井井有条：7个简单提示，最终实现无纸化

您的厨房柜台，餐桌或其他不属于他们的地方有几张纸？ 如果您再次需要收据，您是否会挂在收据上？ 您是否保留一堆兽医的文件，以防您需要确切记住三年前宠物服用过哪些药物？ 所有这些文件都坐在那儿，等待一段时间，无论您打算做什么，都可以对其进行处理。 （这意味着浏览每一页，然后将它们全部推入回收箱。）是时候摆脱纸张和堆积在纸张上的所有罪恶感了。 是时候无纸了。

我已经无纸了近十年。 无纸，并不是说我的生活中只有零张纸。 当然，我仍然需要纸质出生证明，并且我使用一个小纸质笔记本上语言课。 但是，在大多数情况下，我不会挂在纸上。 取而代之的是，我将重要文档扫描到存储服务，并将数字笔记保存在记笔记应用程序中。 我还将我的待办事项清单和购物清单写在手机中，并将餐馆的推荐信息固定在在线地图上。 有很多简单的方法可以消除生活中的纸张。

走向数字化很容易。 困难的部分是不要让纸张开始蠕动。如果您准备摆脱生活中的大部分纸张，那么这就是开始并保持纸张使用所需的知识。

1）忘记积压

这听起来似乎违反直觉，但是实现无纸化的第一步是忘记您已经积累的纸张积压量，而专注于从现在开始就需要采用的无纸化新习惯。 不要向后看：采用向前走的方法。

总有一天（或者不可以）使用现有的纸堆。 现在，不要让那些论文阻碍你前进。 不得不处理积压的事情可能会感到不知所措，而当人们感到不知所措时，他们就会拖延。 所以现在就算了。 相反，请尽力确保未积压的订单不会增加。

2）获取这五个应用

您需要五种应用程序或服务才能实现无纸化。 他们是：

• 待办事项清单应用程序，
• 扫描应用程序
• 在线存储服务，您可以在其中放置数字文件（稍后会详细介绍），
• 电子签名工具（Adobe Acrobat是一个很好的例子），用于在不打印数字文档的情况下对其进行签名，以及
• 用于不打印正式文件而发送正式文件的文件传递服务。

在这里查看我对每种类型的应用程序的建议。

3）选择一个存储服务

让我们在第三个应用程序（存储服务）上进行更多研究，因为它比其他应用程序更复杂。 在存储服务中，您将保留纸质文档的数字版本。

理想情况下，您需要一种存储服务，无论您身在何处都可以访问您的文件，并对其进行备份。 一种选择是使用在线存储和文件共享服务，例如Dropbox或Microsoft OneDrive。

另一种选择是使用专为希望无纸化的人们设计的服务。 整洁和文件这是两个示例。 他们为无纸化人们提供了特殊的工具，例如自动标记和标记识别的文档类型的功能，例如税金。 FileThis还具有“提取”服务，该服务可自动复制它在您的电子邮件帐户中找到的重要文档。

无论选择哪种服务，都请选择其中一项并坚持使用，以便将所有数字文档放在一个位置。

4）注册电子邮件对帐单和数字付款

如果您仍然收到纸质账单和对帐单，请注册以尽可能通过电子邮件接收。 如果您仍然定期发送支票，请查看是否可以改用在线付款。

尽管公用事业公司和银行多年来一直尊重数字支付，但最后并不总是接受数字支付的是房东和管理公司。 如果您陷入这种困境，请尝试解释一下，他们接受数字支付后，他们会更快，更可靠地赚钱。 即使是规模最小的企业，也可以接受直接银行转帐而几乎不收取任何费用。 当您可以用数字方式支付所有账单而不是使用支票和信封时，您将比无纸化更近一步。

5）扫描并切碎

现在是时候开始养成新习惯了。 扫描，切碎或回收是您最可能要做的事情。 我更喜欢使用移动应用程序进行扫描，但是您也可以使用桌面扫描仪或多功能打印机上的扫描功能。

为自己制定一条规则，如下所示：当我得到一张需要数字化的新纸时，我将使用手机立即对其进行扫描，然后将其放入回收或切碎的纸堆中。 更好的是，直接将其丢弃在切碎机中。 干嘛要等？

强迫自己养成这种习惯可能很难。 您可能会说：“我现在没有时间对此进行扫描。” 通过从待办事项中扫描一两个文档来练习新习惯，以进行尝试。 多久时间？ 您使用了哪个应用程序？ 您可能还会发现，在自然光下扫描文档要比在室内照明下扫描更为顺畅。 一旦感觉到如何做以及花费多少时间，您可能会更轻松地完成后续工作。

6）开发其他工作流程

扫描和切碎是一种工作流程。 随着您对无纸化生活方式的适应，您会发现在其他情况下需要更多的工作流程。

这是一个示例：购买新产品时，您可以拍摄用户手册，收据，保修和序列号或任何其他相关信息的图片。 将这些图片上传到您的存储服务，然后清除多余的纸张。

您可能创建的另一个工作流程是保存一堆您认为应该切碎但不确定的文件，然后在专用的一天进行处理。 选择一个时间和日期，无论是每个月的每个星期六还是该月的第一个星期日，都可以使用该时间清理堆栈。

有时，对于保险凭证，房主的文件等，您可能希望在扫描纸张的同时还保留原件。 通过数字化它们，可以创建备份副本，并确保可以访问其中包含的信息，即使您无法使用原始信息也是如此。

7）不要想太多

有些文档会询问您是保留原件还是将其数字化并切碎。 当您面对艰难的求助时，请不要想太多。 无纸化应该使您的生活更轻松，更轻松，而不会带来更多压力。 将原件存放在文件夹，手风琴文件夹或文件柜中。 如果您挂在几张纸上，没人会拿走您的无纸俱乐部卡。

医疗记录非常棘手，因为只有拥有符合HIPAA要求的系统，您才应该将其数字化并以电子方式进行存储。 您可能会决定将它们简单地滑入文件夹或手风琴活页夹中，然后每年对其进行一次筛选，以查找任何可以扔的东西。

就是说，不要停留在无用的纸上或对其进行数字化处理。 如果您是那种认为自己在做负责任的事情而勤奋地躺在纸上的人，那么切碎和回收 任何东西 都会感到恐惧。 但是，您是否需要该收据作为三明治或两年前的福利说明的解释？ 切碎然后放开。