井井有条：您需要无纸化的5个应用

变得无纸化并不难，特别是如果您知道有哪些工具可以帮助您做到这一点。 如果您要完全放弃纸张，则至少需要使用五种工具才能使其工作。

您一生中还在哪里使用纸张？ 也许您将待办事项清单保存在笔记本中，或者可能有一堆需要登录墨水的文档。 使用以下五个工具，您几乎可以消除生活中的所有纸张：

1. 待办事项清单应用程序，
2. 扫描应用程序
3. 文件同步服务，
4. 电子签名工具，以及
5. 文件传送服务。

让我们仔细看看这些工具中的每一个及其作用。 我还针对您可以用来帮助您入门的特定应用程序提供了建议。

1.待办事项清单应用程序

如果有人认为使用纸质待办事项清单对他们有用，那么我永远不会摇晃手指。 但是，如果您尝试实现无纸化，那么最好的起点之一就是将所有任务和列表移至应用程序。

最好的待办事项清单应用程序比纸质清单效率更高。 使用纸张时，您会遇到麻烦，而且当优先级发生变化时，您无法轻松地重新安排任务。 您也无法将任务分配给其他人，并且在他们完成任务后会立即收到警报。

使用待办事项列表应用程序，您可以提醒即将到来的到期日，别人完成任务时的通知，随时重新排列列表的功能以及许多其他好处。 在待办事项列表应用程序中，我最喜欢的三个选择是：

• Todoist Premium
• 体式（如上所示）
• 任何

如果您要实现无纸化，则必须找到一个适合您的待办事项清单应用程序，并坚持使用数周。

首先创建三个类别的列表：工作，个人和家庭。 如果它们不太适合您的需求，则可以随时更改它们。 在工作部分中，写下您本周必须完成的工作任务。 在您的个人列表中，写下您需要完成的任何个人操作，例如发送感谢卡或安排理发约会。 使用您的家庭部分来启动杂货店购物清单。

这足以让您入门。 在使用待办事项应用程序时，您将找出在组织列表，设置提醒以及将任务分配给其他人时最适合您的策略。 但是，在头几周内，最好使您的清单简短明了。 第一次使用待办事项列表应用程序就像养成新习惯； 如果太复杂，您可能不会坚持下去。 一旦真正养成了习惯，就可以开始完善待办事项列表策略。

2.扫描应用

扫描应用程序对于将重要的纸质文档转换为数字文件非常有用。 对文档进行数字化处理时，您需要对其进行备份，这意味着可以粉碎或回收原始文档，也可以安全地将其归档。 您可能需要数字化的项目包括纸质税务文件，身份证明文件，正式证书（例如出生，死亡，婚姻或文凭），保修和收据，食谱，甚至是非纸质文件，例如详细信息和说明印在家用wifi路由器的底部。

扫描应用程序会将手机的相机变成扫描仪。 虽然您可以将任何打印机与扫描仪一起使用来对文档进行数字化，但移动扫描应用程序更方便，更不用说便携式。 您可以在任何地方拍摄任何图片。

最好的扫描应用程序不仅可以检测要扫描的物品的边缘，还可以检测它是哪种物品，无论是书本上的页面还是名片上的页面。 最好的还包括光学字符识别（OCR）技术，这样一来，您可以在扫描文档的一分钟左右的时间内复制并粘贴文本。 一个好的扫描应用程序还应该能够将多个页面编译成一个文件。

满足所有这些要求并且可用于Android和iOS的两个扫描应用程序是：

• FineScanner Pro FineScanner Pro（每年9.99美元起；订阅费用为59.99美元），以及
• Scanbot Pro（6.99美元）。

3.电子签名工具

如果要无纸化，则需要能够在不打印文档的情况下对文档进行签名。 几乎没有理由打印和签署某人以电子方式发送给您的纸。 除了少数例外，您应该能够对大多数文档进行数字签名。 为此，您需要一个可让您创建数字签名并将其应用于文件的应用程序。

包含电子签名工具的软件示例包括：

• Adobe Reader，
• Adobe Acrobat，
• Docusign，以及
• 预览macOS（如上所示）。

首先，您必须首先创建一个签名，这通常是最难的部分，因为使用鼠标，手指和触摸屏或手写笔制作时，签名看起来会显得草率。 好消息是您只需执行一次此步骤。 创建并保存签名后，可以反复使用它。 有关两种最受欢迎​​的方法的更多详细信息，您可以获取有关PCMag关于如何使用Acrobat Reader签名PDF以及如何在macOS预览版中签名PDF的故事的更多详细信息。

如果您发现自己很难用鼠标，手指或手写笔在自己的名字上签名，请检查是否可以拍摄一张纸笔签名图片，然后上传。

4.文件同步服务

无论您使用什么设备，文件同步服务都可以为您提供所有文档。 这是一个文件同步服务必不可少的示例：几年前，我在机场申请了Global Entry。 我的面试官要求我提供邮件地址证明。 它不是我的驾驶执照，而且我没有带任何邮件给他看。 然后我想起我已经扫描并保存了一份房地产文件，该文件已以我需要的地址邮寄给我。 我打开了文件同步服务的移动应用程序，并拉出了文档以显示访问者。 他很满意，我获得了我的全球入场券。

以下是三项最著名的文件同步服务，我毫不犹豫地推荐其中一项：

• 框，
• Dropbox，以及
• Google云端硬碟。

许多文件同步程序还允许您将文档的脱机副本保存到设备中，这对于半紧急情况下可能需要的任何操作（例如保险证书，ID或电话树中的姓名和电话号码）都非常方便。

一些最好的文件同步服务还具有文档共享工具，接下来我们将介绍它们。

5.文件共享工具

发送数字文档的常用方法是将其附加到电子邮件中。 但是，该选项并不总是理想的，因为您无法始终知道收件人何时或是否得到了它们。 （您可以使用已读回执，但只有在收件人没有阻止或拒绝回执时才可以使用。）电子邮件的另一个问题是某些文件太大，或者您的电子邮件程序会自动降低原件的质量。

发送数字文档的另一种方法是通过其他基于云的服务共享它们。 文件同步服务（例如上一节中提到的服务）通常使您可以通过生成指向文件的链接来共享文件，然后可以随意发送该链接。 云存储服务（其中许多现在与文件同步服务没有区别）通常也具有它们。

通常，您将要共享的文件放在同步或云存储应用程序的文件夹中，然后右键单击以获取可以共享的链接。 收件人可以从该链接下载文件。 根据您提供的服务，您可能可以选择查看该人何时或多长时间下载一次文件。 某些服务（包括Dropbox）甚至允许您创建访问的到期日期。

期待，从今天开始

关于无纸化的最后一条建议是从今天开始，向前看而不是向后看。 我的意思是不要挂在数字化您积压的纸张上。 取而代之的是，采用一些可以帮助您 从 现在 开始 无纸化的应用程序，您可以按照自己的新习惯前进。