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视频: ç¥æ¢ä¼½å©ç¥åå ´çä¹å®¹çè Xã®ç»èº«é åçè¬ç³»å6 (十一月 2024)
项目管理是一项艰巨的工作。 团队和组织正在尝试更精简的工作，通常这意味着要取消专职项目经理的角色。 尽管仍然可以获得该学科的高级学位，但是对于经验很少甚至没有经验的人来说，通常只是在他们的正式工作之外，却发现自己要扮演项目经理的角色并不少见。 尽管这可能是一个压倒性的体验，但市场上有如此强大的项目管理软件，以至于一个或两个小的项目可能根本不需要项目经理。
1.确保您有一个项目
在开始尝试管理项目之前，请确保您有一个项目！ 该建议听起来似乎太简单了，但是我已经不时听到专家项目经理的建议。
项目是一组具有开始日期，结束日期和可交付成果的任务。 可交付成果是在工作结束时交付的任何东西，例如实体产品或正常运行的网站。 盖房子是一个项目。 重新设计网站（如下面ProofHub的屏幕所示）是一个项目。 从理论上讲，如果您可以将项目的所有任务交给其他人并从那个人那里得到一些回报，那就是一个项目。
有时人们将正在进行的工作与项目混淆了，所以让我举几个正在进行的工作的例子来说明。 每周为网站编写新内容是一项持续的工作，即使您可以将一篇文章的写作视为自己的小项目。 通过不断修复代码来为代码提供维护支持是正在进行的工作。 接听客户的电子邮件或电话仍在进行中。
2.有一个发现期
在启动项目之前，有人建议进行发现。 项目管理发现与法律意义上的发现不同。 就我们的目的而言，这是一段时期，要求项目的人员探索他们想做什么或做什么以及为什么。 它可以是一次会议，一系列会议或开放时间进行自由思考和探索。
以下是您发现时需要探索的一些问题。
- 该项目将是什么？ 您对它的定义有多具体？
- 目的是什么？
- 您想要什么结果？
- 您需要在该项目上使用哪些资源？
- 您什么时候需要最终产品，并且根据您的资源您的截止日期是否合理？
3.定义范围
您可能会听到经验丰富的项目经理这样说：“如果不在范围内，则不在项目中。”
每个项目都需要明确的范围。 项目范围确切地定义了该项目将要包含的内容。 它是与项目相关的所有方面，资产，功能，可交付成果以及其他详细信息的锁定列表。 一旦锁定，您将无法添加。 例如，如果您要建造房屋，则范围将定义房屋将包含的楼层数，平方英尺，将有多少个窗户，有多少个楼梯，电灯开关等等。
项目在开始之前需要明确的范围的原因是，这样一来，在项目开始后，没有人会尝试添加范围之外的任何内容。 在项目开始后添加到项目范围中，会浪费时间，预算和可用资源。 如果您继续向项目中添加任务，它甚至可能不再成为一个项目-它可能只是正在进行的工作。
定义范围可以在发现会议中进行，也可以仅来自请求项目的客户或人员与项目的潜在负责人或经理之间的对话。
4.举行开工会议
在启动会议上，将介绍所有将从事该项目的人。 这次会议为未来的工作定下了基调，并确保项目团队中的每个人都清楚地知道他们将要做什么以及原因。
请注意，举行启动会议与您管理项目时要做的第一件事甚至还不一样！ 因为启动有助于使每个人都在同一页面上，所以您要确保对项目和范围有清楚的了解，以便放心地将其交付给其他所有人。
在启动会议上，项目负责人应至少定义以下四个方面：
- 项目范围
- 玩家及其角色，
- 可交付成果，以及
- 里程碑。
我们已经讨论过项目范围。 对于球员及其角色，项目负责人将相互介绍不同的团队和贡献者。 此外，启动会议是讨论层次结构的理想时间，即谁向谁报告，谁签下工作。
关于可交付成果的讨论将与关于层次结构的讨论重叠，因为您必须回答以下问题：“谁将接收每个可交付成果？”
里程碑（如上面的编辑选择的项目管理软件Teamwork Projects中所示）是项目中的点，显示了向最终目标明确的进展。 盖房子时，浇筑地基的时间可能是一个里程碑。 当框架安装到位时，这是另一个里程碑。 在启动会议时，即使您还没有为它们锁定日期，您也应该知道项目的里程碑。 有时，您需要其他团队专家，例如编程负责人或设计负责人，来帮助您准确地确定何时应该落下这些里程碑。 参加开工会议并大致了解里程碑的截止日期是一件好事，但是要给每个团队领导一个机会进行权衡并对其进行调整。
5.绘制项目的截止日期
之前，我们讨论了每个项目的开始日期和结束日期。 开工日期可以是您的正式开始日期。 结束日期应标志着所有工作的绝对最终完成。 在该日期之后，该项目上没有任何工作。 这是一个真正的放手，放下铅笔的时刻。
现在您已经举行了开工会议，所有关键参与者（例如项目经理和团队负责人）都可以找出确切的里程碑和交付日期，并将它们绘制在开始日期和结束日期之间的日历上。
如果您正在使用项目管理软件，则这是您将开始使用它的时间。 将您所有重要的日期放入应用中。 您还可以上传到目前为止创建的其他文档，例如项目范围。 现在也是开始邀请所有播放器加入该软件的合适时机。 当人们加入项目管理应用程序时，他们可以接收任务，更新进度以及以其他方式进行协作。 以下是在TeamGantt的甘特图中绘制的所有这些信息的示例。 有关甘特图的更多信息，您可以阅读我关于甘特图入门的5个简单步骤的文章。
6.设定沟通期望
在启动会议之后以及整个项目过程中，保持沟通畅通非常重要。 无论您的团队是否有专职项目经理，无论是项目主要联系人是谁，都应该成为鼓励和促进沟通的人。 在项目全面启动之前召开另一次全体会议是一个不错的主意，这样人们就可以提出任何剩余的问题。
尽早设定沟通期望。 团队负责人是否会每周提交有关团队进度的最新信息？ 在项目进行过程中，您将召开多少次全体会议-有时根本没有必要； 您的项目需要什么？ 通常，项目中的较小团队，例如设计团队或编程团队，会定期举行签到会议，每个人都在其中总结最近所做的工作并提出任何潜在的问题。 人们越早对潜在问题发表意见，每个人阻止或应对它们的机会就越大。
向前进
有了这些入门技巧，您现在就可以深入了解该项目的实质。 项目管理软件在帮助项目中的每个人保持最新进展方面大有帮助。 但是，这也需要大量的人机交互，并且要尽可能清楚地了解项目及其细节。
