井井有条：Microsoft Word中的5个方便技巧

我的一个朋友正在将内容从Excel导出到Microsoft Word，并不断被各种导出选项绊倒。 不管他做了什么，生成的Word文档都在应该有单个空格的地方有不必要的选项卡。 他打电话给我，请我过来帮助。

我说：“只需找到并用单个空格替换制表符空格即可。”

“你是怎样做的？”

这是一个绝对简单的功能，但它是其中的Microsoft Word技巧之一，如果您以前从未见过，您将不知道该怎么做，甚至不知道如何在Google搜索中正确地表达它。

因此，我向他展示了如何做，以及我一直在Microsoft Word中使用的其他一些便捷技巧。 我也将在这里与您分享。

1.查找和替换选项卡空间

Microsoft Word中的制表符空间转换为^ t。

要查找并替换为单个空格，请使用“查找/替换”按钮。 在第一个字段中键入^ t，在第二个字段中键入一个空格。 点击“全部替换”，然后点击。

2.查找并替换段落返回

谁还没有收到只需要两个退回单据的文档？

段落返回或有时称为回车的返回可以在Microsoft Word中表示为^ p。

要将双段退货查找并替换为单段退货，请使用“查找/替换”按钮。 在第一个字段中键入^ p ^ p，在第二个字段中键入^ p。 点击“全部替换”，操作完成。

3.使用宏自动执行经常键入的文本

告白：多年以来，我一直害怕宏，因为我不了解它们是什么，而且看起来我必须学习使用它们的代码。 不对。 宏是您的朋友。 我希望他们有一个不同的名字，例如“ Frequently Typed Text”按钮，因为这确实是他们的名字。

许多人都使用宏来制作样板，公司免责声明或某些性质的所有文档所需的法律文本。 我使用它们来自动完成极其基本的文本，这些文本我必须一遍又一遍地键入，包括PCMag在在线发布文章时使用的一些HTML代码。

第一次设置宏需要几个步骤，但值得一试，之后再保存。

这样做的方法（说明显示在两分钟的视频下方，该视频还向您展示了如何使用宏）：

Windows 2010版本： 从“视图”选项卡中，单击最右边的“宏”按钮，然后选择“记录宏”。

Word：Mac 2011版本： 从顶部菜单转到“工具”>“宏”>“记录新宏”。

在“宏名称”字段中为宏命名。请注意，名称不能带有连字符或其他特殊字符，只能有字母和数字（这是愚蠢的，但是有）。 接下来，您可以为宏分配按钮或键盘快捷键，但这是可选的。 如果愿意，您始终可以从菜单中运行宏。 分配键盘快捷键可能很棘手，因为您必须知道所有其他现有的键盘快捷键，以免意外覆盖可能需要的键盘快捷键。 如果需要，可以添加描述，但这不是必需的。

当您单击确定时，Word将记录您键入和执行的所有操作。 键入要自动执行的文本并设置其格式，或者记录要捕获的操作，然后返回“宏”按钮并单击“停止记录”。

现在，通过返回“宏”按钮并选择“查看宏”，然后为您创建的宏选择“运行”，以测试您的宏； 或仅点击您分配的键盘快捷键或按钮。 您应该看到您的文字神奇地出现在了下。

4.清除粘贴文本的格式

在Verdana中以18点字体显示为红色时，您是否会复制和粘贴来自在线来源，其他文档，电子邮件等的文本，并使其冒出来？ 剥离粘贴文本不经意间产生的格式是一个很大的麻烦。 您可以更改Word中的设置，以使格式 永远不会 保留其他文本。

在Windows的Microsoft Word中，首先转到“文件”并选择“选项”。 查找Word选项，然后单击“高级”。 在大量列表中的某个地方（我知道很长）是一个名为“从其他程序粘贴”的条目。 选择仅保留文本，然后单击确定。 通过粘贴Web文档中的一些文本进行测试，以查看其如何符合该文档的现有格式。

另一种无需永久更改设置的方法：查找粘贴文本时出现的粘贴板图标。 嗨，“仅保留文字”，您一切顺利。

如果没有看到该图标（在Mac中），请转到“偏好设置”>“编辑”，然后查找“剪切和粘贴”选项。 单击该部分中的“设置”按钮，并确保已选中“显示粘贴选项”按钮的复选框。

5.删除一行

可怕的线！ 您打了一系列连字符或下划线，再加上回车键，Microsoft Word在整个页面上始终以粗线显示，这对于您一生都无法解决。

摆脱这条线的技巧是将其称为“边界”，而不是一条线。 在该行上方直接单击，即“边框”。 从“主页”选项卡中，选择边框图标（它看起来像一个四乘四的网格）。 您应该看到选择了下边框。 只需将其更改为“无国界”，就可以完成。 如果要更改Word的设置，以使该边框不再出现，请转到“文件”>“选项”>“自动更正选项”。 在键入时选择“自动套用格式”，然后查找“键入时应用”。 在该部分中，您可以取消选中“边界线”框。