井井有条：如何设置电子邮件模板

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• 井井有条：如何设置电子邮件模板
• 在Gmail中使用电子邮件模板

在工作场所和个人生活中，我们很多人一次又一次发送实质上相同的电子邮件。 可能会说“这是每周的销售量……”或“亲爱的，请记住在或之前寄出租金…”之类的内容。

如果您是一个组织合理且有效率的人，则可以在需要发送定期发送的电子邮件时将以前的电子邮件复制并粘贴到新邮件中。 这不是一个坏方法，但确实会使您容易引入错误。 您可能会忘记更新主题行，日期，财务数据，数据点等。

当我刚开始从事媒体和出版事业时，我实际上是一些学术期刊的在线编辑，与排版人员合作，他们输入我在文件上标记的更改。 我学会了如何为排字工人标记文章的最重要规则是：他们必须进行的击键次数越少，引入错误的机会就越少。 换句话说，我的工作是更正所有错字并在页面上获得作者的更改，同时还要使排字机必须要做的打字量降至最低。

同样，当您重复使用旧电子邮件时，您必须输入许多不必要的击键，例如删除然后更新主题行，更改关键信息等。

更好的系统是设置可以反复有效地重复使用的电子邮件，即“电子邮件模板”（Microsoft Outlook的术语）或“罐头答复”（Google的术语）

载入中…

电子邮件模板正是您所期望的，它是电子邮件的轮廓，带有空白，将显示更新的信息。 当您为自己提供空格而不是要更新的数字或数据时，您的击键次数就会减少，从而减少了可能引入的错误数。 您绝不会意外发送上周的报告号； 最糟糕的事情是您将所有内容留空，在这种情况下，收件人会立即注意到并要求您提供丢失的数据。 但是，如果您发送了错误的信息，则收件人可能永远不会知道它。

以下是在两个最常用的电子邮件程序中设置电子邮件模板的方法：Outlook和Gmail。

如何在Outlook中设置电子邮件模板

Outlook将这类定期发送的邮件称为“电子邮件模板”。 该功能在Outlook桌面程序中可用，但在Outlook.com中不可用。

在Outlook 2007中 。 启动新的电子邮件。 在电子邮件和主题行中键入您需要重复使用的尽可能多的信息，请确保在每次发送消息时要在其中输入新信息的地方都留下清晰可见的空白。 这是一个例子：

	主题行：		一周结束时的每周浏览量报告
	身体：		这是该网站的每周浏览量报告。 日期： 浏览量： 感谢大家！ 请让我知道，如果你有任何问题。

在消息框的左上角，转到“文件”>“另存为”。

在出现的对话框中，您必须将文件类型更改为Outlook Template（*.oft）。 然后，您可以根据需要命名模板。

不幸的是，当您准备使用模板编写新消息时，进入模板的过程实际上效率很低。

转到新建>选择表单

在顶部下拉选择框中，选择“文件系统中的用户模板”。 您保存的所有模板都应该在其中。 选择所需的邮件，它将作为新电子邮件打开，您可以根据需要进行更新。

在Microsoft Outlook 2010中 。 启动新的电子邮件。 在电子邮件和主题行中键入您需要重复使用的尽可能多的信息，请确保在每次发送消息时要在其中输入新信息的地方都留下清晰可见的空白。 （请参阅上面的示例。）

完成模板设计后，转到“文件”选项卡，然后选择“另存为”。

在出现的对话框中，您必须将文件类型更改为Outlook Template（*.oft）。 然后，您可以根据需要命名模板。 点击保存。

准备使用模板时，请转到“新建项目”>“更多项目”>“选择表单”

在顶部下拉选择框中，选择“文件系统中的用户模板”。 您保存的所有模板都应该在其中。 选择所需的邮件，它将作为新电子邮件打开，您可以根据需要进行更新。

分配清单 。 您可能希望将电子邮件模板与通讯组列表配对，以便可以一次性将邮件发送给一群人。

转到Outlook的“联系人”部分。 选择“新建>分发列表”。

如果您使用公司或企业电子邮件，最好选择“选择成员”，而不要使用“添加新功能”。 选择成员可能会显示您企业的电子邮件系统上可用的用户列表。 另一方面，“添加新”可让您手动输入电子邮件地址。