井井有条：我如何切换到云端工作

在混合系统中工作了多年之后，其中一些文件位于本地，而另一些文件位于云中，我最近切换到完全在线工作。 我选择使用Google云端硬盘，但它可以像任何类似的服务一样容易，例如Microsoft Office Online。

这是我迁移到新环境的方式，以及完全在线工作的一些利弊，以及如果您也考虑切换的建议。

为什么我要迁移到Google云端硬盘

我长期以来一直使用Google云端硬盘，包括Google文档，表格和幻灯片。 但是直到最近我才将它专门用于所有工作。

我以前的设置有一些文件存储在本地计算机上（当然，是备份的），只有少数文件作为Google文档和其他在线文件存在。 通常，我将Google云端硬盘用于协作文件，例如用于计划与朋友度假的文档。

我决定完全迁移到云的一个重要原因是因为我一直在使用许多不同的设备，比以往任何时候都多。 在任何一天，我可能想通过大约五种不同设备中的任何一种来完成工作，具体取决于我是在家，开会，旅行还是其他地方。 我有一台台式机Mac，一台便携式Chromebook Pixel，但不适合用于会议，智能手机和笔记本电脑。 有时，我在别人的计算机上工作。

只要有可能，我宁愿直接在文件上进行注释和编辑，而不是在做笔记的应用程序中单独记录关于以后对文件的操作。 在云端工作可以满足这一需求，而Google云端硬盘也可以满足我的其他大多数需求，例如与Microsoft Office文件格式的兼容性，大量存储空间以及对我拥有的所有设备的支持。

当您所有的工作都在云中时，您可以直接访问文件。 只要您具有Internet连接（有时甚至没有），就可以编辑文件。 Google云端硬盘花了几年的时间才能达到这一点，但是现在就在这里，我在使用它方面取得了不错的效果。

迁移到云的技巧

在决定将所有工作都保存在云中而不在本地存储任何内容时，您将面临一个巨大的挑战：弄清楚如何处理所有旧文件。 我的建议是不要太担心旧文件 。 不要浪费时间尝试完美地迁移或重组所有旧数据，无论如何您都不会再看这些旧数据。

相反，请专注于如何组织或存储新数据 。 就我而言，我开始对所有新文档立即使用Google云端硬盘。 我在Google云端硬盘在线上创建了新文件夹，该文件夹镜像了我以前在台式机上使用的相同组织系统。 启动新文件时，我将其设置为Google文档。 我比现在更加关注现在。

我确实有一些文件既不能归类为新旧文件，也可以归类为“进行中”。 正在进行的文件是我很久以前创建的文件，但是仍然有用，并且今天一直在使用。 就我而言，它们往往是电子表格，我在完成工作时会记录工作。 例如，我有一个正在进行的文件，其中跟踪着我写的文章，它们的发布日期以及其他元数据。 我一直在添加它，尽管它是几年前创建的，但它总是有用且相关的。

要迁移这些正在进行的文件，我只需将它们一个接一个地上传到Google云端硬盘，然后将其转换为Google格式的文件。 Excel文件成为Google表格。 简单。

我一个接一个地做它们的原因是要检查并确保它们可以打开并且内容没有乱码。 幸运的是，一切顺利进行。 尽管如此，我还是将这些极有价值的文件原始副本在计算机上保存了大约一个月，以防万一，这使我想到了另一条建议： 将重要文件的原始副本保留一段重叠的时间。

如果您的迁移出现问题，您将需要原始文件。 这就像您使用移动应用程序远程存入纸质支票时，银行向您发送一条消息，说：“为什么您不挂起那张支票直到结清？”

另一条建议是测试该服务在您所有设备上的运行情况 。 打开不同的文件。 现在关闭Wi-Fi并尝试将其打开。 是否有可能，即，您是否具有所需的脱机文件副本（稍后将提供有关脱机访问的更多信息）？ 你可以编辑吗？ 您需要安装任何应用程序或插件来完成您想做的工作吗？ 花时间进行这些试验比想象的要难，但是它肯定会出现在某个地方并且无法执行您计划的任何事情。

当我开始使用完全可以在Google云端硬盘中工作的新系统（但仍在重叠期间，在清除所有本地存储的数据之前），我就在计算机上安装了Google云端硬盘同步组件，并备份了过去两年的时间。值得的数据到云。 我没有测试每个文件以确保它们可以干净地转换为Google云端硬盘，就像我对重要的正在进行的文件所做的那样，但是我更好地了解到自己提取了许多旧数据，以防万一我需要它。 这方面的建议： 备份旧文件，但不要花太多时间。

