井井有条：如何管理新闻通讯和每日交易电子邮件

您最喜欢的商店的收银员将提供10％的折扣，并在将来提供独家折扣，以换取您的电子邮件地址。 您的朋友会推荐一份每日交易时事通讯，如果出现适合您的讨价还价交易，可以帮助您省钱。 您已经注册才能收到每日词汇表的电子邮件，仅在工作缓慢的早晨才阅读。 所有这些消息都是灰色邮件，您有时可能想阅读的被邀请邮件，但它们并不是至关重要的。 Graymail与垃圾邮件的区别在于垃圾邮件是未经请求的，而Graymail是您的要求。 尽管我们中的许多人确实浏览了灰色邮件，但它也可能是混乱的主要来源，尤其是如果未经检查的时间太长的话。

以下是一些用于管理灰色邮件以使您的收件箱保持检查状态的解决方案。

创建一个“垃圾邮件”帐户

本书中用于管理灰色邮件的最古老的解决方案之一是创建一个免费的Webmail帐户，该帐户专门用于营销邮件，列表服务，优惠券和其他不重要的电子邮件。

多年来，我一直使用Hotmail帐户来实现此目的，尽管现在看来有点愚蠢，因为Hotmail和Outlook.com（不要与Outlook的桌面应用程序混淆）都有几个专门用于管理灰色邮件的内置工具，在下面更详细地讨论。 如果您像我所做的那样为灰色邮件完全保留一个电子邮件帐户，则不需要使用这些工具，因为收件箱本身已经是一个巨大的过滤器。 无论如何，我大约在十年前就已建立帐户，那时功能还没有到位。

我通常每天登录一次该帐户，但如果我不这样做，我永远不会三思而后行。 我也从不担心重要邮件会被埋入灰色邮件中，因为此帐户中没有重要邮件。 它仅用于灰色邮件。 Outlook.com中的一项新功能使您可以创建一个别名电子邮件地址，该地址甚至可以是一次性的，用于灰色邮件或其他将受到限制并且您不希望其他人再次与您联系的信件（例如，张贴在Craigslist）。

使用规则，过滤器和文件夹

几乎每个电子邮件程序都可以让您创建规则或过滤器，以将邮件自动分类到不同的文件夹中，以便您可以分别管理它们。 例如，您可以创建一条规则，规定“如果电子邮件来自发件人，其地址以'nypl.org结尾”，则在收到邮件后将其自动移动到名为“图书馆通知”的文件夹中。

在继续讨论Hotmail和Outlook.com中用于Graymail的特殊功能之前，让我概述一下如何在其他两个主要的免费Webmail程序Yahoo!中设置过滤器和规则。 邮件和Gmail。

如何将过滤器添加到Yahoo! 邮件

在Yahoo! 如上所示，邮件选中邮件的框（或多个），然后选择“操作”和“过滤此类邮件”。 弹出框将使您填写有关如何过滤和排序类似消息的规则。

您可以根据自己的需要创建文件夹。 有关想法，请参阅我的建议清单。

如何向Gmail添加过滤器

在Gmail中，此过程极为相似。

勾选要过滤的任何邮件左侧的框，然后选择“更多”，然后选择“过滤此类邮件”。 然后，您可以将第一组规则应用于过滤器，例如有关发件人的信息，“收件人”名称或主题行中的内容。 单击“创建过滤器”，您可以在规则中应用下一步：如何处理符合条件的消息（例如，标记为已读，删除，转发到…等）。

注意：根据我的经验，在Gmail中启用规则并不总是很顺利（最近一次是在Windows上使用Chrome）。 链接和按钮并非始终有效。 注销并重新登录似乎可以解决无响应问题。

Yahoo!中找不到另一个Gmail选项。 通过Mail，您可以自动为所有邮件加注星标，以将其标记为重要。 而雅虎！ 确实也可以标记重要邮件，您只能手动标记，而不能使用过滤器自动标记。

如何将筛选器添加到Hotmail / Outlook.com

Hotmail和Outlook具有更多管理灰邮件的功能。 到目前为止，我所使用的示例只是略述表面。 规则可能非常复杂，并且一旦启用，正确地启用它们并测试它们是否按预期工作需要花费一些时间，除非您使用Hotmail或Outlook.com。

如前所述，Microsoft的Webmail应用程序具有一些现成的规则，可以执行人们希望应用于其收件箱的一些最常见的过滤器。 大多数自动化是通过类别进行管理的。 例如，您可以将许多邮件归类为“新闻通讯”，然后为所有新闻通讯设置规则。 具有类别可以使以后更轻松地更改规则并将其应用于类似消息变得容易得多。

Outlook.com和Hotmail中的另一个真正出色的功能是“取消订阅和计划清理”选项，该选项出现在Microsoft知道为灰色邮件的每条消息的末尾。

取消订阅链接独立于发件人给出的任何取消订阅指示，实际上，它使您可以轻松摆脱不需要的消息，有时这比管理它们更可取。 使用取消订阅按钮时，您还可以选择从同一发件人删除所有以前的电子邮件。

第二个选项“计划清理”提供了一些选项，用于从同一发件人中转储可能随着时间推移而堆积的邮件。 我的首选选择是仅保留来自发件人的最新消息，并以此创建一条具有相同效果的规则。 当该发件人收到新邮件时，所有旧邮件将从收件箱中删除。

您可能已经可以想象到此功能对于日常交易电子邮件之类的好处，而只有最新的电子邮件才有意义。

文件夹的想法

在管理灰色邮件时，我建议您为一些易于阅读的邮件创建几个文件夹，并使用易于识别的名称（或者“扫描”是正确的单词），而不是其他文件夹。 一些想法包括：

• 博客更新
• 确认电子邮件（自动付款提醒等）
• 活动公告（场地跟踪，音乐艺术家更新等）
• Facebook标签/消息警报
• Google新闻快讯
• LinkedIn警报/工作更新
• 个人通讯（针对爱好和兴趣）
• 专业通讯（用于职业发展）
• 收据
• 发货确认/追踪
• 计划停机时间通知
• 旅行
• Twitter警报

另一方面，例如，如果对于您而言重要的是查看您的所有Facebook标签警报，请不要过滤这些消息！ 将其设置为直接发送到您的收件箱。

使收件箱像收件箱一样工作

管理灰色邮件的整个想法是，使您可能希望有时看到的那些消息有时与一旦到达收件箱时需要看到的消息分开。 这样做可以使您愉快地阅读自己喜欢的博客，网站，新闻来源，社交网络等的更新，而不会在其余时间影响您的生产效率。

有关使收件箱井然有序的更多方法，请参阅11个管理电子邮件的技巧，“收件箱不是您的待办事项列表的5个原因”和“如何避免电子邮件超载”。