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我喜欢向人们询问他们如何使用办公室电子邮件，如果只是为了更好地了解电子邮件的设计用途，如何最有效地使用以及人们实际使用之间的区别。
当被问到时，许多人都以这种方式总结了自己的电子邮件管理技术：“我的电子邮件收件箱是我的待办事项！”
他们通常认为这是一个巧妙的系统，但这让我畏缩了一下。 当我听到这个好意但最终毁灭性的陈述时，我感到非常恐惧。 （据我了解，如果我打算继续谈话，我的身体反应并不理想。）
希望本文能够说服您改变自己的方式。 在下周的专栏中（每个星期一都请返回以获取本“组织有序”系列的最新信息），我将讨论等式的另一面：如何制作更聪明的待办事项清单。 确保还阅读了上周的专栏，其中包含11个管理电子邮件的技巧。
电子邮件的用途是什么？
“电子邮件”不再是我们用来发送电子邮件的软件应用程序和服务的准确描述性名称。 他们所做的比这更多。 借助电子邮件的所有功能和功能-能够发送附件（改变生活！），内置地址簿，日程安排和提醒功能，公共和私人日历，我们仍然称其为“电子邮件”真是一个奇迹。
对于组织间的通信，电子邮件非常出色。 您几乎可以立即，安全地进行所有时间和日期戳记的对话记录。 电子邮件使您可以按照自己的节奏处理工作，并根据需要对响应进行优先级排序。
但是，对于组织内部（在组织内部）的通信，电子邮件可能已经过时，甚至在停尸房途中（请参阅“电子邮件是否已失效？”）。 现在，我们拥有各种各样的工具，可以帮助我们以更有效和有用的方式实现相同的最终目标。 即时消息应用程序，企业社交网络和项目管理门户（例如Basecamp）就是其中的几个示例。 有些人忘记了电话和面对面的交流通常也是某些任务的最佳交流手段。
电子邮件肯定有它的位置，但是许多人使用它来完成可从其他解决方案中受益的任务。 电子邮件应用于需要纸质记录的通信，尤其是组织间消息。 电子邮件中的应用和功能（如日历和日程安排）应按预期使用。 如果您希望将待办事项列表保留在电子邮件程序中，则可能有一个用于此目的的工具（例如，在Outlook中，它称为“任务”）。 但是收件箱并非旨在告诉您每天需要完成哪些任务。 原因如下：
您的收件箱不应该成为您的工作清单的原因
1.无法控制传入的项目。
待办事项列表仅包含您放在其上的项目。 另一方面，您的收件箱就像没有水龙头的水龙头。 您无法控制传入的项目，只能逐个考虑并删除它们，这是构建待办事项列表的一种非常无效的方法。 消息全天候出现。 他们可以来自任何人，而与可能决定您的实际待办事项列表的层次结构无关。 而且很有可能，只有一小部分会反映出您需要完成的工作。
2.名称错误的任务。
对于实际上确实反映了待办事项清单上内容的一小部分收件箱材料，请问自己：主题行是否准确地描述了您需要做的事情？ 在许多情况下，其他人会组成主题行，这可能无法反映邮件本身，更不用说邮件中与您有关的部分了。 有了适当的任务清单，您就可以使用自己的语言快速获取重要信息。 一个写得很好的待办事项清单是您可以在一两秒钟内扫描并准确知道需要做什么的清单。 只有您才能以能够将信息快速传达给自己的方式进行写作。
3.太长。
我知道我只是说了这一点，但它需要重复：一份写得很好的待办事项清单是您可以在一两秒钟内扫描并确切知道需要做什么的清单。 我要下注50美元，因为我在PCMag找不到一个人，但电子邮件收件箱可以一目了然地传达信息。
不要开玩笑 我们都将邮件保留在收件箱中，这些邮件使我们想起了我们想完成但不会完成的任务。 没关系。 但是这些项目不属于待办事项列表。
4.缺少用于确定优先级和设置截止日期的工具。
红色的感叹号，标志，星星，彩色气泡-电子邮件程序通常为您提供一些用于标记重要消息的工具。 在某些应用程序中，您甚至可以关联“响应时间”日期，例如今天，明天，或宽松地关联“本周”。 使用这些功能来提醒自己与人交流，而不是将其作为特定任务的优先标记或确定的到期日期。 如前所述，主题行永远不会始终告诉您您需要做什么，并且添加标志并不能提供与待办事项列表相同的有价值的信息。 一个好的待办事项清单会按优先级安排任务并使用截止日期。
5.防止您的电子邮件成为电子邮件。
我希望我已经最让您相信，调整收件箱以使其像待办事项清单一样运作会导致待办事项清单非常差。 你猜怎么了？ 它还会导致收件箱质量很差，因此现在两个效率低下！ 如果您尝试将收件箱加倍作为待办事项，则会使您在操作之间切换。 这是可能发生的情况：以一种方式对收件箱进行排序，以找到高优先级的待办事项。 发现新的邮件流； 被打断； 求助于收件箱； 检查新邮件； 决定它不适用于您； 再次用旗帜或星星求助； 尝试记住待办事项清单所在的位置…
请记住，如果您的电子邮件程序具有内置的待办事项列表应用程序或功能，则可以使用它！
电子邮件就是电子邮件
将您的电子邮件收件箱保留为电子邮件收件箱，而不是待办事项列表，您的效率将会大大提高。 很有可能，您的工作生活也会变得更加幸福。 在下周的“获取有组织的清单”一栏中，我将更详细地说明是什么使一个好的待办事项清单，如何使用它以及一些使待办事项清单管理过程高度自动化的工具。
