用程序，从而为这些帐户带来诸如垃圾邮件过滤和标签式收件箱之类的Google功能。

  您需要至少拥有一个Gmail帐户才能运行。 要在移动设备上进行设置，请在Gmail应用中单击您的头像，然后选择添加其他帐户 。 选择要添加的帐户类型，然后输入您的凭据。 然后，您可以一次访问一个收件箱，或者在手机或平板电脑上的一个统一收件箱中查看所有电子邮件。 返回头像，然后选择“ 在此设备上管理帐户”以稍后停用或删除帐户。

  在桌面上，选择齿轮图标（ ）>设置>帐户和导入>从其他帐户检查邮件>添加邮件帐户 。 在弹出窗口中，输入要链接的电子邮件地址，单击“下一步”，然后选择“与Gmail关联帐户（Gmailify）”。



5通过Yahoo Mail或Outlook.com访问Gmail

另一方面，您也可以在Yahoo上获取Gmail邮件。 在最新版本的Yahoo Mail中，点击设置图标（ ）>更多设置>邮箱>添加邮箱> Google 。 您也可以在此处添加对Outlook.com或AOL邮件的访问权限。

同样，如果您是Outlook.com的狂热用户，请转到齿轮图标（ ）>查看所有Outlook设置>邮件>同步电子邮件 。 您最多可以连接20个电子邮件帐户（Gmail或IMAP）。



6检查哪些应用程序可以访问Gmail

根据去年的报告，一些应用程序开发人员在构建新功能时可能会浏览您的Gmail邮件。 因此，您可能偶尔需要检查哪些应用有权访问您的帐户。 转到myaccount.google.com>安全。 在“具有帐户访问权限的应用程序”下，单击“管理第三方访问权限”以断开不需要的任何应用程序。



7从其他电子邮件地址发送

您可能有许多基于Gmail的帐户，或者同一帐户上有多个地址。 您可以在主Gmail中设置 所有 这些地址，并使其看起来像是从一个完全不同的帐户中一直发送或按邮件发送。 转到设置>帐户和导入>发送邮件为。 添加多个电子邮件地址。 如果您在一个帐户上发送了很多邮件，但又希望将答复发送到另一个帐户，则非常好。



8将邮件移到其他帐户

虽然您可以同时在台式机和移动设备上登录多个Gmail帐户，但是只有内置的iOS Mail应用程序才能让您将在一个Gmail帐户上收到的邮件移动到另一个Gmail帐户（或任何使用iMAP的电子邮件）。 当您将商务电子邮件发送到您的个人地址时，这非常方便，反之亦然。 要进行移动，请打开任何收件箱（或所有帐户的合并收件箱）。 如果您在留言中，请点击文件夹图标 （ ）; 如果要查看列表，请点击编辑 ，选中要移动的消息旁边的框，然后点击移动 。 单击顶部的“帐户”以选择要发送消息的帐户，然后选择该帐户中的标签/文件夹以将其移至该帐户。 它是瞬时的。 为什么没有其他电子邮件应用程序支持此惊人的选择超出了我。



9不仅标记垃圾邮件，阻止用户

使用Gmail，您可以完全阻止任何困扰您的发件人。 在台式机或移动设备上，选择省略号菜单（ ）在“回复”按钮旁边 在邮件上，然后选择 阻止“ 。” 该电子邮件地址中的任何消息都将直接发送到您的垃圾邮件文件夹中。



10如何在Gmail中“撤消发送”

我们都知道过早在电子邮件上点击“发送”的恐慌。 使用Gmail时，您可以添加一个缓冲区，以使用“撤消发送”来撤回错误发送的邮件。

随着去年新Gmail的推出，“撤消发送”现在默认情况下处于启用状态，您无法将其停用。 但是，您可以调整取消发送电子邮件的时间。 转到齿轮图标（ ）>设置>常规，然后选择您希望能够撤消已发送消息的时间（5、10、20或30秒）。 然后向下滚动并保存更改。 每当您发送邮件时，您都会在黑屏中看到一个“撤消”链接，该链接浮在桌面屏幕的左下角和移动设备屏幕的右下角。

如果您在时间用完之前单击链接，则您的消息将不会消失。 在重试之前，您将有机会对其进行重新编辑，或者将其完全删除。 您甚至可以撤消丢弃，因此，当您删除进行中的邮件时，可以将其带回并重新开始。