在权衡风险和回报，便利和不便时，我觉得将我可能不再需要的旧数据备份到Google云端硬盘并称其为一天就足够了。

也有其他优点和缺点。 请注意，我并没有列出所有利弊，而是仅列出了一些与仅将Google云端硬盘用于工作文件有关的利弊。

在云端工作：优点

自动备份。 我知道现在大多数不备份数据的人都不会很快开始。 在Google云端硬盘中工作时，您无需考虑备份。 它会自动且经常发生。

这么大的空间！ Google云端硬盘具有足够的空间。 每个拥有Google帐户的人都可以获得至少15GB的存储空间，但是购买更多的存储空间则很便宜。 另外，还有其他漏洞可以为您提供更多空间。 例如，您在Google云端硬盘中创建的文件（例如Google文档）不会计入您的存储限制！ 好大

与Office兼容。 虽然我仅在Google云端硬盘中创建和编辑文件，但并非与我合作的每个人都可以。 许多人仍然使用Microsoft Office。 使用Google云端硬盘，您可以将任何Google文件类型导出为Microsoft格式。 只需单击几下，便可以将Google Doc转换为Word.docx文件。

合作。 要进行实时协作，没有比Google云端硬盘更好的了。 您可以与其他用户共享文件，管理可以查看和编辑它们的人员，甚至可以在与他人一起处理文件时与您的协作者进行聊天。

本地同步。 如前所述，我能够将旧文件快速备份到Google云端硬盘，因为它具有本地同步组件。 通过此功能，Google云端硬盘可以充当在线协作办公套件以及文件同步和备份程序，从而承担双重职责。

价钱。 Google云端硬盘是免费的。 微软Office每年的费用约为100美元。 需要我多说？

在云端工作：缺点

隐私和安全问题。 根本不想使用云服务的人几乎总是关心隐私和安全性。 有人将您的数据存储在您可能无法查明的位置。 Google会默认对您存储在云端硬盘中的文件进行加密，但是该公司也会为您管理密钥，这对某些人来说是一个危险信号。 如果您不信任存储文件的公司，或者您的文件包含高度敏感的信息，则可能不适合迁移到云。

离线访问。 在云中工作意味着您需要Internet连接。 浏览在线与离线规则和配置可能是一个真正的痛苦。 有时情况会出乎意料的错误。

使用Google云端硬盘，可以离线工作，这很棒，但有很多警告，但坦率地说，我没有记住它们。 我知道我需要使用Chrome浏览器才能运行，但是我经常忘记细节。 我发现在离开Wi-Fi区域之前加载要处理的文件是一个很好的解决方案，但是同样，只有在运行Chrome的情况下。 然后，我可以轻松处理这些文件（只要不意外关闭选项卡）。

但这会变得凌乱。

脱机编辑完成后，我仍然需要将设备连接到Internet才能将更改存储到云中。 有时会引起问题。 假设我在坐飞机时在笔记本电脑上离线工作。 飞机降落，我乘坐出租车，然后记得我想进行的另一次更改。 如果我打开手机并使用数据连接加载文件，那么我将在飞机上进行所有更改之前先查看旧副本，因为我尚未同步它们。 假设我忘记了这一点，然后通过电话进行了一些更改。 当我最终将笔记本电脑连接到Internet时，Google会告诉我有些事情不合时宜。 有解决方案，但都不是干净的或简单的。 准备复制和粘贴。

搜索有效，除非无效。 当您将文件存储在Internet搜索中的名字Google上时，您对搜索工具寄予厚望。 对我来说，在Google云端硬盘中查找文件已成败局。 当我按文件名搜索时，很可能会找到所需的内容，但并非总是如此。 特别是文件名中的下划线似乎使Google陷入困境。 我有一个名为160530_SIN_RR_Collaboration-Chart的文件，但是当我搜索“ Collaboration”时，下图显示了结果。

Google确实会搜索您文件的内容，这很有帮助，但仍然可能需要反复尝试才能找到所需的内容。 当其他协作者与您共享文件时，无论有无搜索，这些都是我最难找到的文件。 我最终依赖标有星号（收藏夹）的文件以及Google云端硬盘提供的很多近期文件的列表。

在线分心。 要使用Google文档，您必须打开浏览器窗口，并且对于某些人来说，上网很容易。 对我来说，这不是什么大问题。 我使用一些工具和技巧来提高生产力并减少干扰。 但是对于其他人来说，仅仅在线是一种上网冲浪的邀请，而不能完成真正的工作。 如果您在从Internet拔出时更擅长完成工作，那么在云中工作可能不适合您。

您 应该迁移到云端吗？

专门在云中工作具有其好处，但同时也带来一些挫败感。 就像我说的那样，在线工作并不一定意味着使用Google云端硬盘，但是在类似的解决方案中，许多优点和缺点都是相同的。 在迁移到云之前，您应该问自己一些问题：

• 我大多数时候都可以可靠访问互联网吗？
• 我是否愿意学习离线与在线工作规则？
• 在云中工作是否可以使我以一种现在不存在且将实际使用的方式访问文件？
• 我是否愿意整理我的作品的存储位置，以便轻松找到？
• 如果我始终保持连接状态，我是否能够抵抗上网冲浪的诱惑？

有关更多建议，请参阅30个Google云端硬盘提示。