井井有条：如何清理草率的服务器

我从来没有遇到过至少没有一点草率的企业内部的共享网络驱动器。 共享服务器通常旨在实现协作，并向我们的同事免费提供文件和信息。 从理论上讲，它们还帮助企业轻松有效地捕获和备份数据。

实际上，它们变成了存储六年前公司度假聚会照片的地方。 在最后一句话中，我有意使用了被动语态，因为似乎没有人负责将某些内容放到不应该存在的共享驱动器中。 事情刚出现。 没有人知道他们如何或为什么到达那里。 因此，没有人会因为担心踩到别人的脚趾或删除别人需要的东西而将它们移开。

共享空间的设计方式应与部门或公司的工作流程或组织结构图相匹配。 本质上是并行的事情，例如向同一管理级别报告的两个团队，应该在文件夹结构上并行。 当一个新人加入一个部门时，他或他应该能够快速找出重要文件在共享网络上的位置，因为它们的位置（文件夹名称及其在其他文件夹中的嵌套方式）应反映企业的设计方式。 真正的危险信号是长时间工作的人找不到东西，因为他们不知道东西在哪里，或更糟的是，甚至不知道应该在哪里。

我一定是PCMag编辑部这里我们草率服务器的喧嚣之声，因为有一天，在线内容主管（是一个组织严密的人）发起了服务器清理项目，并要求我提供意见。 我很高兴得知此消息，并且更加兴奋地参与并记录该过程，以便与Get Organized专栏的读者分享这些内容。

这是我们逐步清理清理松散服务器的所有工作。 最后，您将找到结果的摘要，以及关于正确和错误之处的注释。

服务器清理项目

步骤1：进行交流。 首先，我们讨论了拥有一台草率服务器的问题，包括为什么这是一个问题（效率低下，不一致，使我们的网络空间紧张），可能的解决方案以及实现这些解决方案的过程。

然后我们聊了更多。 然后，我们讨论了还需要与谁交谈。 我不能说清楚沟通对项目成功的重要性。 我们进行了很多交谈，无论是面对面还是通过电子邮件。

在这些对话中，我们意识到与IT员工进行交流也非常重要。 因此，我们将他们纳入了我们的计划和建议的时间表。 IT团队向我们提供了一条至关重要的建议，最终这些建议成为了我们真正的项目启动点。 他们说，不要试图清理你所拥有的东西。 而是从空白画布开始，创建所需的文件夹结构，然后仅复制要保留的文件。 他们说，其他所有东西都存档了。

步骤2：查看现有数据。 其次，所有利益相关者（主要是团队经理）坐在一台笔记本电脑和投影仪的桌子旁。 我们连接到有问题的服务器空间，并一起浏览了一些现有文件，以确保没有人忽略我们应保留的一批文件。

我们还根据现有数据如何反映或不反映我们当前的工作流程来考虑现有数据。 共享空间通常用于协作工作。 文件夹的结构和名称需要准确反映该工作流程，以使其有用。

我们在服务器上发现的很多内容都过时了。 有一些文件夹是为多年未曾在公司工作的员工命名的。 我们发现了可追溯到2003年的文件。其中有一些项目从未实施过。 没有人需要这些东西。

步骤3：绘制新结构。 当我们仍然坐在桌子旁时，我们勾勒出我们认为应该放在适当位置的文件夹结构。 所有经理都同意设计，这需要反映我们的团队结构和工作流程。 这是我们设计的，尽管我已经使用了通用名称，以便对不熟悉我们办公室内部运作的人来说是有意义的：

在顶层，我们为每个团队和特殊项目或任务提供文件夹，并为适用于所有团队的“资源”提供一个文件夹。

每个团队都有一个子集的文件夹：一些显示工作流程的文件夹，一个用于每个团队成员的文件夹，以及一些其他文件夹，这些文件夹可以满足该团队的需求。 例如，我团队的子文件夹如下所示：

我们使用下划线和数字使工作流文件夹位于结构的顶部，并按照工作进行的顺序显示。 名为“ 1_EDITING”的文件夹是准备好进行编辑的文件的位置，并保留在那里，直到编辑完成。 然后，它们移至“ 2_RTP”，表示“已准备就绪”，换句话说，编辑已完成，这些文件已准备就绪，可用于下一阶段。 产生文件后，应将其移至“ 3_PRODUCED”，该文件实际上已成为我们的活动归档文件。 从理论上讲，该文件夹中的任何内容都可以存档，因此我们将始终拥有文件缓存，我们知道如果需要获取一些空间就可以删除这些文件。

