井井有条：如何使用协作软件映射工作流程

在我从事第一份实际工作的第一天，雇用我的期刊出版公司的最高编辑将我带到了墙上固定的巨大流程图。 她说：“这就是文章从书面到发表的方式。” 她带领我完成了整个过程，重点介绍了我和我的团队所参与的部分。 那是2001年，当时免费提供协作软件，但是我那天学到的教训甚至适用于Asana和Slack的那个时代。

每篇期刊文章都放入一个超大号的塑料信封中，并在前面贴了一张纸。 该论文被彩色编码到该文章将出现的期刊上。 我们称这为工作外套。 每当文章进入另一个部门时，无论是去复印编辑打样还是去键盘部门进行更改，其经历都记录在工作外套上。 当一名员工完成此工作后，她可以通过在跟踪表上写一行来将其分配给新部门。 任何看过工作夹克的人都确切知道文章所经历的所有阶段以及接下来应该去的地方。

回想起来，这些工作夹克是当今工作流程软件（如Asana）的先驱和实际体现。 固定在墙上的工作流程图表对于我，新员工和其他人来说都是一个很好的方向。 它使我清楚地了解了组织的工作以及工作方式。

在当今世界，我们追求无纸化环境，并且已经大量迁移到电子文件和文件夹，放弃创建此类工作流程文档并使它们保持最新状态更加容易。 但是对于所有企业，甚至是业余爱好者级别的团队合作项目，记录您的工作流程都非常重要。

为什么要使用文件工作流程？

为什么要记录您的工作流程？ 有几个绝对关键的原因，其中包括：

• 它可以帮助企业所有者和经理充分考虑并理解在业务流程的每个阶段发生的事情以及原因；
• 它使不必要的步骤得以识别并消除了流程；
• 它提醒可能远离业务某些阶段的员工或团队成员存在的原因以及他们提供的价值；
• 这对于入职团队成员至关重要；
• 这是向潜在的同事，客户和投资者解释企业运作方式的最佳方法之一； 和
• 它使团队可以更有效地开始使用协作工具。

到最后一点，我已经提到过Asana。 Asana是一种工作流管理工具，有点像类固醇的待办事项清单。 它与我在第一个发布工作中使用的工作夹系统非常相似。 通过Asana，您可以跟踪需要完成的任务并将其推进整个过程。 每个任务都有其执行过的所有步骤或子任务的历史记录。 当一个人完成了手头的子任务后，他或他将其分配给下一步，并将其定向给下一步将要接听该任务的人员或部门。

我曾比喻Asana就像一副纸牌，而项目管理软件就像是一个棋盘游戏。 当您打开棋盘游戏时，您可能会遇到诸如棋盘，各种玩法以及关于如何玩游戏的清晰规则手册之类的东西。 每个在玩的人都同意那些预定的规则。 您可以偏离规则，但是当您遵守这些规则时，游戏便会为您带来最大的享受，因此您可以这么做。

但是，当您玩纸牌时，每个玩游戏的人都需要就将要玩的游戏以及遵循的规则集达成一致。 你可以玩心，也可以玩吐痰。 有些纸牌游戏以已制定的规则而闻名，例如德州扑克。 然后还有其他具有变化的游戏，例如拉米纸牌（杜松子酒拉米纸牌，直线拉米纸牌，500拉米纸牌等），并且您需要与桌上的每个人都对规则进行哈希处理，以确保双方在怎么玩。 您还可以选择发明自己的纸牌游戏，并且必须向每个愿意玩的人教独特的规则。

正如我所说，Asana（以及许多其他协作工具；我将在稍后给出更多示例）就像一副纸牌。 因此，要使Asana正常运行，每个人都需要知道游戏的玩法，规则，目的和游戏结局。

那看板呢？

看板板是协作工具的另一个示例，更像是一副纸牌。 Trello是在线看板工具的一个示例。 软件开发和编程团队经常以高度指定的预定方式使用看板（例如玩德州扑克），而将看板用于个人用途的人员可以制定自己喜欢的任何规则。

如果您有记录在案的工作流程，则可以轻松地将该工作流程映射到Asana。 当您已经有记录在案的工作流程时，开始使用Asana 会 容易 得多 ，因为这意味着您已经从头到尾考虑了整个业务或团队过程。 不管采用哪种方式，采用Asana都会经过反复试验，但是如果您以前没有记录过您的工作流程，这样做将更加麻烦并且令人沮丧。

