井井有条：更有成效的会议

LinkedIn首席执行官Jeff Weiner最近发表了一篇文章，其一条规则是消除无用的会议：无演讲。 我知道他要去的地方，但这是一个绝对主义者的声明，我不能说我在所有情况下的100％都同意。

我认为，召开更好的会议的方法是首先了解您打算举行哪种会议，然后组织自己并相应地进行准备。 在会议的计划阶段采取一些简单的步骤可以大大提高会议的效率。

4种会议

在我看来，会议有四种。 如果您从未想过要举行哪种会议，那可能就是您一半的问题。

信息会议。 信息会议恰恰是用于传播信息的会议。 半年一次的市政厅会议通常仅供参考。 公关简报通常也可提供信息。 通常，只有一方可以共享信息。 与会者在那里吸收它。

讨论/合作会议。 头脑风暴会议是讨论会议或协作会议的示例。 在这种会议中，一个或多个参与方可以在议程上进行工作。 信息应来自多个人。 协作会议通常也是解决问题的会议。

签到会议。 签入是定期安排的会议，通常围绕特定项目进行，可能正在进行或有预计的完成日期。 每日打乱就是签到的一个例子。 签到有助于确保所有参与方在问题，解决方案，更改，进度等方面保持最新状态。定期签到会议的好处之一是，签到会议通常很短。

工作会议。 工作会议是个人的最爱。 在工作会议中，您需要完成的工作。 就这么简单。 工作会议扼杀了拖延症。 他们通常是协作的。 在一次工作会议上可以实现的一个示例是，程序员和利益相关者聚在一起实施代码更改（例如，更改为网站或其他交互式产品），而只有当对方在场时，双方才能真正地进行真实验证。

如何提高会议效率

1.快速计划。 除了管理一个正在进行的或长期的项目外，我讨厌安排超过两三个星期的会议。 通常，在安排会议之前，所有各方之间都会通过电子邮件，电话或亲自进行对话，而我更希望在会议之前让我重新思考这些对话。 日程安排太远，相关信息将早已不在我的脑海。

当您尝试找到适合许多无法使用日历的人的时间时，可以使用一个名为Doodle的免费网站，该网站可让您创建一个民意测验，使人们可以指示自己的空闲时间。

2.使用清晰的主题行。 在会议邀请中，​​明确主题是每个人工作效率的关键。 主题行应简短说明会议的总体目的。 它可以帮助人们在他们出现或参加会议之前知道他们应该期待的事情。

主题明确的主题行还可以提示某些各方在会议之前需要准备的内容。

3.制定议程或目标。 每次会议都需要一个议程或目标清单。 根据会议的复杂程度，您可能不需要明确说明，在这种情况下，应在主题行中隐式声明。 一个示例是“主题：为杂志的10月发行设定阵容” -目标是在工作会议中完成该任务。

签入会议的目的是签入，查看进度并提出疑虑，因此您可能不需要针对此类会议的明确议程。

讨论会议真正受益于议程。 每个人都应该在会议之前收到议程。 我建议将其包括在会议请求的备注字段中。

当会议负责人花时间编写议程或基本目标清单时，这也有助于她自己确定会议的目的以及如何指导会议。

4.定义会议负责人。 每次会议都需要一位或多位领导。 在大多数情况下，会议领导者是隐性已知的：在举行信息发布会的情况下，会议主持人是谁，或者谁可以共享。 在电话和视频聊天会议（例如Webex）中，通常是发起呼叫的人。

我参加过的绝对最糟糕的会议没有领导，在会议进行到大约一半时，我意识到有几个参与方认为我应该主持会议。 它立刻使人恼怒和痛苦，更不用说完全徒劳了。 在另一个鲁ck的场景中，我曾经召集会议，安排会议并完全打算召开会议，只是让另一个同事完全接管会议，这也很烦人。

5.失去技术，但做演示。 是的，本文旨在介绍与技术相关的主题，是的，我要告诉您至少丢失一些技术，以便召开更有成效的会议。 在浪费自己的时间创建PowerPoint卡座之前，请问自己：“您真的需要演示文稿吗？” 如果答案是肯定的，请记住应该使用幻灯片来使人们保持参与并加强您的观点，而不是为您辩护。 没有人会为星际擦拭纸留下深刻的印象，也没人愿意在观看您的讲话或与您进行讨论时观看视频。

如果您有要炫耀的产品或服务，请演示其工作原理！ 不要显示图片或视频。 给他们真正的麦考伊。

如果要向会议的每个与会者提供某些信息（包括照片和视频），请在会议开始之前将其发送给他们，以便他们熟悉这些材料，无论如何，这将使每个人都受益匪浅。 然后，您就可以花时间去解决问题的核心，而花费的时间也可能更少。