步骤4：创建规则。 正如我在上一节中已经开始解释的那样，每个文件夹都有一些与之相关的规则，这些规则涉及哪些内容可以放入或不能放入其中，以及如何使用它们。 例如，如果某人想要共享照片，则必须将其放在自己的同名文件夹中。 这样，很显然谁负责数据。

我们还讨论了是否有需要供多个团队访问的文件（我们做了，并为他们创建了一个Resource文件夹），以及是否应锁定任何信息（是的，Management Team文件夹中的所有内容）。

步骤5：确保一致性。 在设计文件夹和使用规则时，我们还会寻找可以并且应该保持一致的区域。 当文件夹结构和工作流程可以（并且应该）保持一致时，它可以在人员过渡期间（例如某人离开公司，休​​产假或生病时）。 共享服务器空间上的一致性可以帮助组织中的每个人弄清当前项目的状态以及重要的项目，已经完成的工作等等。

一个后续项目（我们现在正在实施）也将在我们的文件命名约定之间创建更好的一致性。 我们决定推迟实施此文件命名更改，直到每个人都习惯于使用新的共享文件夹，以免任何人立即用太多新信息过载。

步骤6：与所有利益相关者最后一次检查。 在实施任何措施之前，我们对所有利益相关者进行了最终检查，包括最初不希望包括的几名利益相关者，但这些人的名字出现在我们对现有数据的审查中。 “这不是Arielle的专业领域吗？我们最好问她，她认为在本节中需要做什么。”

步骤7：完成并传达时间表。 最后一步是确定时间表，然后启动项目。 这些是难题的最后一部分：

• 确定何时以及如何传播信息：在星期三向所有员工发送有关新服务器结构，规则以及所有相关信息（包括日期）的电子邮件（请参阅下一项）。
• 设置日期：人们必须复制他们想要保留的文件的日期（一周结束）； 他们何时应该开始使用新结构（在我们的情况下，在收到电子邮件后立即）； 何时关闭旧服务器（我们在周末告知他们，但实际上，我们在截止日期前增加了几天）。
• 在实际切断对旧服务器的访问之前，计划一些提醒电子邮件。
• 让IT执行实际的截止时间。

服务器清理结果

包含有关服务器清理项目的所有信息的星期三电子邮件在一个星期三上午11:27发出。 几个人有很强的问题，但是到11:57，所有答复的线程都安静了下来，这意味着所有基本问题都在30分钟内得到了回答。

在我的团队中，有关我们工作流程的其他澄清工作仍在继续-但我的上一个澄清是在同一天下午1:05。 毫无疑问，有几个人在没有回答全部的情况下问其他问题，但是大多数问题在两个小时内得到了回答。

接下来的几天，我们顺利完成了时间表。 IT团队运行了一些快速报告，显示我们将总数据减少了76％。 数字说明了一切。

之前

• 总空间：250GB
• 文件数：447, 249
• 文件夹数：36, 773

后

• 总空间：59.2GB
• 档案数量：58, 624
• 文件夹数：2, 962

项目验尸和反馈

在完成服务器迁移和重组的几周后，我问项目负责人，经理和IT网络管理员是否有任何反馈或事后备忘。 没有人做。 一切都非常顺利。 首席IT专员必须说的是：

“在我来这里的10多年中，这是一个部门团队出于自己的兴趣第一次进行这样的项目，并很好地执行了该项目。这对[其他IT网络管理员]和我可以更好地维护网络，并且可以肯定它可以帮助您的团队进行工作流和组织。我们从字面上要求几代管理人员授权您的团队在基层完成的工作，对此深表感谢。”

在我看来，有一件事我希望我们做的稍有不同。 我希望我们最初是在即席快速开会时亲自告诉员工有关该项目的信息，而不是通过电子邮件。 电子邮件很好，而且可以肯定，没有人喜欢开会，但是我觉得如果在公开讨论中被告知，而不是通过“重要提示”，人们会觉得人们会更多地参与会议。 电子邮件。

现在，我们有了一个更好，更一致，更高效，更简单的共享服务器。 使用它的规则很明确，并且内置了问责制。团队管理者负责团队文件夹，个人负责其姓名文件夹中的内容。

如果您正在考虑在组织中启动自己的服务器清理项目，希望您可以从本文中收集一些建议，以了解从IT部门获取建议的重要性，并且在每个阶段进行全面交流对于成功至关重要。