映射工作流程

使用工作流软件，即使整个过程正在进行中，通常也可以完成一些工作。 通常可以完成的任务是您的任务或子任务。

在项目管理软件中，完成的概念非常不同。 根据定义，项目是指已完成并在某个日期交付的项目。 但是，并非所有类型的工作都是项目。 在我工作过的期刊出版社，一篇文章在印刷时会很完整。 同样，每期期刊都有交付的结束日期。 但是复制编辑从未完成。 这是正在进行的工作。 它仍然需要跟踪。 它有具体的任务分配-复制本文，但是复制编辑本身没有结束日期或交付日期。

映射工作流的过程还涉及准确识别需要明确分配和跟踪的过程或过程。 这种精度和细节水平非常重要。

考虑一下烹饪食谱。 食谱并未列出每个步骤，因为其中许多隐含或理解的内容。 食谱不会告诉您将鸡蛋弄碎，清空鸡蛋中的内容物并扔掉贝壳，因为“添加鸡蛋”已经意味着这样做，列出所有这些步骤变得不必要地麻烦。 类似地，在工作环境中，可能会理解“编辑文章”的意思是“检查标题，检查副标题，复制编辑文章，并向作者提出任何问题”。

但是，在某些情况下，您可能需要更加明确。 我曾经在报纸出版公司工作过，检查标题，照片标题，页面底部的日期和页码应该是与复制编辑分开的步骤，因为它们经常被忽略。

换句话说，您必须弄清楚需要什么详细程度。 步骤太多，使用该软件的人将忽略该过程。 太少了，可能会发生严重错误。 为了使它正确，可能需要反复试验，但是您必须在开始之前做出一些决定。

映射心态

映射工作流时，您还将花费时间来共同确定组织的想法。 您的组织对感兴趣的项目，人员或主题有什么看法？ 它与Asana以及其他协作工具相关。

松弛就是一个很好的例子。 Slack是一个消息传递平台，它强调拉动通知而不是推送通知，因此，它全都涉及选择要接收的消息。 为了使这些通知成为良好的过滤器，您需要部分依赖于渠道。 渠道就像团队一样，要有效地建立渠道，您必须知道团队如何 思考 所有事情。 您是在部门还是项目方面考虑？ 您是从主题还是客户角度考虑？ 如果您经营一家房地产公司，也许您会考虑社区，财产价值阈值或代理商。 在创建渠道之前，您需要先弄清楚团队的心态，以便他们实际上可以有效地促进团队合作。

协作工具通常包括更多的信息组织方式，例如使用颜色编码，标记，有时甚至使用颜色编码的标记。 还记得我之前介绍的那些颜色编码的工作夹克吗？ 同样的交易。 如果使用得当，颜色编码是一种视觉指示符，可以立即清晰地传达信息。 因此，颜色编码可提高生产率。 我强烈建议您在协作工具中使用颜色编码，只要您首先确保了解团队对于为什么应该首先对颜色进行颜色编码的心态。 需要立即传达哪些信息而没有言语？ 您必须了解团队的思维方式才能回答该问题。

包括文化

在将工作流程映射到协作工具之前记录文档非常重要，理解和映射思维定势也同样重要。 最后一块是文化。

协作工具反映了公司文化，反之亦然。 建立有关敬业精神，形式水平以及脱离话题的适当位置的一般参与规则非常重要。

从员工或团队成员的角度来看，协作工具经常被用作放出精力的场所。 以我的经验，无论协作工具是否为他们提供了专用的空间，人们都会表达不满。 一些组织重视公开辩论，甚至对工作进行激烈的讨论，而另一些组织则认为它分散了注意力，并具有潜在的危险。

单凭协作工具就无法确定人们是否会在适当的地方发泄和异议。 它必须来自公司文化。 担任领导职务的人需要明确他们是否希望团队成员在工作范围内或工作范围外发表抱怨和争论。 谁需要知道什么时候有问题？ 团队成员在表达关注或投诉之前是否希望匿名？ 是否抱怨宣泄或强调工作和工作流程中的潜在问题？ 如果无论如何都会发生（确实如此），最好考虑到它并对其做出决策，而不是假装它没有发生。

其他资源

简化制图工作流程的另一资源是思维导图软件。 请参阅这些技巧，以了解思维导图如何使您的项目管理混乱。 如果您正处于使用项目管理软件的初期，那么这四个入门技巧将有所帮助。 为了更深入地了解Asana，它有助于阅读有关使用Asana的一些提示。