井井有条：如何将您的工作文件和个人文件分开

像我这样的信息工作者经常在周末检查我们的工作电子邮件。 或者，如果那是我们最忙碌的工作时间（或者如果我们落后于某个项目），那么我们可能会在深夜在家中进行重要的演讲。 我们同样容易在工作时回答个人信息，或者在办公室复印机上扫描房屋保险文件。 知识工作者通常喜欢这种灵活性，但是如果您不谨慎地将工作和个人文件分开，则可能会给自己和数据带来麻烦。

工作和生活之间灰色地带的危险行为可能会使敏感数据面临风险。 例如，尽管许多人可能会在这里和那里的办公室中扫描个人文档，但是您不想扫描任何敏感的内容，因为除非您是IT部门的负责人，否则您不知道多功能打印机在哪里保存扫描文件的副本。 它们可能位于扫描仪本身的硬盘上，并且也可能保存到不安全的共享服务器上。

此外，为了保持工作与生活之间的平衡，提示可以提醒您在进行另一种工作时进行另一种工作。 假设您在家庭度假三天后收到一些电子邮件。 您可能会发现自己有足够的灵活性和机会来处理任何紧急事件，但您可能还想与孩子们一起享受飞溅山。 通过一些简单的策略将您的个人文件和工作文件分开，当您享受个人时间时，您永远都不会沉迷于做工作，反之亦然。

分隔文件

分离工作文件和个人文件的主要技巧是将它们分开。 将特定的东西放在专用的地方不仅可以创造秩序，而且可以确保确定性。 它可以在物理世界和数字世界中工作。 如果您总是将钥匙放在右口袋中，而手机则放在左侧，那么您永远都不会在夹克中搜索这些物品。

对于数字文件，原理相同，但实际情况有所不同。 您可以将所有工作文件保存在一个文件夹中，将个人文件保存在另一个文件夹中，但是它们是否驻留在同一服务器，计算机，应用程序或移动设备上？ 你想要他们吗？

有时，我们会将工作文件与个人文件分开，以保持界限，这样当我们应该与家人和朋友共度时，我们就不会陷入工作中，或者我们不打算在纳税期间完成纳税工作我们在计时。

多年来，我制定了一些策略来帮助我划分工作和个人文件，使它们满足以下条件：

• 他们总是分开的
• 无论我在哪里，都可以访问它们，但是
• 在家庭模式下访问工作文件对我来说有点不方便，而在工作模式下访问家庭文件对我来说有点不方便。

对不同的事物使用不同的接口

首先，让我们谈谈数字文档，例如文字处理文档，电子表格，演示文稿，PDF和图像。

我发现将文档分开但仍可访问的最简单方法是将它们存储在在线同步服务中，并对不同类型的信息使用不同的服务。 我使用Dropbox来存储，备份和同步我的个人文件，并且我依靠Google云端硬盘来工作。 除了这两项服务外，还有很多选择，您可以在PCMag的最佳在线存储服务列表中阅读这些内容。 但关键是要先将文件分成两个不同的服务。

为什么我不选择自己喜欢的存储服务并创建两个不同的帐户，而不使用两个不同的服务？ 具有不同的界面可以帮助我维护工作文件和个人文件之间的界限。

如果我看一下Google云端硬盘的网络界面，就好像在工作。 但是，如果我在度假时盯着Google云端硬盘，脑海中会响起铃铛，提醒我应该在游泳池旁闲逛时正在做工作。 但是，如果周末我要在Dropbox周围工作，整理个人照片，那么我的大脑就不会给我同样的“你在工作”的信号。 随着时间的流逝，我已经在每个接口与我在该接口中所做的事情之间建立了牢固的联系。 对我来说，明确工作与生活的界限更为重要，因为我是在家庭办公室工作。 当我在办公大楼中全职工作时，我使用了类似的策略来达到相同的效果。

在操作系统和主题中创建视觉提示

某些存储服务（例如与您的操作系统紧密集成的存储服务）看起来根本不一样（除非您使用Web应用程序）。 它们不一定具有不同的界面。 您可能没有意识到的另一种隔离方式是在工作和家庭中使用不同的操作系统。 如果您在办公室中有一台Windows计算机，而在家里则有一台Mac，那么当您在Mac上在家中进行办公时，您可能已经感受到了超级感知的感觉。

另一个问题可能是您在工作和个人生活中使用某些相同的工具，因为您喜欢它们。 您不想选择两个不同的工具或界面。 您想同时使用最喜欢的一种。 例如，我的一些朋友使用Slack进行个人交流，他们在工作中也使用Slack。 在这种情况下，建议您更改两个Slack帐户的主题（即配色方案），以使它们在外观上有所不同。 您将快速将一种配色方案与工作相关联，并将一种与私人聊天室相关联。

按浏览器分隔

划分工作并创建视觉提示以提醒您正在执行的工作的另一种方法是在工作时使用一种浏览器，在家里使用另一种浏览器。 视觉提示可能会更微妙，但是您仍然会养成启动Chrome的习惯，例如，Chrome for work和Firefox for Personal。

使用两个单独的浏览器将您的Web历史记录分开也是有益的。 例如，您可能会更加警惕清除工作文件的浏览器缓存，因为它们包含公司的敏感信息，但是您实际上可能希望保留您的个人Web历史记录，以便您可以快速查找几天前访问的网站（或反之）。反之亦然。

充分利用电子邮件客户端应用程序

在手机上，有一种非常简单的方法可以将工作电子邮件与个人电子邮件分开，无论您是否在工作和家庭使用相同的电子邮件服务（例如使用Gmail）。 解决方案：使用其他电子邮件客户端。

Gmail有一个独立的应用程序，但是您不必一定选择它作为用于访问Gmail的应用程序。 在iPhone上，您可以使用库存邮件应用程序。 或在任何类型的电话上，您都可以安装与Gmail配合使用的第三方电子邮件客户端应用程序，例如Boxer或Inboxcube。

我喜欢为工作和个人电子邮件使用单独的应用程序。 我有两个不同的接口，同样的好处。 另外，当我尝试不让自己沉迷于工作时，我可以退出并关闭工作电子邮件，同时保持更易于访问我的个人电子邮件，反之亦然。

可能是这样的情况，您真的很喜欢一个电子邮件客户端应用程序，并且想要将其用于工作和个人电子邮件。 使用许多应用程序，您可以对多个帐户进行身份验证，并可以在它们之间随意切换。 但是，它提供了您实际上可能不想要的易用性。 您将失去拥有两个截然不同的界面的好处，并且失去了使用当前不想使用的任何帐户退出应用程序的能力。 出于您自己的心理，也许您希望技术对用户的友好程度有所降低。

分隔以改善工作与生活的平衡

如果您需要在工作和个人生活之间建立更清晰的界限，那么将数据划分为不同的应用程序，服务，操作系统和浏览器将大有帮助。

在文件中拥有两个不同的虚拟空间可创建线索，关联和进入障碍，可帮助您最大程度地减少休假时间或工作时的琐事，同时仍允许您在工作时完成工作必要。