井井有条：协作工具包

内容

• 井井有条：协作工具包
• 任务管理，项目管理，屏幕共享

我的两个朋友最近告诉我，我让他们大吃一惊。 怎么样？ 简单。 我取消了我们组织一次大型晚宴的电子邮件线程（您知道这些线程是如何崩溃的，没人能跟上谁说他们在那个日期有空），而是改用了Doodle。 Doodle是一个免费的网站，可让您创建在线民意调查，以了解人们何时何地可以自由聚会。 多年来，我一直在使用它进行协作，主要用于安排与世界各地，不同时区的人们的会议。

有许多出色的应用程序可以协助协作。 也许我以我的效率震撼了我朋友的头脑，但是却让我意识到他们以前从未见过Doodle！

为了帮助人们担负起作为协作组织者的艰巨任务，我想分享一些我发现的最佳工具，这些工具可以使思想和思想汇聚在一起。

排程

Doodle已成为我的首选日程安排应用程序，因为它是免费的，并且不需要参与者注册即可使用。 设置民意调查，发送链接，然后让人们只需访问网站并勾选框即可进行回复。 对于与大型团体安排会议或社交活动而言，这是无价的。

当每个人都使用相同的日历系统（例如Outlook的日历）时，通常可以使日历对其他团队成员可见，这可以帮助安排时间，但是这些情况并不总是对每个人都有效。 另一个选项是Tungle.me ，其中包含Doodle的某些相同元素，以及使您的空闲和忙碌时间公开或对某些人可见的功能。

共享文件和文件夹

您如何使文件提供给您与之合作的所有人？ 不要给他们发电子邮件！ 这很草率，很难追踪。 您需要一种更好的共享文档和文件夹的方法。

最简单的解决方案以文件同步服务的形式出现，例如Dropbox或SugarSync 。 实际上，我同时使用SugarSync处理工作文件和Dropbox处理个人文件。 我使用它们与各种人共享文档，包括编辑甚至我的律师。

我发现Dropbox和SugarSync的设置和使用（并说服其他人使用）比FTP站点简单得多，FTP站点是共享文件和文件夹的较老派方法。

协同，异步编辑

使用Dropbox，SugarSync或其他文件同步服务来组织协作的另一个原因是，它们确实允许多个人编辑一个文档，尽管通常是异步的。 换句话说，您无法看到其他人实时编辑文件。 更改在本地进行，并且只有在进行编辑的人员将文档上传回共享位置时，该更改才对组可见。

这些服务无法让您详细了解协作者可以做什么和不能做什么（例如，您不能让Kate能够编辑 X 和 Y， 而不能编辑 Z ），但是它们确实提供了基本权限。 例如，您可以通过发送只读链接来进行共享，也可以邀请人们完全访问特定共享文件夹中的内容。

协同，同步编辑

Google云端硬盘 （以前称为Google文档）具有我见过的最令人印象深刻的协作功能之一：实时协作编辑的能力。

我曾经与另一个州的同事一起工作，我们每周召开一次电话会议，这本来是“工作会议”。 也就是说，我们在讨论项目状态的同时完成了进一步推动项目状态的工作。 我们在Google中使用了一个简单的电子表格来记录需要完成的任务，并以优先级对其进行标记。 在一周中，我们可以根据需要添加注释。 然后在会议期间，我们可以浏览列表，在电话中实时完成任务，然后将其勾掉。 但是，有时他会在列表上看到一些内容，然后说：“那是什么意思？” 我会解释。 而且他会改变任务的编写方式，就在我眼前，以确保他对任务的翻译与我的意图相同。 这是合作的幸福。

Google的工具不仅适用于电子表格，还适用于演示文稿和文本文档。