11拖动消息或标签

Gmail不执行“文件夹”。 相反，它具有“标签”。 它们在功能上是相同的，尽管不适合用于整个文件夹范例的那些。 将邮件从收件箱拖到标签上很容易，然后将其归档，存档以备将来搜索。 但是，如果收件箱中的该消息需要进一步关注，则也可以将标签从左侧边栏拖动到该消息 。 它保留在收件箱中，但可供将来存档。



12发送+存档

通过单击“ 更多选项”菜单 ，在发送 之前 标记一条消息（ ）在撰写窗口的右下角。 然后，您可以在发送后立即对其进行存档。

转到设置>常规>发送和存档 。 选中“ 显示“发送并存档”按钮以进行回复” 。 如果您正在撰写的回复已经带有标签，您将看到一个名为Send + Archive的新按钮（尽管实际上并没有说“ archive”，但它会显示Gmail的存档图标，例如文件框） 单击该按钮，整个线程将存档到预先分配的标签/文件夹中。



13在窗格中预览

大多数桌面电子邮件程序（例如Outlook）都提供预览功能，您可以单击列表中的消息，然后在窗口的另一个窗格中查看它。 在Gmail中，在“设置”>“高级”>“预览窗格”>“启用”下启用此功能 。 然后向下滚动并单击保存更改。 浏览器窗口将刷新，并且在加载时，您会看到四行（ ）右上角的下拉菜单。 单击下拉菜单以选择预览邮件的方式：电子邮件下方（ 水平分割 ）或右侧（ 垂直分割 ）。 如果未选择任何消息，则窗格会预览分配的空间中消息正在使用的空间。



14点是一种错觉

一直以来，有关Gmail的最著名的秘密就是它会忽略您电子邮件地址中的句点。 一样甚至他们都去同一个人。 该功能看似无用，但您仍然可以看到该模式，因此，这是注册新闻通讯或共享电子邮件地址的绝妙技巧-例如，您可以告诉谁将您的名字卖给了垃圾邮件发送者。



15在您的地址中加上一个加号

另一个久负盛名的Gmail地址技巧：Gmail会忽略加号（ ）。 别名之间的区别非常方便，因为Gmail过滤器确实可以看到加号之后的含义。 因此，如果您使用您的姓名 + news @ gmail.com注册每个新闻通讯，则只需要筛选发送到该地址的邮件，而不是每个新闻通讯发件人。 （但是，这并不总是可行的，因为许多服务不允许使用带有可选字符的电子邮件进行注册，其中加号是一个。）



16助您一臂之力

在Gmail中进行超级搜索的快速方法是单击向下箭头（ ）中的搜索框，将显示如上所示的搜索对话框。 但是Gmail支持许多搜索运算符。

例如，键入“ in：trash”和“ in：spam”以在搜索中包括这些文件夹（通常会跳过它们）。 或将搜索限制为仅“ in：inbox”。 使用“标签：”后跟标签/文件夹名称仅搜索该文件夹。 在“文件名：”后面加上实际文件名可找到特定的附件。

使用减号（连字符）搜索一件事，而不搜索另一件事：“ dinner -movie”将只查找显示“ dinner”的消息，而忽略任何提及“ movie”的消息。 支持的另一个布尔运算符是“ OR”（在所有大写字母中键入），但是完整列表还有更多选择。



17自定义您的Gmail收件箱显示

本技巧更多是关于关闭功能而不是激活功能。 Google于2013年引入了选项卡式界面，该界面可自动将Gmail收件箱中的项目归档。 每个选项卡都有一个类别：“主要”（这是您的典型收件箱），“社交”，“促销”，“更新”和“论坛”。 是的，那是一个“类别”，而不是一个“标签”，它们不是一回事。

如果您觉得缺少某些邮件，可能是因为Gmail会将其归为后者，并且您没有单击这些标签。 您可以通过点击设置（ ）>配置收件箱 。 将光标移到每个选项上可以查看可能在这些选项卡中显示的消息示例。 取消选中您不想使用的每个标签。 请注意，类别仅影响收件箱中的邮件，而不影响已归档的邮件。

