井井有条：5种更好地发送电子邮件的方法

有很多方法和方法可以更有效地使用电子邮件。 它们是限制分心和提高生产力的基础。 但是，您还需要知道可以使用哪些工具来达到更高的生产率。

电子邮件服务提供商和第三方应用程序开发人员已经发明了一些出色的工具，可以使电子邮件效率更高。 我认为有五个影响最大且适用范围最广的。 在一起，他们会帮助您

• 写更好的电子邮件，
• 将电子邮件变成任务，
• 撤消发送电子邮件，
• 安排发送电子邮件，以及
• 暂停电子邮件。

写得更好

写不必要的长或不清楚的电子邮件是浪费时间。 收件人可能没有时间一开始就阅读它们，或者可能会浪费时间重新阅读它们以使它们变得有意义，或者可能必须回复发送者以进行澄清。 另外，所有浪费的时间都花在了第一时间写它们上。

有两种应用程序可以帮助您编写更好的电子邮件，因为它们专注于编写本身，所以它们会努力工作：语法和Crystal。

Grammarly是一个插件，其功能类似于拼写检查器，可以分析语法并实际上就如何加强语言，清晰地书写和纠正常见错误提出明智的建议。 它具有特别出色的发现ESL错误的能力。

Crystal也是一个插件，它可以使您调整电子邮件的语言以吸引收件人。 它的工作方式如下：Crystal首先在网上找到您的收件人-他们的Twitter帐户，Facebook页面等-并查看他们如何使用和回应语言。 他们简洁明了吗？ 还是他们倾向于陷入冗长的讨论中？ 根据结果​​，Crystal指导您的写作。

如果您不是一个有力的作家，Crystal的非常清晰的提示可能会真正帮助您找到单词来写下您想要说的话。 这是一个很有价值的主张，但是有一些事情使我误解了。 有一个未阐明的前提，就是您正在调整自己的语言以使他人受益匪浅，而我发现这是一种操纵。 但是，它可能不会打扰您，甚至可能正是您要找的东西。 无可否认，无论如何它在做事上是有好处的。

将电子邮件变成任务

您的收件箱不是您的工作清单，但您仍然可能会通过电子邮件收到分配给您的任务。 解决方法是设置一个已连接的应用程序，以将这些任务有效地移动到更合适的位置。

与其在您使用的任何待办事项或提醒应用程序中手动键入新任务，不如将应用程序直接连接至您的电子邮件帐户或设置电子邮件转发，只需单击或单击两次，即可将该电子邮件移至正确的位置。

Wunderlist，Evernote Plus和Premium，Todoist Premium，Boxer和Newton Mail支持通过直接连接或转发电子邮件将电子邮件转移到另一个应用程序的一些应用程序。

撤消发送

无论是因为我们忽略了一个错字，遗漏了一些信息，还是因为刻不容缓地重新考虑写一封电子邮件，我们都过早地发送了。 但是，您不必后悔，也不必写第二封电子邮件。 您只需要能够撤消发送。

撤消发送与撤回消息不同。 使用撤消发送，消息将永远不会发送。 基本上，您的电子邮件将邮件保留大约10到30秒，在此期间您可以改变主意。

Gmail具有一个“撤消发送”按钮（有关设置方法，请参见下面的视频），每个Gmail用户都应启用该按钮。 牛顿邮件（具有丰富的移动设备上电子邮件的丰富功能）还具有一个适用于它支持的任何电子邮件帐户的邮件，其中包括Microsoft Exchange和iMap帐户。 其他电子邮件提供商也提供它。

安排发送

“立即”并不总是适合发送电子邮件的时间。 那就是时间表发送派上用场的时候。 此电子邮件功能使您可以选择将来发送邮件的时间。 Outlook，适用于Gmail的Boomerang和Newton Mail都有它。

使用计划发送，只要消息还没有发出，您仍然可以对其进行编辑。 因此，它涵盖了与撤消发送功能相同的某些方面。

打盹

我不喜欢“收件箱零”哲学，该哲学试图使未读邮件数量保持零。 从心理上或技术上，这花费了太多时间进行管理，无法满足人们的实际电子邮件需求。 不过，我很喜欢打sn，它的主意是在任何给定时间将收件箱中的邮件数量保持最小。

暂停功能只不过是暂时隐藏收件箱中的邮件。 多久？ 你决定。 效果是您可以专注于重要消息，而不会被不太重要的消息分散注意力。 这些不太重要的消息会在您最好处理时重新浮出水面。 Outlook（在这里称为“计划”），航空邮件，Sparkmail和Newton Mail都有贪睡按钮。

如果您有兴趣提高工作效率（谁没有？），请查看我对“最佳生产力应用程序”的总结。 无论您的工作效率问题是什么，那里都应该有几个应用程序或服务可以帮助您更好地利用自己的时间。