井井有条：如何在年底之前掌握费用报告

快到年底了。 当会计部门收到一封新电子邮件时，您正在安静地工作。 您大声喘气，然后所有同事转身看到问题所在。 您承认直到这一刻，您的脸颊都红了，您完全忘记了提交费用报告。 电子邮件说截止日期是今天。 脸颊产生的热量变形成一种恐惧感，这种恐惧感顺着胸腔蔓延至胃部。 您的公司欠您几百美元，在每年的这个时候，您确实可以使用它。 不要惊慌！ 这些简单的步骤可以帮助您控制费用。

即使延迟，有些组织还是很容易提交费用报告。 例如，将公司信用卡与费用报告系统绑定在一起会极大地帮助您，但并不是每个人都有这种奢侈。 因此，请深呼吸，并按照以下步骤操作，以尽快提交您的逾期费用报告。

请注意，本文中的大部分内容也适用于自雇类型，他们必须在年底前为获得收入而拖欠以申请扣除营业费用税。

1.询问实际截止日期以及是否可以迟交

根据您的组织设置财务年度的时间以及如何处理应计费用，提交费用报告的截止日期可能已经过去。 但这并不一定意味着提交收据已经为时已晚。 聪明的人会遵守最后期限。 如果有人告诉您最后期限是星期五的结束时间，那么实际的最后期限很有可能是星期一早上或更晚。

询问会计人员或您的老板，以了解有关费用报告真正截止日期的明确详细信息，以及如果您错过了报告，是否可以采取任何措施。 经常有。 如果您可以迟交文件，请对帮助您完成此举的人表现出仁慈和仁慈，并弯腰向后交付，以准确传达他们的要求。 详细一点。 请记住，他们在帮您一个忙。 通过使他们的工作更轻松来尽力回报它。

2.检查收货规则

如果您以前提交过费用报告，则可能知道提交收据的基本规则。 但是您知道细节吗？ 在支出发生很长时间之后提交支出报告时，您可能会丢失一些收据。 查明是否有政策，例如仅要求支出超过10美元的收据。 还要询问您是否可以通过提供信用卡对帐单（突出显示该订单项）来显示付款证明。 这些详细信息可以使您准备费用报告的时间有所不同。

3.概述项目和日期

在实际开始创建过期费用报告的时候，请列出您需要申索的主要费用的粗略清单，例如您购买的物品，差旅费和客户招待费。 如果您只申请一项或一项旅行，请跳过此步骤。

如果您列表中的某个项目是活动（例如客户访问或会议），请记下日期。 然后在活动下方，为每天创建一个条目，如下所示：

第十次会议：6月1-3日

6月1日

6月2日

6月3日

4.可视化您的费用

将与旅行或活动相关的费用汇总在一起时，我发现首先列出最大的费用（例如，机票，酒店和出勤费），然后尝试回想一下或重新想象一下以覆盖较小的费用，这会有所帮助。 在每天的条目下面执行此操作。

我喜欢对可能的支出做一个粗略的概述，然后在记得的时候进行填写（步骤5-7包含一些技巧，可以在内存出现故障时填补空白）。 大纲应包括与您的日期相关的以下几点：

• 起始位置。 你在哪睡觉的 您在这个地方有没有其他费用，例如Wi-Fi费用？
• 当地旅行 。 您是否去过任何地方？如果是，您如何到达那里（汽车，出租车，汽车服务，公共交通）？ 你怎么回来的 如果索要每英里的行驶费用，那么距离是多少？
• 餐。 您在哪里吃早餐，午餐和晚餐？ 您是否购买了饮料（包括瓶装水和咖啡）或小吃？
• 耗材。 您白天需要购买任何预期或意外的东西吗？
• 结束位置。 您在哪里结束一天的生活？ 你在那里买了什么？

通常，只问自己这些问题可以帮助您回忆起本来可以忘记的费用。

5.浏览收据

如果您有一堆收据，请立即翻阅，并将其与您创建的轮廓匹配。 我没有先执行此步骤是有原因的。 有时候，收据会以整天的时间来重塑我们的记忆。 例如，假设您查看收据，看到自己在咖啡厅享用早餐，然后在会议场所吃午餐。 现在，您可以生动地回忆起这两个事件，并准备好移至下一张收据。 但是您的记忆可能只是因为没有物理收据来触发记忆而忽略了两个地点之间15美元的Uber旅程。 当我们没有触发器时，很容易忘记细节。

6.扫描您的日历

日历可以包含更多提醒，以帮助您创建准确的费用报告。 在填写您的一天时，请打开日历并进行扫描，以验证旅行日期和重大事件。 某些条目可能会触发您关于费用以及缺乏费用的记忆。 例如，如果业务伙伴在您旅行的那天向您发送了晚餐的日历邀请，而她付款了，那么您不必担心那天晚上为您的餐点寻找收据。

7.细读薄荷

寻找缺失费用的另一个好地方是Mint。 Mint是一款个人理财应用程序，可将您所有的财务交易整合到一个可搜索的网站和应用程序中。 使用Mint，您可以按日期过滤所有信用卡和借记卡费用，这可能有助于您发现忘记的费用。 在我之前给出的有关Uber收据的示例中，您可以通过在Mint中搜索日期来查找信息，这将使在电子邮件中查找真实收据更加容易。

您还可以在Mint中将标签添加到订单项交易中，并且如果您整年都在做这笔业务费用，则可以轻松找到需要索取的所有费用。

之前我提到过，如果找不到收据，您可能会问是否可以提交信用卡对帐单的副本，以突出显示该行项目以产生费用。 同样，Mint会在这里为您提供帮助，因为它会告诉您您使用的信用卡。

8.不要忘记小费和停车

容易忽略的两类费用是小费和停车费。 用现金支付的小费，例如用于酒店清洁人员和侍者的小费，永远都不会附带收据。 停车付款也可能是没有收据的现金。 但是它们加起来，如果您制造了它们，则值得索赔。