此选项卡式设置是默认的收件箱设置，但您可以更改它。 将鼠标悬停在左上角的“收件箱”一词上，将出现一个箭头。 单击它可以在“重要优先”，“未读优先”，“加星标优先”或“优先收件箱”之间进行选择。 前三个选项将在收件箱顶部显示这些类型的消息。 优先收件箱会自动过滤传入的Gmail邮件，以将最重要的邮件放在顶部，然后是已加星标的电子邮件，然后是下面的所有其他邮件。



18罐中的回应

停止大量输入，尤其是一遍又一遍的相同消息。 对于重复的，冗余的，重复的电子邮件，罐头答复是必须的。 通过设置>高级>罐装响应（模板）>启用将其打开 。 向下滚动至“保存更改”，您的浏览器窗口将重新加载。 创建一个新电子邮件并输入罐头回复。 单击省略号（ ）在邮件的右下角，然后选择“罐头回复”。 在这里，您可以将刚刚键入的消息保存为罐装响应，或将已保存的罐装响应应用于当前窗口。 如果您重写罐头答复，则可以使用相同的名称重新保存，以备将来使用。



19智能回复和智能撰写

智能回复是一种机器学习技术，可以对收到的消息进行三段简短的适当回复。 只需轻按提供的回复，即可将其添加到响应窗口，您可以在其中发送或编写更多内容。 它会出现在iOS和Android的Gmail应用以及桌面网络界面中。 如果您发现这些建议令人讨厌或感到困惑，请通过“设置”>“常规”>“智能回复”>“关闭智能回复”将其关闭 ，然后向下滚动以保存更改。

同样，Smart Compose将在您键入电子邮件时建议要使用的单词或短语。 例如，如果键入“我希望您”，您会看到“很好”显示为灰色文本。 如果这是您要说的，请点击标签按钮，Gmail会自动在您的电子邮件中插入“好”字。 如果没有，请继续输入，该建议将消失。 要关闭此功能，请转到设置>常规>智能回复>智能撰写> 编写建议，然后向下滚动以保存更改。



20个Google存储所有图像

当您收到带有嵌入式图像的电子邮件时，它通常就像一个网页-该图像从源中加载。 不在Gmail上。 2013年，该服务开始缓存通过其系统的所有图像。 当您在Gmail邮件中加载图片时，该图片来自Google的服务器。

从理论上讲，这使诈骗者更难将恶意软件插入电子邮件图像中，但并非总是如此。 如果您担心它，请转至“设置”>“常规”>“图像” ，选中“在显示外部图像之前先询问”，然后保存更改。 它可以帮助加快邮件的加载速度，但是如果 您是 发送带有图片附件的电子邮件的邮件发送者，则不会阻止Google对其进行缓存。 因此，如果您的图片是机密的或专有的，并且您出于某种原因不希望它们在Google的服务器上，请找到另一种发送方式。



21远程注销

您可以同时从多台计算机，智能手机和平板电脑访问Gmail。 有时，您可能会在不想（例如，在公用计算机上）使用时保持登录状态，或者更糟的是，怀疑有人在背后使用您的帐户（启用双因素身份验证以避免这种情况）。 在桌面上，向下滚动到收件箱的底部。 在页面底部的上等打印中，显示上次帐户活动，后跟时间。 单击其下方的详细信息链接，以查看该帐户的所有活动。 单击该按钮以退出正在使用的所有其他会话。



22备份每条消息

您是否应该相信Google始终保存所有重要邮件，更不用说联系人和附件了？ 当然不是。 值得庆幸的是，Google Takeout允许用户以标准MBOX格式下载其整个Gmail数据集，您以后可以使用类似Thunderbird的电子邮件客户端进行查看。 您不必获取所有邮件。 如果愿意，可以通过单击“包括的所有邮件数据”仅捕获某些标签或类别。



23只下载一条消息

如果您要发送的邮件带有特定格式或附件，但需要通过其他电子邮件服务发送，则可以选择“下载邮件”选项（在省略号下方） 菜单）将单个邮件下载为EML格式，所有电子邮件客户端（例如Outlook，Thunderbird和Apple Mail）都支持该格式。



24点击静音按钮

对于您要取消的电子邮件线程，请单击“静音”按钮。 在收件箱中，单击相关线程旁边的框，然后单击省略号图标（ ），然后选择静音。 该线程看似将消失，但即使有新消息进入，该线程仍保留在存档中。除非您是直接收件人或进行搜索，否则您不会在线程中再次看到任何消息。



