井井有条：如何使用电子表格管理您的工作

我在工作中使用的最简单的组织技巧之一就是保留自己进度的私人电子表格。 没有人要求我这样做。 没有人要求查看我的电子表格。 为了我自己，我完全保留它们，以使我高效地工作，并能够快速看到自己的成就。

在此版本的“组织井井有条”中，我将分享一些当前保存的电子表格，并说明它们对我有什么帮助。 电子表格的内容与我的工作特别相关，但许多原则是通用的，可适用于其他类型的工作。

保存和安排想法

“每周整理一次”一栏，这意味着我必须想出一年中将实际使用的52个想法…这意味着我可能还需要另外50到100个最终被我拒绝的想法（我们大多数人都需要产生大量想法以找到真正好的想法）。

我还需要一次提前几个星期，并注意文章的发布日期（每个星期一），以考虑某个特定主题是否会与世界上其他事物同步。 例如，去年5月，当新毕业生寻找工作时，我就该主题发表了一系列文章：如何管理在线求职，如何创建干净专业的在线个人资料，简历和求职信提示等。

为此，我保留了一个非常基本的电子表格，在底部有一个持续的想法列表，在顶部有一个网格，其中列出了所有计划的发布日期。 电子表格可以帮助我广泛思考如何在多个星期和几个月内计划主题。 我可以轻松地更改未来文章的顺序，以在看起来过于相似的主题之间放置更多时间，或者将逻辑上相关的主题聚在一起。

这个特定的电子表格位于Google云端硬盘中，因为几乎可以在任何地方使用该服务，而且如果我不在办公室时有想法，我可以登录并添加它。

因为我经常返回此电子表格来记录工作，所以我会定期浏览我脑力激荡的想法。 很多人写下他们的想法笔记，但从不回头。 有了这个系统，我每周至少要面对一次自己的想法清单。

记录项目进度

我在PCMag的工作很大一部分是测试软件产品和健身小工具，并为它们编写产品评论，因此我还有另一张专门用于这项工作的电子表格。

（对于上述图像中的少量模糊内容，我深表歉意。）

让我快速解释一下您在上图中看到的列。 第一列称为ID，是已发布的产品评论的商品ID。 B列是产品名称。 C列（状态）保留评论的状态，例如“发布于13年4月12日”表示文章已于2013年4月12日发布。D列至I列是与产品评论之前必须完成的工作相关的复选框可以完成编辑和发布过程。

标准（DI列）包括将产品记录在数据库中（“ QB”），提交概述产品规格的表格（“ Specs”），上载产品图像（“ Image”）以及创建其他幻灯片图片（“幻灯片”）。 每个产品还需要一个从1到5的分数（“评级”），我在“注释”中又增加了一个列，我通常只指出该产品是否值得PCMag编辑推荐。

电子表格实际上是一系列复选框的核心。 它使我一眼就能看出我是否已经完成了所有必要的前期工作。 但是它还有其他好处。

以与我记录集思广益的想法有关将来的“获取组织”列的方式相同，我也记录在“我可能对评论感兴趣”的“评论”电子表格产品的底部。 因此，我总是有很多新鲜的想法。

如果我需要查找我已经查看过的产品的发布日期或唯一的文章ID（我经常这样做），它也可以作为快速参考。 当然，我们在办公室中还有其他系统可以找到该信息，但是对于我来说，从该电子表格中提取信息通常更快，因为我已经根据自己的需求对其进行了自定义。

跟踪变化

我要共享的最后一个电子表格是用来跟踪我写的一篇特定文章的：100个最佳iPhone应用程序。 本文需要复杂的组织来管理，因为我经常更新内容。 换句话说，每隔几周，最好的100个应用中有几个是新的。 与六个月前我所说的那些应用程序相比，我必须保持警惕。

我的方法很简单。 我将每个应用程序记录在Excel的100个最佳列表中。 我记录了它添加到文章中的日期，或者是我上次更新文本的时间，如果它的应用程序仍然不错，但是自从我上次撰写有关内容的文章以来，它进行了重大更新。 我还保留了以前在列表中但此后失去位置的应用程序的运行列表。

此电子表格还可以帮助我查看我是否打了100个应用程序，因为Excel会自动为我计算这些应用程序。 我还使用它通过添加指示分页符的边框将应用程序分组到不同的页面上。 颜色编码还使我能够查看列表中有哪些新应用程序（黄色），这是发布过程中的一个标志，这意味着我应该比其他应用程序更仔细地检查这些部分。

我还要承认，我并没有使用我最初在此电子表格中设置的所有列。 有时，我认为某些信息很重要，只是后来才意识到我根本不需要它。 因为此电子表格仅属于我，所以我可以放弃没有回报的区域而不会产生任何后果。 我可以清理电子表格并摆脱不使用的部分，但是保留它们而不使用它们比花一些时间使电子表格更整洁更值得。 重点是什么？ 除了我，没人能看到它。

使用电子表格来跟踪工作的好处

简单的电子表格可以成为组织工作的强大工具，而您不必精通Excel即可进行工作。 使用电子表格跟踪您的工作的好处包括：

• 能够看到您已经做过的事情，因此您不必重复它（或者，如果您需要重复它，您可以快速查看第一次执行该操作的时间和方式，以便您可以利用以前的工作）
• 有专门的地方记录想法并定期浏览
• 如果您需要已完成工作的证据，则可以保留其工作记录
• 通过创建完全根据您的需求定制的信息检索系统，使您自己的任务更加轻松。