井井有条：如何避免浪费电子邮件时间

电子邮件破坏了生产力，几乎没有人意识到它的糟糕程度。 人们花在电子邮件程序上的时间是惊人的，徘徊在每天的30％左右。 不过，有一种方法可以解决这个问题。 您实际上可以解决电子邮件问题，而不必减少花费在电子邮件上的总时间。 我在下面分享的解决方案取决于首先更好地了解问题。

电子邮件比Facebook还差

研究表明，电子邮件对您的生产力比Facebook差，而且问题是人们没有意识到他们花了多少时间在电子邮件上。

RescueTime产品开发副总裁Robby Macdonell同意，基于他所看到和听到的用户意见。 RescueTime是一种时间管理工具，可跟踪您在计算机和移动设备上使用的应用程序和网站。 然后生成报告，显示您如何度过时间。

我问Macdonell，当他和他在RescueTime的同事们汇总查看从用户那里收集的数据时，他们会看到什么样的生产率趋势。 “我们看到的最大趋势是，人们的时间往往由通信应用程序所控制。在我们的数据中，电子邮件尤其是始终处于最前列的趋势。”

“我们从注册RescueTime的人那里听到的一件事是，'我很害怕看到数据怎么说，因为我不想看到我在Facebook或Reddit上花费了多少时间。' 经常，一周后，他们说：“这没有我想的那么糟，但是，天哪，我花了很多时间在电子邮件中，” Macdonell补充说。

为什么电子邮件“错误”？

那么，为什么电子邮件不正确呢？ 一些生产力专家说，这是因为电子邮件是“关于工作的工作”，而不是实际的工作本身。 另一个可能更准确的说法是电子邮件不断打扰我们。 我们花在电子邮件上的时间不是问题。 时间就是一整天。

尤其是知识工作者，通常需要不间断的精力来完成真正重要的工作。 Macdonell说：“大多数人都掩盖了这样的事实，电子邮件是一项活动，它将使您整日反复摆脱这种创造性思维。”

根据EasilyDo首席执行官Mikael Berner的说法，多次阅读电子邮件会导致超负荷工作并使您感到疲倦，该应用程序可以使生活中的各个方面实现自动化，从而帮助您节省时间。 当我们整天检查电子邮件时，实际上并没有在处理或处理电子邮件，这几秒钟加起来浪费了时间。 “如果您要打开电子邮件，请对其进行处理（例如回复），或者删除它，或者将其归档。除非您可以立即进行处理，否则甚至不要打开电子邮件。”

此外，通信系统旨在在收到新消息时通知您。 麦克多内尔说：“他们一直在向您发送通知。” “越来越多的时间让您只有几分钟的时间才能进入其他活动。” 即使您没有阅读完整的收件箱中的所有电子邮件，当收到新邮件已到达的通知时，您的注意力也会分散。 即使您没有启用通知，每次查看收件箱以查看是否有人试图通过电子邮件向您发送有关紧急事件的信息时，您仍然会失去专心。

他说：“这并不意味着某人一开始就有30％的时间是花在电子邮件上，然后剩下的时间是花在做其他事情上。” “它非常分散，表明您一直在被打扰。”

如何打击电子邮件

您可以摆脱电子邮件，回到真正的艰苦工作。 只需几个星期，只需五个简单步骤即可完成。

1.安装时间跟踪程序，例如RescueTime或Toggl，并使其跟踪您每天和何时花在电子邮件上的时间。 确保将您所有的电子邮件和聊天应用正确分类为通信。

2.等待大约两周，以便您有足够的数据。 然后，随机选择一个日期并查看您的小时报表。 如果您的通信使用集中在一天中的一两次，那么您的状态就很好。 您的身体状况不佳，并且如果您的通信应用程序的使用在一整天中分散在一小段，则需要进行更改，如下图所示。

目标不一定是减少您花在电子邮件上的时间。 目的是使电子邮件的使用减少扩散，集中度更高，以便您的报告看起来像这样：

3.根据您的模式，确定一天中一两次不会检查电子邮件。 对于很多人来说，早晨是理想的时间，直到中午休息前一小时左右，下午从中午休息一小时后开始。 在这段时期内，请通过安装诸如StayFocusd之类的无干扰工具来关闭电子邮件应用程序并阻止网络邮件。 如果您拥有RescueTime Premium帐户，则可以使用其工具阻止自己访问网络邮件。

4.同样，选择一个检查电子邮件的时间。 假设您的非电子邮件关注时间为上午9:00至11:30，您的电子邮件会话为11:30至午餐时间。 如果是11:10，并且您很想查看电子邮件，那么如果您有预定的时间打开收件箱，则可以更轻松地保存它。

5.如果您对尝试工作时会收到紧急而重要的消息感到疑惑，请设置VIP警报系统。 iOS用户已经在其Mail应用程序中内置了一个。 如果您不使用iOS或想要具有更多选项和自定义项的VIP警报系统，请尝试AwayFind。 无论哪种情况，当非常重要的人给您发送电子邮件时，您都会收到警报，例如手机上的推送通知甚至是短信。 这意味着您只有在收到通知后才能检查电子邮件，希望很少。 所有其他电子邮件都可以等待。

我个人使用的另一个技巧是一旦开始工作就延迟打开电子邮件应用程序。 我喜欢早上在手机上浏览工作电子邮件的第一件事，只是检查是否有真正紧急的事情。 我使用手机的原因是，如果没有任何需要我立即注意的东西，我发现它比笔记本电脑或台式机更容易关机。 如果我看到一封重要但不紧急的电子邮件，则可以加一个星号。 如果确实很紧急，我会直接通过电话回复。 但是因为我不 喜欢 在手机上阅读或写作，所以我不会被吸引到其他不是很紧急的电子邮件中。

这些小技巧可以使您远离电子邮件，并使您重新开始重要的工作，从而大获全胜。