井井有条：停止与更多电子邮件打架

电子邮件超载是工作场所中巨大的生产力问题。 我一直遇到遇到抱怨电子邮件的人，说这使他们不知所措，希望将所有新消息倒入其收件箱中。

但是，这些人中的许多人以这样的方式来固定电子邮件，以致最终加剧了该问题。 我所看到的是那些试图用更多电子邮件来对抗电子邮件的人，这些电子邮件反过来又产生了越来越多的电子邮件。 因为他们陷入了电子邮件的痛苦之中，所以他们通常无法清楚看到正在发生的事情，因此他们不知道自己正在使情况变得更糟。

我注意到人们在尝试处理电子邮件超载时会用脚拍自己的脚。

不要将您的收件箱用作待办事项列表

让我的电子邮件问题变得更糟的人的第一个例子是 待办事项列表 ，我喜欢称呼他们。 当邮件包含任务或触发分配的任务的内存时，待办事项列表将电子邮件保留在其收件箱中。 换句话说，他们将收件箱用作待办事项列表。

考虑人们通常如何通过电子邮件分配任务。 很少在主题行中明确说明任务。 收件人必须打开并阅读电子邮件以了解任务的详细信息。 但是，该消息更有可能没有接收方需要的所有信息，例如截止日期或有关任务的其他详细信息。 来回交换消息使任务变得清晰，最终每次发生时都会创建一封新电子邮件。 简而言之，电子邮件收件箱是很差的工作清单。

另一个问题是，待办事项列出者必须不断检查每封传入的邮件，以查看其是否包含任务，如果不包含任务，则它们会立即清除该邮件。 待办事项发布者最终会不断除草。

更糟糕的是，待办事项清单人员习惯于检查其收件箱中的日常任务，并且，通常，他们常常最终以电子邮件的方式提醒自己想完成的其他事情。

如果电子邮件有问题，为什么要以这种方式创建 更多电子邮件 ？

但是，待办事项清单人员看不到他们的系统如何使事情变得更糟。 他们经常争辩说，将收件箱用作待办事项列表是唯一有效的方法。 但是，如果同一个人对电子邮件感到不知所措，那么显然这是行不通的。 有一些解决方案，我将在稍后解决。

停止发送Nudgemail

我最近在一家公司静修处谈到了电子邮件管理。 为了准备这次演讲，我与一些员工进行了交谈，并了解到很多员工正在使用Nudgemail管理大量电子邮件，有时每天管理1, 000条消息。 他们认为这是一种管理流程的完美方法。

Nudgemail是一种免费增值工具，可让您通过设置将其作为新邮件重新出现在收件箱中的时间来暂停邮件。 “基本上”在这里是一个非常重要的词。

大多数暂停功能，例如SaneBox或某些最佳电子邮件应用程序中的功能，都会从收件箱中隐藏原始邮件，然后在您选择的时间将其重新显示为新的未读邮件。 Nudgemail的工作方式略有不同。 当您使用它来暂停邮件时，原始电子邮件会保留在您的收件箱中， 新邮件会 显示在收件箱的顶部，并引用原始邮件的整个主题。

不要误会我的意思。 Nudgemail是一个很好的工具，在某些情况下是一个很好的解决方案。 将收件箱视为信息流而不是需要处理的通讯收集点的任何人，都可以很好地使用它。 但是，当工作人员告诉我，收件箱中的邮件数量庞大，使他们无法完成工作，而其中20％的邮件是以Nudgemails的形式重复出现时，这就是一个问题。

许多待办事项列表人员可以否认其系统已损坏的事实，一些Nudgemail用户将其变成了拐杖。 他们非常习惯于当前的习惯，以致无法设想出更好的解决方案。

不要这么快就回复

通常，回复电子邮件是一种在不实际推进对话的情况下确认其他人的消息的方法。 想象一下同事发送电子邮件询问您对演示文稿的看法。 您还没有看过演示文稿。 视您的工作场所而定，快速回答“我不知道。我还没看”可能比等待两个小时直到您看了并形成意见更容易接受。 当您快速跳回信时，即使该消息不是实质性消息，也将生成过多的电子邮件。 如果公司文化将您推向这种行为，那么您最好相信其他人也正在对您这样做。

回复速度慢的人可能会被视为懒惰或不是团队合作者，即使等待回复电子邮件是处理问题的更合乎逻辑和更有成效的方式。 但是它是完全落后的，如果您感到被电子邮件淹没，则需要脱离它。

最终发生的事情是，人们回复邮件只是为了推卸责任。 假设拉吉问莎拉对某事的看法，然后她回答：“不确定。您怎么看？” 现在，球又回到了Raj的球场上，如果只有这样，她就有责任回答，这样Sarah的收件箱中就会有一条新的未读消息，提醒她这次要实际回答。

对于IT等支持部门人员来说，另一个常见的例子是他们将为员工设置通用的电子邮件地址，以提交帮助票，例如当员工吓坏了自己的计算机已损坏，而她需要迅速获得帮助，她可能会忘记普通的电子邮件，而转而向IT领域认识的人发送电子邮件。 该IT人员应该解决这个问题吗？ 忽略电子邮件？ 回复并告诉员工她需要使用正确的IT帮助地址？ CC她的老板？ 正确的做法是什么？

通常，在恐慌和沮丧的刺激下，响应只会产生更多的电子邮件（并产生紧张感）。 同样，这是公司文化为根本问题创造期望的快速响应的一个示例。 但是您可以在不影响和平的情况下摆脱这种模式，从而减少电子邮件的产生。

过多电子邮件的解决方案

我们如何停止生成过多的电子邮件？ 有些解决方案简单快捷，个人无需公司的支持即可完成这些解决方案。

在前面的示例中，IT员工可以通过面对面的交谈（或与远程员工打个电话）来解决问题，而不用通过电子邮件进行回复。 如果IT人员通过电子邮件回复，则有需要的同事可能不会很仔细地阅读它。 请记住，她已经对自己的计算机问题感到压力很大。 听起来技术含量很低，但是与同事面对面地平静，专业地面对面，将有助于她记住将来提交帮助通知单的正确协议，尤其是如果IT人员解释了其他任何在工作中优先处理的工作时时刻。 面对面的解释有很长的路要走。

停止为自己生成过多电子邮件的另一种方法是找到好的电子邮件助手工具，以帮助您减少收件箱中的电子邮件，而不是像Nudgemail那样传播它。 我建议使用SaneBox（每月约7美元）。 Mailbird是一个电子邮件客户端应用程序，具有贪睡选项和其他可能也有帮助的功能。

停止将收件箱用作个人任务和与工作相关的任务的待办事项列表。 现在有很多很棒的工具，这些工具在不依赖电子邮件的情况下，可以更好地分配任务，跟踪任务，更新有关任务的详细信息等等。 我喜欢Todoist，尽管Wunderlist还是一个很棒的应用程序。

如果您可以说服您的工作团队或部门为任务分配选择更好的工具，那么您的状况实际上会好得多。 除了全力的项目管理应用程序外，还有其他轻巧，易于使用，设置速度更快的协作应用程序，它们可能是解决团队挑战的更好解决方案。

有关更多信息，请参阅我的其他技巧，以减少办公电子邮件的过载。