消除办公室电子邮件超载的4种方法

电子邮件几乎对每个人都是一个问题，但特别是在办公室，它会分散注意力，并浪费时间，而这些时间可能会花费在进行实际工作上。 有些人将检查和回复电子邮件称为“对工作进行工作”，而不是工作本身。

企业所有者和经理可以帮助他们自己和他们的员工在工作中应对电子邮件过载的问题。

首先，鼓励面对面的交流。 在不需要电子邮件的情况下，使员工彼此交谈可以真正帮助减少不必要的电子邮件。 当语气和情感确实很重要时，面对面的对话也比电子邮件更适合敏感主题。 很少有人会像口头上那样擅长以书面表达情感。

其次，使用即时消息传递程序。 对于快速的问题和解答，您真的无法击败IM。 一些企业禁止员工安装此类程序，但我认为它们实际上是办公室的一大福音。 您可以在独立的应用程序中或在Podio，Yammer和Jive等在线业务平台中内置的应用程序中获取即时消息。 如果您的组织使用Google Apps，则始终可以利用Google Talk。 无论选择哪种IM应用程序，请确保组织中的每个人都使用相同的东西。 如果IT部门对员工可以安装的内容有限制，请确保团队知道每个人都应该使用哪个IM应用程序，以便他们可以验证安装。

第三，找到比普通电子邮件更好的地方。 一个明显的例子是，当员工通过电子邮件发送电子邮件给所有人时，他们都知道自己病了，正在休假或早退。 这些是平常的消息，会增加电子邮件的混乱程度，但并非必须如此。 一种解决方案是共享日历。 另一个可能是行政助理要跟踪谁进进出出，然后发送一封合并电子邮件。

第四，成为电子邮件的榜样。 如果您是公司或部门的负责人，请确保您的电子邮件习惯反映出您希望员工执行的操作。 如果可以，写短一些的电子邮件。 当这是正确的沟通方式时，可以与人们面对面交流。 使用IM，然后执行您希望员工执行的其他任何操作。 人们将跟随您的领导，这就是您围绕电子邮件发展更好的公司文化的方式。

其他资源

有关解决电子邮件过载的更多技巧，请参阅以下相关文章：

• 面试：推动零电子邮件
• 如何减少不需要的电子邮件
• 访谈：SaneBox的Dmitri Leonov谈电子邮件管理
• 管理电子邮件的11个技巧