井井有条：如何通过5个简单的步骤在Microsoft Office中进行协作

Microsoft Office 2016中最大的新功能是启用实时协作编辑。 允许多个人同时处理一个文件，并让所有各方都能看到更改，因为协作者使这些更改长期以来一直是竞争对手的办公套件的卖点，即带有文档，表格和其他在线内容的Google云端硬盘生产力应用程序。 如果需要，可以在Office中实时共同创作Office应用程序。 使用协作编辑功能需要一些设置和一些专门知识。 这五个步骤将帮助您入门。

1.检查你的名字

当您登录他们的文件并开始编辑时，人们将如何知道您是谁？ 打开一个应用程序，例如Word或Excel，然后转到“文件”>“选项”，然后在“常规”选项卡上，您将看到一个名为“个性化Microsoft Office副本”的标题。 Mac用户将在“首选项”>“用户”中找到此选项。 在这里您可以更新您的姓名，缩写和其他识别信息。 您可能会根据您的Microsoft帐户或公司帐户管理员提供的任何信息，看到一些已经填写的详细信息。

在任何情况下，如果人们通过您的法定姓名或输入的名字以外的其他名称认识您，则更新名称和缩写是很有用的。 如果您与合作者共享一组缩写，那么选择可识别的缩写也有帮助。 例如，我将非常常见的缩写JD更改为JED。

2.将文件保存到云

如果该文件未保存在共享空间中，则没有人可以与您一起工作。 如果从一开始就将文件保存到共享空间，则可以更轻松地跟踪文件，而不是等待Office 2016提示您将文件复制到共享空间（只要您将文件复制到共享空间即可尝试共享保存在本地的文件）。

转到文件>另存为，然后在OneDrive（家庭用户将选择第一个选项），OneDrive for Business或SharePoint上选择一个位置。

3.邀请合作者

要邀请协作者，您需要位于右上角的共享选项菜单。 查找“带有加号的人”图标。 在这里，您可以选择“邀请他人”。

邀请人员会在您输入电子邮件地址，添加可选消息并通过电子邮件共享文件的同一窗口中打开一个框。 在Mac版Office 2016 for Mac上，“共享”按钮还提供了“复制链接”和“发送附件”选项，Windows用户可以在“文件”>“共享”窗格中找到该选项。 “共享”面板的底部是“获取共享链接”选项，该选项将文件链接复制到剪贴板，您可以将其粘贴到您喜欢的任何通信或协作平台中。

4.当实时编辑不出现时，刷新以查看更改

如果您和所有协作者使用相同的OneDrive for Business或SharePoint位置来保存文件，并且都使用相同版本的Office 2016，则应该能够看到文件的更改，并且每个人的键入都标记为颜色和一组可识别的缩写或图像。

但是，如果您的协作者以不同的方式（例如通过Word的在线版本）访问您共享的文件，就像我的协作者在测试期间所做的那样，您可能看不到实时更改。 我必须手动刷新或更新文件。

在窗口的最底部，找到一行“更新可用”。

单击该文本以刷新文档，然后将显示协作者的更改。

5.锁定内容以防止更改

有时，您邀请合作者帮助编辑文档，但是有些内容他们不应更改。 您可以使用“块作者”工具来锁定它，该工具的名称不那么直观。 听起来好像它将撤销编辑权限，而实际上它只是锁定您从编辑中选择的内容。

突出显示您要锁定的内容。 转到查看>阻止作者。 现在，突出显示的部分旁边将显示一个图标，指示您只能更改它。