井井有条：破坏生产力的5种方法

我花了很多时间阅读有关组织和生产力的研究，并且花了很多时间与技术爱好者闲逛。 当我发现了有关最大化生产力和保持组织性的理论和最佳实践时，我也注意到了那些热爱技术的人的共同习惯，这些习惯直接破坏了他们发挥最佳功能的能力。

人们谈论生产力的话题很多，但是很少花时间讨论生产力。 对我来说，生产力是高度个人化的，但最终，它关乎达成目标。

目标可以是任何事情，从最大化企业利润到更快地完成9到5个工作，以便剩下一些精神和物质资源来追求个人利益。 有些人希望每天更快地离开办公室，以花更多的时间陪伴家人。 有些人想每天晚上花两个小时写电影剧本。

无论您想做什么，成为自己最有生产力的自我都意味着：

1.想着自己想完成的事情，

2.弄清楚如果创建最佳环境可以做什么？

3.遵循创建最佳环境并完成任务或实现目标的步骤。

当然，后续通常是问题所在。 让我指出一些最常见的方式，我认为技术爱好者尤其破坏了他们的生产力。

1.应用跳变

如果您喜欢技术，那么您可能也喜欢应用程序。 您一直在下载最新的应用程序。 您为能早日采用而感到自豪。 但是，如果您与生产力应用程序进行跳频，则会破坏自己。 生产力应用程序是可以帮助您完成工作的任何应用程序和服务，包括待办事项列表，任务管理应用程序，文件同步服务，笔记应用程序，日历和办公套件。

使用任何新应用程序，都将花费大量时间进行迁移和学习如何使用该系统。 加上自定义功能，您会浪费很多本可以用于生产的时间。 另外，您可能需要一段时间来养成使用这些您可能每天都会使用的应用程序的新习惯。 那会浪费更多的时间，而且通常会花费更多的“工作量”。

就是说，您应该摆脱任何无法满足您需求的应用程序或服务。 但是，该决定必须基于现有工具是否满足您的需要，而不是基于是否认为其他应用程序可以使草变得更绿色。

建议：根据您的每个生产力需求选择一个应用程序并坚持使用。

2.陷入电子邮件黑洞

大多数技术爱好者都知道，他们不应该在电子邮件上浪费太多时间，但是每天都会被其吸引数小时。 您的电子邮件问题有多严重？ 您甚至不知道浪费了多少时间？

一种衡量它的方法是使用RescueTime，这是一种免费增值工具，在后台不可见地工作，可以记录您在使用的每个应用程序和网站（包括电子邮件）上花费的时间。

RescueTime可以使您对电子邮件问题的严重程度睁开眼睛，但不能阻止您使用它。 如果您使用基于Web的电子邮件，则Stayfocused插件可以。 将您的电子邮件网站添加到您将被禁止访问的域的列表中，然后设置实施限制的时间。 StayFocusd将阻止您访问该网站。

说到时间，遏制电子邮件问题的另一种方法是在检查电子邮件时养成新习惯。 专家们普遍认为，破坏工作效率的最糟糕方法之一是在到达办公桌后立即打开电子邮件。 最好以高效率的工作开始新的一天并保存电子邮件以备后用。

“但是，”您抗议，“如果我需要紧急处理一封重要的电子邮件，该怎么办？” 如果电子邮件是您脖子上的狗项圈，请检查智能手机上的工作电子邮件，仅在紧急情况下采取措施。 养成只在电话上检查的习惯，这样可以更轻松地关闭电子邮件应用程序并开始实际工作。 在最终在计算机上启动电子邮件之前，请进行至少45分钟的实际工作。 您可能会发现自己沉迷于这项重要任务，直到很晚才忽略电子邮件，这是养成良好的习惯。

当其他所有方法都失败时，我想重复一遍：不给我答复电子邮件的报酬。

注意：如果您实际上收到了回复电子邮件的报酬，则可能需要更改咒语。

建议：使用RescueTime量化您的电子邮件问题。 切勿在工作站上首先打开电子邮件应用程序。 尝试在进入电子邮件之前至少完成45分钟的实际工作。

3.相信多任务处理无济于事

了解技术，技术文化和生产力的人们都 知道 多任务处理无济于事。

好吧，对不起，但这不是事实。

对多任务处理的研究表明，它非常有生产力，但到一定程度（例如，参见Diwas KC和Narayan的工作）。 绘制时，多任务处理的值呈倒U形。 一点点是好的，但太多的也跟没有的一样坏。

研究还表明，多任务处理的价值根据所完成工作的个人和类型而有所不同。 坦率地说，我相信大多数人都知道他们

任务适合且不适合多任务。 陷入与您完全不相关的会议？ 继续赶上电子邮件！ 起草一百万美元的提案？ 您最好只专注于该任务。

建议：不要再告诉自己多任务处理是不好的，而是将其用于合适的任务。 但是不要推它。

4.不经意间创建重复的帐户

您注册了多少次在线帐户，后来才知道您已经有一个帐户绑定到另一个电子邮件地址？ 这是早期采用者感到普遍的问题，他们以在新的在线站点和服务可用后立即注册而感到自豪。

如果您浪费时间设置初始帐户，那么拥有多个帐户可能会成为一个问题。 如果您在第一个帐户中存储了可能需要再次存储的数据，这也是一个问题。

避免创建重复帐户的最简单方法是使用密码管理器。 密码管理器管理您的用户名和密码，作为一个必然的好处，他们还会跟踪您是否已经拥有任何应用程序，网站或服务的帐户。

我个人测试软件和在线服务，这是我工作的一部分，因此，我拥有450多个在线帐户。 没有密码管理器，我将永远无法跟踪我的在线注册。 我使用Dashlane，这是PCMag编辑的选择。 还有其他两个编辑选择：LastPass Premium和Sticky Password Premium。

建议：使用密码管理器来防止自己不经意间创建重复的帐户。

5.最精明的会议安排

您喜欢在会议期间保持敏锐，对吗？ 不幸的是，除非会议是您工作的核心，否则在您力所能及的情况下安排会议非常无用。

与电子邮件一样，会议也被认为是“关于工作的工作”。 会议之后，您要做的就是真正的工作。 因此，最好将会议安排在平常不景气的一天中，通常是下午，并保护好重要的时间以应对棘手的问题。

这与成为技术爱好者有什么关系？ 好吧，我的极客，如果您超级连接并使用了所有最新的连接日历解决方案和日程安排工具（例如Doodle），那么也许您的同事和合作伙伴可以看到您什么时候有空，什么时候有空。 如果按时间顺序讲，这是一天中的 第一 时间，那么每个人都可以自由地建议早上参加会议。

因此，无论何时处于高峰，您都可以在日历中进行屏蔽。 对于大多数人来说，这是工作的头几个小时。 将此时间标记为“重点工作”，或将其标记为私人，以便人们看到您很忙，但不知道您在做什么。 推迟生产时间也可以避免您此时安排其他非生产性的事情，例如预约医生。 每天精疲力尽时，请保存这些东西。

建议：不要在工作效率最高的时段安排会议或约会。 在您的日历中放些时间上班。