井井有条：如何在一个小时内制作关键的家庭和企业紧急文件

如果您管理办公室，是否有在线保存的楼层平面图，以防万一发生灾难或其他不熟悉该空间的人不得不进入该平面图？ 如果您租用度假屋或什至仅租屋子里的房间，是否可以为客人提供足够的紧急信息？ 您的家人和可能与您同住的客人的紧急出口地图在哪里？

考虑紧急情况的准备从来都不是一件有趣的事，但是提前计划并做好准备要比 在 灾难发生 后 希望您做的要好得多。 这是一个简单的项目，可帮助您做好更好的准备：创建紧急出口地图，楼层平面图和所需的其他文档，并在大约一个小时内完成。

保持该项目简短的秘诀是使用可免费在线使用且易于使用的图表应用程序。 同样重要的是，这些应用程序随附了适用于各种图表，地图，图表等的模板。

当您使用这些模板工作时，只需要做的就是重新布置家具。 您无需从头开始绘制任何内容。

使用哪个制图应用程序？

假设您对设计或矢量绘图软件一无所知，我建议使用两个应用程序为您的房屋，度假物业和企业制作紧急出口计划，楼层地图和其他关键文件。 它们是Lucidchart和SmartDraw。

以我对这些应用程序的经验来看，Lucidchart的使用稍微容易一些，但是SmartDraw具有更多的模板来进行应急准备。 但是，它们都非常有用。 两者都有免费的服务水平，因此制作这些关键文件无需支付任何费用。 他们都有一个Web应用程序，因此您可以直接在浏览器中使用该应用程序，而无需安装任何软件。

应急准备文件

我想提供一些应急准备文档的示例，因为在您没有机会浏览某些选项之前，您通常不知道需要哪些文档。 一些常见的是：

• 地板疏散计划/地图，
• 建筑物疏散计划/地图，包括安全集合点，
• 家庭疏散计划/地图，包括安全集合点，
• 业务连续性计划，
• 紧急联系人列表（每个家庭应在冰箱上放置一个或放在醒目的位置），
• 紧急电话树
• 急救和CPR信息图表，以及
• 野火，洪水，地震和就地庇护所提示。

我可以继续下去，但希望此列表能触发一些适合您特定位置和环境的文档和图表的想法。 当然，并非每个文档都适合每个家庭或企业。 这些文档中的一些可以简单地打印，例如CPR和急救图表。 其他语言则非常简单明了，您甚至可以在Word处理应用中快速起草它们。 您甚至可能很想手工编写它们。 但是，我建议改为数字化，因为这样可以更轻松地将数字副本保存在云中。 将数字副本存储在云端意味着1）您可以轻松地对其进行更新，并且2）即使您不在打印纸的前面，也可以获得信息。

如何制作紧急文件

使用我前面提到的这两个应用程序之一，SmartDraw或Lucidchart，将使该项目快速高效。 您甚至可能喜欢使用这些工具。

首先查看应用程序提供的模板。 在图表软件中，“模板”是指示例文档，因此您得到的不仅仅是具有正确格式的文件。 让我们以办公室撤离图为例。 该模板实际上已经在其上绘制了一个样本平面图和疏散路线（而不是给您一块空白的画布和一个可以在其上拍打的适当对象的库）。 无论是字面上的还是隐喻的，您要做的就是移动家具。 拖放代表门口，窗户，书桌，椅子，盆栽，水冷却器，浴室，壁橱等的对象，直到样本平面图变为您实际的办公空间。 同样，您可以移动和旋转，加长或缩短指向最近出口的红色箭头。

您可能无法找到所需的确切模板，但是始终可以根据需要选择其他类似的图。 例如，纵向组织结构图与电话树并没有什么不同。

需要一个小时做好准备

绘制图表应用程序使制作一些应急准备文件变得如此简单，您应该能够在一个小时左右的时间内淘汰许多最重要的文件。 如果您在工作中感到筋疲力尽，则在办公室的每个星期五下午，或在周六早上在家中处理个人文件，并获取一些重要文件。

当然，这只是规划最坏情况时的冰山一角。 如果停电了怎么办？ 如果您的计算机遭到勒索软件攻击怎么办？ 您所有的数据都备份在云上了吗？ 在时间允许的情况下，您应该阅读有关如何使业务免受灾难影响的内容，其中包括有关灾难准备计划，执行和培训的信息。