井井有条：甘特图入门的5个简单步骤

在开始新项目之前，先准备好路线图，所有必要步骤的清晰概述以及这些步骤的执行顺序将很有帮助。 本质上就是甘特图。 该项目是个人项目（例如在房子后面添加甲板）还是商业项目（例如建立新网站）都没有关系。 你得知道

• 您从何时何地开始，
• 一路走来的所有步骤以及需要多长时间，
• 谁负责每一步，
• 步骤执行的顺序，以及
• 项目何时完成。

甘特图以工程师和顾问亨利·甘特（Henry Gantt）的名字命名，他是1910年代开发和使用的图表，是整个项目从头到尾的可视化。 它们是生产力​​工具的一种非常常见的类型，并且是许多项目管理服务的关键部分。 实际上，出色的TeamGantt服务甚至从图表中获得了它的名字。 ，我将解释甘特图，它们的作用以及人们的使用方式，并提供了五个入门步骤。

什么是甘特图？

LiquidPlanner首席项目经理Kayvon Ghaffari解释说：“甘特图是完成项目所需步骤的可视化，”我最近要求他分享一些有关开始使用甘特图的见识。 LiquidPlanner是一款屡获编辑推荐的项目管理和工作场所协作应用程序，着重强调甘特图。

Ghaffari提醒我，一个项目不同于其他类型的工作。 他说：“一个项目是一套有始有终的工作，而完成创建该项目是一系列任务。” 甘特图专门用于项目，不适用于正在进行的工作。 他们是要帮助您从头到尾做到这一点，因此重要的 是 结束。

甘特图从左到右，从上到下读取。 （请参见上图来自TeamGantt的图像。）x轴是时间。 该图表在项目启动时开始，在项目交付时结束。 运行y轴的长度是任务，尽管它们只是在列表中。 尽管它们倾向于按时间顺序下降，但它们在y轴上的确切位置无关紧要。

加法里说：“一项任务包括三个组成部分：它是什么，要花多长时间，以及要去做的人。” 在甘特图上，每个任务都用条形图表示。 条形图的长度显示任务将花费多少时间。 通常，任务栏是颜色协调的，指示哪个人或部门负责完成任务。 至于“什么”，任务名称通常显示在栏中或单击时可见。

除了显示项目的所有任务及其耗时外，甘特图还显示了排序和依存关系。 换句话说，它们显示了任务执行的顺序，以及一件事是否必须先于另一件事发生。 为什么这么重要？

甘特图做什么？

Workfront产品策略总监Chris Savoie表示：“甘特图清楚地表明您不能同时做所有事情。” 他以建造树屋为例。 您可以同时购买钉子和木材，但是在将木材钉入树中之前，必须先将其切割。

甘特图显示任务之间的依存关系，通常使用连接它们的线之类的东西。

在加入Workfront之前（与LiquidPlanner一样，Workfront是用于工作场所协作和项目管理的工具），Savoie与美国联合航空联盟以及NASA的Johnson Space Center一起从事了一些高度复杂的项目。 他提到尽管排序和依存关系对于甚至简单的项目（如建造树屋）也很重要，但它们对于大规模的，长达数年的项目（如建设国际空间站）却至关重要。

甘特图所做的另一件事是帮助组织或项目负责人管理资源。 加法里说：“仅仅因为一项任务存在并不意味着就有一个人可以自由地去做。”

使用甘特图，您可以轻松地查看何时安排人员或部门执行任务以及何时空闲。 他补充说：“您需要能够考虑人们的日程安排以及一天中有多少小时。” 甘特图创建查看时间，任务和资源的有效方法。

甘特图入门

一旦了解了什么是甘特图以及它们为何有用，就可以开始为自己的项目制作它们。 这五个步骤将帮助您开始。

1.选择一个模板或从头开始构建一个

通常，当您启动新的甘特图时，可以选择使用模板或从头开始。 对于项目管理软件提供的模板，模板可能来自外部来源，也可能来自您自己的过去项目。

使用您自己的先前工作来创建模板的好处之一是，您通常可以从过去发生的事情中学到很多东西。 该模板将不仅提供有关任务和顺序的信息，还提供有关任何任务是否花费比预期更长的时间的信息。

2.标记您的里程碑

大多数用于创建甘特图的软件都可以添加里程碑。 里程碑是指示项目阶段已完成的标记。 例如，在建立网站时，锁定线框是一个典型的里程碑。

从头开始构建甘特图时，在添加任何任务之前绘制所有里程碑通常会很有用。 列出所有里程碑有助于将项目分解为较小的部分，而这些较小的部分比一次整个项目更容易概念化。

3.添加任务，序列事件和创建依赖关系

下一步是添加任务，排序事件并创建依赖项。 添加任务时，请确保查看历史报告或与将完成任务的人员交谈以获取准确的估计时间。

在对事件进行排序时，请记住，可以同时执行多个任务，但不能由同一个人执行。 在网站构建中，一个人可以处理线框，而另一个人可以收集原型的样本内容。 但是线框设计师不能同时创建情绪板。

仅在列出所有任务并将它们按正确的顺序排列后再添加依赖项，并谨慎对待它们。 萨沃伊说：“真正使您烦恼的是，如果您进入甘特图，并且发现任务12不再依赖于任务5，”。 他补充说，初学者应格外小心，不要删除依赖项，除非他们确定这样做是正确的，因为如果创建大量事件，要使其恢复就非常困难。

4.注意资源

Ghaffari解释说：“任务需要以正确的顺序进行，然后您需要控制谁可以完成这些任务。” 如上所述，仅仅因为有一项任务要做并不意味着有某人有空去做。

Ghaffari指出，他公司的Gantt图表软件不允许超额预定，这意味着LiquidPlanner不允许您将某人同时分配给一个任务，如果该人已同时分配给另一个任务。

甘特图不仅可以帮助您查看资源是否超量预订，而且还可以查看纠正后对项目其余进度的影响。

5.合作

加法里说：“让人们理解甘特图不是魔术，这非常重要。” “仅仅因为您已经计划了一些事情，并不意味着它与现实有关。”

确保甘特图与现实相吻合的方法是通过协作。 通常，甘特图软件是较大的项目管理或工作场所协作包的一部分。 团队中的每个人都应该至少具有查看图表的能力，如果不更新图表以及提供给图表的其他信息。 这样，如果受让人提前完成任务，并且她有权更新进度以将任务标记为完成并纠正估计的时间，则这样做可以帮助其他受让人也早日完成任务。 或者，她也可能将自己标记为可用于其他任务的可用资源，直到她下一次计划的任务为止。

Ghaffari用这种方式总结了协作的力量：“如果甘特图处于真空状态，谁知道它是否准确？如果协作，则内置检查，并且更有可能反映现实。这就是协作的价值所在。甘特图大放异彩。”

不要过多依赖甘特图

Ghaffari和Savoie都告诉我，他们使用甘特图进行计划和签入项目，但是他们不喜欢管理其中的日常工作。 Savoie说：“通常，这是一个计划，而不是执行时间表。”

Savoie还指出，初学者可能不会意识到人们很少（即使有的话）一次查看整个甘特图，因为他们通常很大。 他说：“您需要一个广告牌来打印它。”

根据Ghaffari的说法，“构建甘特图不是最终目标。它是任务计划和排序的可视化。甘特图可帮助人们了解计划的工作方式。”

如果您对甘特图感兴趣，那么您通常也可能对项目管理感兴趣。 有关使项目保持正常运转的一些出色的附加技巧，请查看我的《项目管理入门4技巧》，以及有关如何改善沟通以更好地进行项目管理的建议。