井井有条：如何改善沟通以更好地进行项目管理

在任何项目期间，了解如何进行通信以及何时使用项目管理服务进行通信都是至关重要的。 根据项目管理协会的报告，与所有利益相关者进行沟通是项目管理成功的最重要因素。 沟通不畅常常是导致其他问题导致项目偏离目标或完全沉没的原因。

就项目管理而言，清晰，开放和有效的沟通意味着什么，您将如何做？ 上周的“获取有条理”专栏介绍了如何开始管理项目。 关键要点在于定义项目（并确保它 是 一个项目，而不仅仅是正在进行的工作）及其要求，范围，可交付成果，里程碑和参与者，包括利益相关者。 如果您还没有阅读它，我建议您在阅读本文之前先阅读。

沟通不畅如何影响项目管理

普华永道（PricewaterhouseCooper）的一项调查显示，阻碍项目成功的最主要的三个问题是范围的变化，规划阶段的估计不充分以及目标和目标定义不清。 但是ProjectManager.com首席执行官Jason Westland认为所有这些都是源于不同的问题：沟通不畅。

当我最近与他谈及项目管理最佳实践时，韦斯特兰说：“如果项目经理没有缩小范围，或者玩家不知道时间表，事情就会崩溃，或者交付的内容不符合要求。” 。

韦斯特兰还写了 《项目管理生命周期》 ，他补充说：“通常会发生的情况是，项目经理对项目范围没有真正的把握。团队并不真正知道他们要交付什么。没有人我真的知道里程碑或关键交付物的截止日期是什么。在整个项目过程中，没有人让他们了解总体愿景，这样做的原因。

韦斯特兰在新西兰长大。 他与我分享了在祖国地形上放羊与管理项目之间的类比。

想象一个小男孩要用一只狗将300只羊从一个围场转移到另一个围场。 他说：“你一直在通过哨子与狗保持沟通。” “狗在不断地移动以分组或合并分组。” 对于一个男孩和几个猎犬来说，这项工作似乎很笨拙，但如果交流从未中断，并且男孩一直提醒自己自己的目标，那就可以完成。

看大图

在项目的启动会议上，所有将要从事该项目的参与者都必须在会议上清楚地描述最终项目的组成。 换句话说，每个人不仅应该有一个愿景，而且还要有书面的细节。

想象一个项目需要一年的时间才能完成。 进入项目几个月后，从第一天开始，某人脑海中的视觉就很可能发生了一些变化。 项目经理需要提醒每个人最后项目的描述，并且需要经常这样做。 这种视觉传达可以在定期召开的会议中进行（稍后会进行更多讨论），也可以通过不时吸引项目客户来提醒团队正在做什么。

此外，项目任务中的每个人都有责任在一个或多个任务偏离下一个可交付成果或项目的最终描述时进行交流。 当出现不在范围内的任务时，工作人员需要大声疾呼，而项目经理则需要倾听。 交流是一条双向路。 同样，如果团队认为不会在截止日期之前完成任务，则需要在遇到危险时告诉项目经理，而不是为时已晚。 听到这种沟通的项目经理可以做出相应的决定。 而且，您可能已经猜到了，项目经理需要将所做的任何更改告知团队，并征求反馈。

注意细节

除了经常返回愿景并检查范围之外，项目经理还必须了解每个细节。 韦斯特兰说：“在项目执行过程中，项目经理充分了解每项任务以及任务的状态非常重要。”

项目可以轻松地完成数千个任务，这对于任何一位项目经理来说都是很多信息。 正是出于这个原因，项目管理服务如此有价值。 Zoho项目和团队合作项目是两个示例，尽管市场上有数十个规模和复杂程度不同的团队。

当团队使用项目管理平台时，所有任务都记录在系统中，并且每个需要查看它们的人都可以看到（或者有时，每个人都可以看到，具体取决于工具）。 每个任务都有一个受让人和截止日期。 通常还会有其他信息来描述该任务当前是否尚未出现在任何人的盘子上，当前处于活动状态或已完成。 一些平台甚至更详细地监视每个任务的完成百分比。 因此，项目经理可以随时签入任务以查看其状态，而不必走到某人的办公桌上，轻拍该人的肩膀并询问。 它完全改变了沟通的本质。

项目管理工具可以集中信息，并为每个人提供访问权限。 最后，文档只是另一种交流形式。

制作项目管理平台Maestro项目办公室的Maestro Development总监Peter Clarkson是一位前项目经理，曾管理数千个项目。 他告诉我：“我对不良项目进行了很多审计。我被称为纾困艺术家。” “总是与缺乏方法论和缺乏对项目进展的了解联系在一起：没有记录会议，问题和行动。”

当克拉克森（Clarkson）将自己的工作描述为项目经理的那一天时，沟通的重要性以及项目经理与沟通的每一个环节都变得很明显。 他说：“作为项目经理，我一直声称自己很懒，因为我从来没有给自己分配过任何东西。” “我所做的只是走动和与人们交谈，阅读报告，或检查数据库中正在酝酿和记录的问题，但没有人在做任何事情。我会阅读各种会议的会议记录，而这些会议我没有真的去了。” 他说，他很容易在团队使用的任何项目管理工具和数据库上花费了三分之一的工作时间。

继续开会

大多数项目和项目团队在某种程度上依赖会议。 正如Westland解释的那样：“在使用在线工具之前，项目经理通常每周举行一次站立会议，每个人都简单地说出他们正在从事的任务，已完成的任务以及其他可交付成果或任务的状态。” 但是，有了一个项目管理平台，将所有这些信息记录下来并显示出来，是否还有召开会议的意义？

其实，是。 尽管通过在线工具大大改善了沟通，但会议仍然是有益的。 “这并不是说您仍然没有站立起来，只是目的改变了。它不是每周一次的基于任务的站立，而是变成了每两周一次的会议，项目经理在会议上重申愿景并确保每个人韦斯特兰说：“他们知道他们需要去哪里，或者让客户谈论项目交付的原因。这更多的是战略会议，而不是执行会议。”

验尸计划

沟通是每个项目成功的关键，不仅在计划阶段和启动会议上，而且在项目的整个过程中，甚至在项目完成之后，都至关重要。 事后会议为团队成员提供了最后一次交流机会，以交流项目中对与错的内容。

团队成员应该诚实，开放地对待他们的反馈，但是同样重要的是，项目经理必须听取反馈，记录反馈，并在下次类似项目出现时参考。

项目结束后，项目管理平台也可以成为参考资料的重要来源。 大多数团队可以从查看项目的报告和历史记录中受益，以更好地了解发生问题时发生的情况。

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