25如果Mute太确定了，请暂停

如果您只想使讨论静音一段时间，请将鼠标悬停在桌面上收件箱中的电子邮件或主题上。 在最右边，您会看到一些图标，可以快速存档，删除，标记为已读或暂停消息。 如果单击贪睡，该消息将从收件箱中消失，并在您指定的时间长度后返回。



26我的上帝满是星星

星号是您赋予消息重要性的方式，表示它需要稍后阅读，需要跟进，询问您目前无法回答的问题，或者以上所有内容。 单击邮件上的星号将突出显示它，并使其易于查找（在“星标”标签/文件夹下或搜索“ is：starred”）。

但是，您不仅限于黄色的星星。 转到“设置”>“常规”>“星星”，然后激活使用一个星星，四个星星或所有星星的选项，然后在消息本身上一遍又一遍地单击星标图标，以循环选择所需的星标。

是否需要搜索特殊的星形图标？ 例如，搜索“ has：blue-star”以查找带有蓝色星标的对象，或者查找“ has：green-check”或“ has：purple-question”或“ has：orange-guillemet”（这是双尖号： ）等



27如何选择所有Gmail电子邮件

要选择Gmail页面上的每封邮件，请点击左上角的复选框，对吗？ 几乎。 选中该复选框可以选择结果首页上的每个会话-最多限制为100个项目。 如果要使 所有内容都 在该标签下（无论是否在页面上可见），请选中此框并在结果顶部查找“选择'标签中的所有 X 会话”链接。



28添加到任务或创建事件

如果您拥有Gmail，则拥有Google日历和Google任务帐户。 将电子邮件转换为日历事件或待办事项很容易：阅读邮件时，突出显示一些文本，然后转到“更多”菜单（ ），然后选择“添加到任务”或“创建事件”。



29结识

附件的第一招：不要忘记它们。 值得庆幸的是，如果您的邮件中包含“我已附加”或“我已包含”之类的短语，Gmail会弹出一个提醒，但您点击发送后未附加任何内容。

您可以将文件从Windows或Mac拖放到Gmail邮件中。 除非您将文件拖动到撰写窗口下方的工具栏，否则图像将嵌入消息中。 不要添加太多。 每封Gmail邮件的上限为25MB。 如果您尝试发送过多文件，则文件会转到Google云端硬盘，收件人会得到一个链接。

如果您是Google云端硬盘的主要用户，那么附加已存在于云端硬盘中的项目不仅轻而易举，而且不会超出25MB的限制。 单击 使用驱动器插入文件 图标（ ）在合成窗口的工具栏中选择要附加的文件。 这也可以使您了解Gmail阻止文件的类型，例如EXE文件。

想要为您的Dropbox帐户使用相同的东西吗？ Chrome用户可以通过Dropbox for Gmail扩展程序获取它。



30建立代表

您可以委派其他人来共享对您的Gmail帐户的控制权，无论他们是公司管理员还是您的重要他人。 在“设置”>“帐户和导入”>“授予对您的帐户的访问权限”>“添加其他帐户”下设置帐户 。 该人员还必须拥有某种Google或Gmail帐户-他们的电子邮件地址必须以与您的域名相匹配的域名结尾，无论是gmail.com还是G Suite的一部分。

如果您转到上面的路径并在其中找到未经授权的代表，请立即更改密码-您可能会被骗。



31删除大邮件

如果您即将用完Google免费提供的15GB存储空间，并且又不想花更多钱，请删除一些消息。 搜索“ size： x m ”，在其中用数字替换x。 “ m”代表兆字节。 任何大小超过10MB的邮件都可能带有大量附件-将它们保存到您的硬盘驱动器（而不是Google云端硬盘）中-这是您与Gmail共享的空间，因此不会为您节省任何费用。）

另一个选择是：运行“查找大邮件”，该服务会自动为所有大号邮件创建标签，以便于查找。 一个Gmail帐户免费。 只有G Suite用户需要付费。



32加快慢速Gmail

如果桌面浏览器中Gmail的加载时间使您丧命，则可以加快速度。 随着Gmail进度栏停滞，在右下方查找链接。 它说是Load Basic HTML ，它将-只是Gmail，没有所有时髦的HTML5 / JavaScript优点。 如果您始终希望使用慢速版本（因为有时Gmail加载速度太快而无法点击该链接），请点击顶部的将基本HTML设置为默认视图链接 。



