井井有条：掌管您的税款

无论您自己提交税款还是向会计师寻求专业帮助，为使流程顺利进行并确保您不会错过任何金钱或免税优惠，您可以做的一件最棒的事情就是整理纳税文件。 但是，你是怎么做的？

像许多组织任务一样，整顿税收更像是您应该全年保持的习惯，而不是一项清理工作。 如您所见，这是向前和向后移动的游戏。

从前进开始

尽管美国提交所得税的截止日期是4月15日，但您应该真正从1月1日开始组织税收，也就是明年。 首先养成新的习惯，以保存本年度的捐赠表，符合条件的费用的收据和其他文件。 换句话说，请开始整理2015年要提交的2014年收据。

在许多组织项目中，很容易将您的注意力转移到积压的订单上，但是创建一个更好的系统通常会更有益。 明年的申请日期将在您不知道的情况下出现。

我已经启动了一个标签为“ 2014 Taxes”的文件夹。 一旦我拥有该文件夹中的文档（例如来自在线捐赠的电子邮件回执），我将立即将其放入其中。 如果我有纸质文档，则将其保留在扫描仪顶部的文件夹中，直到周末，此时我将有机会对其进行数字化并将其添加到虚拟文件夹中。

在您收集这些文件时，迅速将这些文件放到位，实际上是使以后更容易缴税的关键。 （有关管理计算机文件夹的更多最佳实践，请参阅整理：使用文件夹整理桌面。）

您应该保留纸张原件吗？

假设您扫描了纸质税务文件。 您也应该保留原件吗？

克里斯·巴比尔说：“当人们对纸张进行数字化处理时，有时会感到不得不保留原件，但就国税局和政府而言，可以接受收据和文件的数字副本。” Barbier是The Neat Company产品管理副总裁，该公司生产Neat桌面扫描仪产品，例如NeatConnect文档扫描仪和NeatCloud在线存储解决方案。 他还曾担任注册会计师多年。 Neat的专业领域之一是在扫描某些税收文件时自动检测它们并为其添加标签。

按年份，月份和最后的税收类别进行组织

对于所有文件（包括纸质文件和数字文件），请按纳税年度（而不是 提交 这些表格的年份）标记文件夹。

Barbier建议使用以下层次结构进行进一步标记和组织：

• 年
• 月或日期
• 税种（即文件将显示在您的税种上）。

Barbier说，如果您付钱给会计师准备税款，那么这种分类方法最终可能会为您省钱，因为您已经为他或她整理了所有文件，因此计费时间会更少。 他说：“您不想付钱给会计来组织一小盒文件。”

回望

到了报税的时候，大多数人会从回顾上一年的报税开始（当然，除非收效不佳）。 除非您或您的企业状态发生重大变化（例如购房或结婚），否则您今年提交的扣除额和表格很可能与前一年相似或相同。 使用这些旧表格作为检查表的指导，以确保您没有遗漏任何内容。

如果您自己提交税款，请查看我们的2014年最佳税务软件列表。要获得免费的在线税务准备和申报服务，我们的编辑选择是TaxACT Free Federal，而对于付费服务，TaxACT Ultimate Bundle是我们的编辑器' 选择。 （请注意，PCMag不建议所有美国纳税人都使用在线纳税申请服务。在许多情况下，尤其是对于那些纳税申报单复杂的人来说，人工纳税准备是更安全的选择。）

基于这些评论，我同时使用TaxACT提交了2012年和2013年的税款，TaxACT可以选择导入上一年的信息来帮助您指导本年度。 我还喜欢在TaxACT中轻松使用帮助工具来查找我手头的抵押贷款利息表格，但是当我遵循税收准备向导时，该表格不会自动出现。 我只是输入文件编号，然后出现一个链接，使我直接进入可以输入信息的页面。

备份并清除

如果您希望过着无纸化的生活，并且切碎了所有敏感的纸质税收文件，则必须备份数字化税收的副本。

Barbier说：“有些人担心将云用于税务文件之类的敏感内容，但是您总是想在某个地方进行备份，无论是另一台PC，外部驱动器还是云。” 当然，有很多软件选项可帮助您备份计算机数据，但是对于敏感文件（如税单），您是否需要采取任何额外的预防措施？

Absolute Software（生产用于笔记本电脑的LoJack）的全球消费者业务副总裁Mark Grace不太担心云中的信息，而更担心遗忘在智能手机或计算机上的文档副本。 假设您为W2表单拍摄了一张快速照片，并将其上传到Evernote，OCR使图像可以在文本中搜索。 这听起来像是个好主意，但照片也可能仍驻留在您的手机上。 格蕾丝说：“在为敏感文件拍照的那一刻，就使自己处于危险之中。没有办法解决这种情况。”

格雷斯说：“显然，税收数字化是一个庞大的行业，但我认为您必须对此保持警惕。” 他说，您必须承担一些责任，以删除可能留在您会忘记的地方（例如手机的相机胶卷）的文档副本。

除了支持税收之外，Grace还建议您在移动设备和笔记本电脑上都使用一项服务，以便在丢失或失窃时远程擦除它们。 “盗窃者有兴趣在窃取设备时查找您的数据。”

银行存款

希望今年您能获得丰厚的退税。 一般来说，当报税表的结果对您有利时，您越早提交，就越会获得退款。 如果您现在整理收据，文件和文件以备明年使用，也许您会更快获得下一年的现金。 而且钱越早掌握在手中，它就越早开始为您赚取利息收入……您可以在此后的第二年报告。