井井有条：业务中保管箱的5种发明用途

小型企业通常倾向于使用基于云的存储服务（例如Dropbox），因为它们可以提供很多价值，但前提是企业要充分利用它们。

这是在您的企业中使用Dropbox的五种巧妙方法。

1.像服务器一样使用Dropbox； 促进透明度

在业务环境中使用Dropbox的最明显的方法也许是共享服务器的替代方法。 特别是对于小型企业，Dropbox Business帐户的成本可能比购买内部服务器并雇用员工进行维护要低得多。

将Dropbox像服务器一样使用，无论是FTP服务器还是具有附加存储的共享网络，都可以使人们都可以使用相同的文件，以便他们可以协作并拥有更好的版本控制。 除了与需要协作的工作相关的更典型文件外，它还可以成为存储行为准则手册，福利信息和样式指南的中心。

如果您的业务旨在促进透明文化，那么通过Dropbox向所有员工提供其他类型的业务文档，例如向投资者或董事会成员展示的财务报告和幻灯片，可能是朝正确方向迈出的重要一步。

2.分享旅行行程； 在移动设备上保持离线状态

经常出差的企业主和员工可能需要与办公室中的其他人共享行程。 他们可能要依靠另一个人为他们预订旅行。 通过设置旅行路线的文件夹，每个需要知道同事旅行安排的下落或详细信息的人都可以访问。

此外，使用Dropbox移动应用程序，旅行者可以将其相关行程标记为“收藏夹”，以使其可以离线访问，因此即使在30, 000英尺处也可以使用。 （如果您是负责预订其他人的旅行的人，请想像这种解决方案比每次旅行者找不到他的行程都会通过电子邮件将行程副本发送给旅行者要简单得多。 ）

3.收集传真

有时，为了了解企业如何使用不同的软件和服务，我拜访了公司并就他们的工作进行了采访。 去年，在与Vert（一家精通移动世界的营销和广告公司）交谈时，联合创始人Kevin Planovsky向我解释了他的公司如何将传真收集到基于云的存储库中-Vert实际上使用Box，而不是Dropbox，但是安装程序支持使用HelloFax之一。

每当有人发送传真时，HelloFax都会将数字输出放置在Dropbox或Box上的指定文件夹中。 通过将工作场所管理工具Podio也连接到系统，Very进一步迈进了一步。 每个传入的传真都会在Podio中自动创建一个任务，告诉Planovsky及其联合创始人检查传输情况。

4.与客户，客户和合作伙伴共享媒体

使用Dropbox的巨大好处之一是，您可以灵活决定是否只与内部团队或客户和合作者共享文件。 我最常在餐厅网站上看到Dropbox文件的外部共享，这些网站通常通过公共Dropbox链接提供其菜单。

考虑一家小餐馆的生意。 菜单可能每天更改。 这是一个高压力环境，无法在许多办公设备上运行。 并非所有员工都必须精通技术。 如果餐厅通过Dropbox（而不是网页）保持其日常菜单可供客户访问，则员工可以非常轻松地将当天菜单的PDF拖放到适当的文件夹中，以供客户查看，而无需HTML编码。 从餐厅网站到Dropbox上菜单位置的链接将始终相同，因此没有大惊小怪。

企业使用Dropbox的另一种常见方式是与合作伙伴合作进行具有特殊视觉效果的项目，例如网站重新设计。 通过将概念图和模型存储在Dropbox中，所有相关方都可以查看它们，而无需通过电子邮件发送大文件。

注意事项：Dropbox Business帐户的链接每天的带宽限制为200GB。 如果您的帐户达到限制，则您的链接会自动（但只是暂时地）暂停。 Dropbox表示，如果发生此问题，它将通过电子邮件通知Dropbox管理员，但与此同时，任何尝试访问链接的人都会看到错误页面，而不是您的文件。

5.测试求职者的技能

某些领域（例如编程和写作）的求职者通常在申请过程中进行测试。 为什么不通过测试应聘者的计算机技能和要求他们将某些文档上载到Dropbox中的某个文件夹来遵循说明的能力来扩展这个想法？

一旦候选人通过了初步筛选并进入面试阶段，您就可以邀请他或她进入共享文件夹，并提供有关上传内容的说明，例如简历，编写示例，一段编程代码，插图，视频等。明白了 给应聘者精确的说明，说明如何命名文件，文件的最大大小等，以查看他们如何轻松，快速地完成活动。 而且，如果此测试反映了您企业的常规做法，则候选人可以早日了解公司的运作方式。 （我从一个名为Nyaya Health的组织那里得到了这个想法。招聘团队仅通过协作和任务管理工具Asana而不是Dropbox对潜在的员工使用类似的测试。）