33服务一些表情符号

希望您可以在Gmail中发送小图片代替文本吗？ 您可以。 只需在桌面浏览器上的撰写窗口中单击咧嘴笑的笑脸菜单或按Ctrl + Shift + 2。 点击放大镜（ ）搜索正确的象形图。 表情符号并非总是能很好地翻译-我向Yahoo Mail发送了一堆消息，它根本不了解猫的图像-但是在Gmail用户之间，它可能会增加一些消息的趣味性。



34取消订阅所有内容

您是否收到大量您不想要的新闻通讯和其他垃圾邮件？ 大多数邮件的底部都有“取消订阅”链接，您可以并且应该使用这些链接。 如果Gmail（移动和台式机）可以检测到邮件中的链接， 则 它还会在邮件的顶部将“取消订阅”链接粘贴在发件人姓名旁边。

为了方便清理，在搜索中键入“ unsubscribe”，您将获得列出该单词的每条消息的列表。 仔细研究每一项-如果没有第三方服务，您就可以批量取消订阅。 有关更多信息，请阅读如何退订不需要的电子邮件。



35存档至收件箱零

“收件箱零”是一种出色的禅宗状态，它通过使收件箱中的未读邮件绝对为零来实现。 这并不容易，因为电子邮件可以提醒您任务或事件。 更糟糕的是，收件箱就像桌子上的收件箱一样，堆满了您一直在回避的东西。

如果您不愿意将邮件标记为已读，以防万一您不得不返回该邮件，或者更糟的是永远不会删除以后可能要引用的邮件，那么您仍然可以进入“收件箱零”。 只需将邮件存档。

这就是标签的作用-您正在将邮件归档在标签下以供以后查找。 但是，您不需要标签来存档消息。 在阅读邮件或从收件箱中选择邮件时，请单击顶部的存档按钮（带有向下箭头的文件框），然后Gmail会将邮件存储在看不见的地方。 稍后通过搜索找到它们。

没有“存档”标签，但是您可以在左侧导航栏底部的“所有邮件”链接中查找。 请记住，由于您正在存储已归档的邮件，因此仍会占用您的Gmail存储空间。 如果您想摆脱它们及其附件，请将邮件拖到“废纸label”标签，它们将保留30天，然后被永久删除。

更好的是，通过使用过滤器自动将您无法删除的经常收到且被忽略的邮件（例如收据）消除掉。 单击一条消息，然后转到“ 更多” 菜单>过滤此类邮件 。 弹出一个表单，该表单将自动填充有关消息的信息（例如消息来源）； 单击使用此搜索创建过滤器 ，然后检查选项以将邮件存储在何处。 最好的是，单击“标记为已读”，这样以后您就不会再为它烦恼了。



36试用机密模式

桌面版Gmail的新机密模式使您可以精确控制谁可以在您发送的电子邮件中看到您的信息，以及该消息的可用时间。 通过单击撰写窗口底部的“机密模式”锁定/时钟图标将其打开。 您将获得用于在邮件中设置失效日期的选项； 在该日期之后，该消息消失，并且该人仅看到“消息已过期”通知。 您还可以限制收件人的操作，例如锁定转发功能或下载附件的功能。 这是一个很好的新安全选项。



37右键单击以获取更多选项

Gmail的最新功能之一： 右键单击收件箱或子标签中的任何邮件 ，您将获得完整的选项菜单。 您所期望的一切都在那里：答复，全部答复，转发； 当您将鼠标悬停时会得到的东西，例如存档，删除，标记为已读或暂停。 另外，您可以将邮件移至新标签； 只需将其贴上标签，使其停留在收件箱中，然后将消息静音即可避免收到后续通知。 它还使您可以在新窗口中打开邮件，并查找来自同一发件人的所有电子邮件。 如果您在“设置”>“常规”>“对话”视图下关闭了对话模式，则可以选择查找具有相同主题的电子邮件。



38注册套房

如果您真正拥护Gmail，请考虑使其成为您业务的一部分-即使您是独资经营者。 G Suite会将您选择的域名映射到您的电子邮件和其他应用程序（驱动器，网站，日历等），每个收件箱每年的费用低至60美元，每个用户有30GB的存储空间。 支付更多以获得更多。